Allgemeine Geschäftsbedingungen

Oliver Wagener · Software „Zirko"

§ 1 · Geltungsbereich, Vertragspartner, Zielgruppe

1. Diese Bedingungen gelten für die Überlassung der Software Zirko zur Nutzung über das Internet (Software as a Service) durch Oliver Wagener, Ahnekamp 41, 31137 Hildesheim (nachfolgend „Anbieter").
2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) kommt nicht zustande. Der Kunde sichert mit der Bestellung zu, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.
3. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn ihnen nicht ausdrücklich widersprochen wird.
4. Bestandteil dieses Vertrags ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Anlage 1, abrufbar unter zirko.io/avv). Er geht diesen Bedingungen in Fragen des Datenschutzes vor.
5. Wie die Anlagen einbezogen werden. Die in § 16 genannten Anlagen werden mit der Registrierung Vertragsbestandteil. Der Kunde bestätigt dort in einer Erklärung, die auf die AGB, den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutzerklärung verweist und jedes der drei Dokumente unmittelbar verlinkt, dass er sie zur Kenntnis genommen hat und mit ihnen einverstanden ist. Für den Auftragsverarbeitungsvertrag wird keine gesonderte Erklärung verlangt; er ist Anlage zu diesen Bedingungen und wird mit ihnen angenommen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Der Anbieter zeichnet auf, welcher Fassung wann und durch wen zugestimmt wurde, und stellt dem Kunden diese Angabe samt allen Dokumenten dauerhaft in der Anwendung bereit. Jede Fassung trägt dafür ein Datum („Stand").
6. Vertragssprache. Vertragssprache ist Deutsch. Für Kunden mit Sitz außerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz stellt der Anbieter diese Bedingungen und ihre Anlagen zusätzlich in englischer Sprache bereit; die englische Fassung dient dem Verständnis. Bei Abweichungen zwischen den Fassungen ist die deutsche maßgeblich (§ 15 Abs. 6). Der Anbieter weist darauf hin, dass die Bedienoberfläche der Software in weiteren Sprachen zur Verfügung steht; daraus entsteht kein Anspruch auf eine Vertragsfassung in dieser Sprache.
7. Der Kunde ist der Betrieb, nicht die einzelne Person, die ihn bedient.

Kunde und Vertragspartner des Anbieters ist der Betrieb: das Unternehmen, für das die Software genutzt wird, mit der Firmierung und der Anschrift, die bei der Einrichtung angegeben werden. Ihm stehen die Rechte aus diesem Vertrag zu, er schuldet das Entgelt, und nur er kann kündigen. Beim Einzelunternehmer sind Betrieb und Person dieselbe Rechtsperson; bei jeder anderen Rechtsform sind sie es nicht.

Wer die Registrierung vornimmt, wird dadurch nicht selbst Vertragspartner. Er handelt für den Betrieb und sichert mit der Registrierung zu, dazu befugt zu sein. Fehlt ihm die Befugnis, kommt der Vertrag mit dem Betrieb erst zustande, wenn dieser ihn genehmigt (§§ 177 ff. BGB); im Übrigen gilt § 179 BGB.

Registrierung durch einen Beschäftigten. Registriert sich zuerst ein Beschäftigter des Betriebs, so entsteht daraus keine Zahlungspflicht des Betriebs, solange nichts gebucht ist: Die Testphase ist unentgeltlich (§ 2 Abs. 3), und ein kostenpflichtiges Abonnement entsteht erst mit der Buchung über Paddle (§ 3). Diese Buchung kann ausschließlich ein Zugang mit Verwaltungsrechten auslösen (§ 5 Abs. 9); wer sie auslöst, sichert damit erneut zu, dafür befugt zu sein. Der Betrieb kann eine ohne Befugnis erklärte Buchung genehmigen — dann schuldet er das Entgelt von Anfang an — oder die Genehmigung verweigern; dann hält sich der Anbieter an den, der ohne Befugnis gehandelt hat, nicht an den Betrieb.

Der Betrieb ist zugleich der Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts und damit die Partei des Auftragsverarbeitungsvertrags (Anlage 1) — nicht das einzelne Nutzerkonto, das ihm zugestimmt hat.

§ 2 · Vertragsschluss und Testphase

1. Die Darstellung der Leistungen auf der Website ist kein bindendes Angebot.
2. Mit dem Absenden der Registrierung gibt der Kunde ein Angebot ab; der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Zugangs oder mit der Bestätigung in Textform zustande.
3. Der Anbieter kann eine kostenlose Testphase von 14 Tagen gewähren. Zahlungsdaten verlangt er dafür nicht. Sie endet automatisch; sie geht nicht von selbst in ein kostenpflichtiges Abonnement über. Nach ihrem Ablauf besteht der Zugang bis zur Buchung nur noch lesend: Lesen, Drucken und Exportieren, das Stornieren und mindernde Korrigieren ausgestellter Belege sowie das Erfassen von Zahlungseingängen bleiben möglich; das Anlegen, Ändern und Löschen von Daten und das Ausstellen neuer Belege nicht. E-Mails an die Eingangsadresse nimmt die Software weiter an (§ 8 Abs. 1 lit. d).

