Rechnung schreiben Österreich: Pflichtangaben und Bauleistung

Die Montage ist fertig, der Zettel mit dem Ausmaß liegt im Auto, und die Rechnung soll heute noch raus. In Österreich entscheiden dabei drei Dinge darüber, ob sie ohne Rückfrage durchgeht: die Angaben nach § 11 UStG 1994, die Frage nach der Steuerschuld — und ob du den Rücklass richtig abgezogen hast.

Zuerst das Ausmaß, dann der Beleg

Bevor du eine Position tippst, steht fest, was abgerechnet wird: Quadratmeter je Raum, laufende Meter je Strang, Stück je Bauteil, dazu die Regiestunden mit Datum und Namen. Schreib die Rechnung, aus der die Menge entstand, in die Position hinein und nicht nur das Ergebnis — in Zirko bleibt eine Maßkette wie 100+(5,1*4)/2 in der Aufmaßzeile stehen, wird zur Menge summiert und beim Speichern auf dem Server nachgerechnet.

Das ist keine Kosmetik: Bei Arbeiten an einem Grundstück musst du auch einem Privatkunden ungefragt binnen sechs Monaten eine Rechnung stellen (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994). Wer bis dahin sein Ausmaß nicht beisammen hat, schreibt aus dem Gedächtnis.

Die Angaben, die das UStG 1994 verlangt

Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Menge und handelsübliche Bezeichnung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und deine UID. Der Normalsatz liegt bei 20 Prozent, daneben gibt es 13 und 10 Prozent.

Drei Punkte weichen von Deutschland ab, und alle drei kosten Zeit, wenn sie erst beim Fakturieren auffallen:

• UID des Kunden ab einem Rechnungsbetrag über 10.000 Euro bei Leistungen an einen anderen Unternehmer (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994). Die Grenze reißt regelmäßig erst die Schlussrechnung — erfass die UID deshalb beim Anlegen des Kunden, nicht am Tag der Rechnung.
• Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro einschließlich Umsatzsteuer (§ 11 Abs. 6 UStG 1994), nicht 250.
• Sechs Monate bei Grundstücksleistungen an Nichtunternehmer.

Der Schritt davor entscheidet übrigens mit: Beim Privatkunden gilt dein Kostenvoranschlag als richtig, solange du nicht ausdrücklich das Gegenteil erklärst — nachzulesen in Kostenvoranschlag in Österreich: beim Privatkunden bindet er dich.

Bauleistung: wann keine Umsatzsteuer auf das Blatt gehört

Erbringst du als Subunternehmer eine Bauleistung, fakturierst du ohne Umsatzsteuer. Die Steuerschuld geht über, wenn dein Auftraggeber selbst mit der Erbringung der Bauleistung beauftragt ist — und stets, wenn er ein Unternehmer ist, der üblicherweise selbst Bauleistungen erbringt (§ 19 Abs. 1a UStG 1994). Eine Bescheinigung wie in Deutschland gibt es dafür nicht; maßgeblich ist der Hinweis deines Auftraggebers, und der gehört schriftlich in die Auftragsbestätigung.

Auf die Rechnung kommen dann die UID des Empfängers und ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft — ein gesonderter Steuerausweis unterbleibt. Weist du trotzdem 20 Prozent aus, schuldest du den Betrag aufgrund der Rechnung. Die Fälle im Einzelnen, samt der Frage, warum die Reinigung von Bauwerken mitzählt, stehen in Übergang der Steuerschuld bei Bauleistungen.

Rücklass, Skonto und die Zeilen unter der Summe

Haftrücklass und Deckungsrücklass sind kein Preisnachlass: Sie mindern den Zahlbetrag, nicht die Bemessungsgrundlage. Die Umsatzsteuer fällt auf die volle Leistung an, auch auf den Teil, den du erst in drei Jahren siehst. In Zirko ist der Einbehalt deshalb ein eigener Schalter unter der Positionstabelle, neben Rabatt, Bauumlage und Zahlungsziel.

Und die Höhe steht im Vertrag, nicht im Gesetz — ohne Vereinbarung darf überhaupt nichts einbehalten werden. Welche Zahlen in Österreich üblich sind und wann das Geld zurückkommt, steht in Haftrücklass: wie viel einbehalten werden darf.

Nummer, Jänner, sieben Jahre

Die fortlaufende Nummer ist eine Pflichtangabe, keine Ordnungshilfe. In Zirko vergibt sie der Server aus einem von acht Nummernkreisen — mit Kürzel, Startwert und Mindestlänge, ableitbar und nicht von Hand setzbar. Wer den Kreis im Jänner neu beginnen lässt, stellt das dort ein und nicht in der einzelnen Rechnung.

Aufzubewahren sind Bücher und Belege sieben Jahre (§ 132 BAO). Und wer bar kassiert: Ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und 7.500 Euro Barumsatz greift die Registrierkassenpflicht (§ 131b Abs. 1 BAO) — mit einer Erleichterung für Arbeit außerhalb der Betriebsstätte, nachzulesen in Registrierkassenpflicht: die Erleichterung für mobile Arbeit.

Eine fertiggestellte Rechnung ist danach unveränderbar; korrigiert wird über eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung mit eigener Nummer. Wie die Belegkette vom Angebot bis dorthin in einem Installationsbetrieb aussieht, zeigt die Seite für Handwerkersoftware für Installateure.