Die Testphase wird je Person einmal gewährt. Legt dieselbe Person einen weiteren Betrieb an, entsteht dieser ohne Testphase; er ist bis zur Buchung in gleicher Weise eingeschränkt. Das schränkt die Zahl der Betriebe nicht ein, die eine Person anlegen darf.

Ein Betrieb, für den nie eine kostenpflichtige Buchung erfolgt, wird gelöscht. Kommt es nach dem Ende der Testphase — oder, bei einem Betrieb ohne Testphase, nach seiner Anlage — nicht zu einer Buchung, so gilt § 12 Abs. 4 entsprechend: Der Zugang besteht 30 Tage lang nur noch lesend fort, der Kunde kann seine Daten in dieser Zeit vollständig exportieren, er wird zu Beginn dieses Zeitraums sowie 14 Tage und 3 Tage vor dessen Ablauf hingewiesen, und nach Ablauf werden die Daten gelöscht. Der Anbieter bewahrt sie darüber hinaus nicht auf — auch nicht zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten des Kunden (§ 7 Abs. 4). Bucht der Kunde innerhalb dieses Zeitraums, entfällt die Löschung. Personenbezogene Daten ohne fortbestehenden Zweck sind zu löschen (Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 17 Abs. 1 DSGVO).

1. Der Kunde ist verpflichtet, seine Angaben — insbesondere Firmierung, Anschrift und Steuerangaben — vollständig und richtig zu machen und aktuell zu halten.

§ 3 · Zahlungsabwicklung — Paddle als Merchant of Record

1. Die Abwicklung der Zahlungen erfolgt über Paddle (Paddle.com Market Ltd.). Paddle ist dabei nicht bloß Zahlungsdienstleister, sondern Vertragspartner des Kaufvorgangs (Merchant of Record): Paddle verkauft im eigenen Namen, schuldet die Umsatzsteuer im jeweiligen Land und stellt dem Kunden die Rechnung über das Abonnement selbst aus.
2. Für den Kaufvorgang gelten daher zusätzlich die Bedingungen von Paddle. Für die Leistung selbst — also die Software und ihre Verfügbarkeit — bleibt der Anbieter Vertragspartner; hierfür gelten diese Bedingungen.
3. Zahlungsdaten (Kartendaten, Bankverbindung) erreichen den Anbieter nicht. Sie liegen ausschließlich bei Paddle. Zahlungsmethoden verwaltet und Rechnungen über das Abonnement ruft der Kunde im Kundenportal von Paddle ab; die Software verweist dorthin.
4. Nicht zu verwechseln: Die Rechnungen über das Zirko-Abonnement stellt Paddle. Die Rechnungen, die der Kunde mit Zirko an seine eigenen Kunden stellt, sind davon vollständig unabhängig; sie sind seine Belege und unterliegen seiner Aufbewahrungspflicht (§ 7).

§ 4 · Leistungsgegenstand

1. Der Anbieter stellt dem Kunden die jeweils aktuelle Fassung von Zirko über das Internet zur Nutzung bereit. Ein Anspruch auf Überlassung des Programmcodes besteht nicht.
2. Der Funktionsumfang umfasst insbesondere: Kunden- und Stammdatenverwaltung, Projektverwaltung, Einsatzplanung und Zeiterfassung, Angebots-, Auftrags- und Rechnungswesen einschließlich Abschlags- und Schlussrechnungen, Mahnwesen, Nachkalkulation, Verwaltung eingehender Belege sowie eine mobile Anwendung für die Baustelle. Welche dieser Funktionen das vom Kunden gewählte Paket enthält, regelt § 8 Abs. 1 lit. d abschließend. Hinzu kommen die automatisierten Nachrichten nach Absatz 5; sie sind nicht Teil der Lizenzvergütung, sondern ein gesondert zu buchender Zusatz nach § 8 Abs. 1. Für das Rechnungswesen gilt zusätzlich die Länderbeschränkung des § 9.
3. Der Anbieter entwickelt die Software fortlaufend weiter. Änderungen und Erweiterungen sind zulässig, soweit sie den vertragsgemäßen Nutzen nicht einschränken und für den Kunden zumutbar sind. Der Wegfall einer wesentlichen, vertraglich zugesagten Funktion berechtigt den Kunden zur außerordentlichen Kündigung.
4. Leistungen, die nicht geschuldet sind: Datenaufbereitung, Buchführung, Steuer- oder Rechtsberatung, individuelle Anpassungen und die Anbindung an Systeme Dritter, soweit nicht ausdrücklich vereinbart.
5. Automatisierte Nachrichten — was sie tun und was sie ausdrücklich nicht tun.

a) Die Software versendet auf Veranlassung des Kunden Nachrichten nach festen Regeln („Automationen"): Erinnerungen an den Kunden selbst und an seine Beschäftigten, Nachfassnachrichten und Terminerinnerungen an die Kunden des Kunden sowie Aufforderungen an diese, Unterlagen über einen befristeten Link bereitzustellen. Der Kunde schaltet jede Automation einzeln ein, setzt ihre Fristen und pflegt dort, wo die Nachricht einen Dritten erreicht, deren Textvorlage. Welche Automation an welchen Empfängerkreis schreibt, zeigt die Anwendung an der jeweiligen Automation an. Die Automationen sind ein gesondert zu buchender Zusatz (§ 8 Abs. 1); während der Testphase nach § 2 Abs. 3 sind sie ohne gesonderte Vergütung enthalten. b) Feste Regeln, kein Modell. Weder die Entscheidung, ob eine Nachricht hinausgeht, noch ihr Wortlaut entsteht durch Künstliche Intelligenz. Der Anbieter setzt hierfür — und im übrigen Produkt — kein Sprach- oder Spracherkennungsmodell eines Dritten ein und übermittelt zu diesem Zweck keine Daten an einen solchen Anbieter. c) Keine Entscheidung über Personen. Eine Automation stellt keinen Beleg aus, ändert keinen Beleg, gibt nichts frei und löst keine Zahlung aus. Sie versendet eine Nachricht und vermerkt den Versand. Eine einzige Automation versendet nichts, sondern ordnet zu: Der Kunde kann je Projektstatus namentlich festlegen, welche seiner Beschäftigten dem Projekt zugeordnet werden, wenn dieser Status eintritt; die Automation trägt genau diese Personen ein. Sie wählt niemanden aus und entfernt niemanden. d) Der Kunde verantwortet, was hinausgeht. Er entscheidet über Anlass, Empfängerkreis und Wortlaut; der Anbieter prüft den Inhalt der Textvorlagen nicht. Der Kunde stellt insbesondere sicher, dass die Nachrichten an seine eigenen Kunden nach dem am Sitz des Empfängers geltenden Recht zulässig sind — die Grenze zwischen einer vertragsbezogenen Nachricht und Werbung verläuft nicht in allen Ländern gleich. § 10 Abs. 3 (Freistellung) gilt entsprechend. e) Trockenlauf und Protokoll. Zu den Automationen zeigt die Anwendung einen Trockenlauf („Was würde der nächste Lauf tun?") und ein Protokoll der ausgeführten Läufe mit Zeitpunkt und Empfänger; das Protokoll reicht 30 Tage zurück. f) Ein- und Ausschalten. Automationen sind ab Werk ausgeschaltet. Solange eine Automation ausgeschaltet ist, versendet der Anbieter aus ihr keine Nachricht. Das Ein- und Ausschalten wirkt sofort. g) Kein Anspruch auf einen bestimmten Bestand. Der Anbieter kann einzelne Automationen ergänzen, ändern oder ersetzen, solange der Zweck der Funktion erhalten bleibt; Absatz 3 gilt entsprechend. h) Das Mahnwesen ist keine Automation im Sinne dieses Absatzes. Für den Mahnlauf gelten die Einstellungen des Mahnwesens; die Buchstaben b) bis e) gelten für ihn entsprechend.

§ 5 · Lizenzen, Nutzungsrecht, Zugänge

1. Zirko wird je Person lizenziert, nicht je Betrieb und nicht je Gerät. Es gibt zwei Lizenzarten:

1. Jede Person belegt genau eine Lizenz. Eine Büro-Lizenz schließt die mobile Anwendung ein; ein Aufpreis dafür wird nicht erhoben. Ein Einzelunternehmer benötigt genau eine Büro-Lizenz.
2. Deaktivierte Mitarbeiter belegen keine Lizenz; die Vergütung der Lizenz endet dadurch nicht.

Aktiv nutzen können die Software höchstens so viele Personen, wie Lizenzen gebucht sind, und zwar je Lizenzart nach Absatz 1; die im gewählten Paket enthaltenen Büro-Arbeitsplätze zählen als gebuchte Büro-Lizenzen (§ 8 Abs. 1). Personen einladen kann der Kunde unabhängig davon; eine eingeladene Person kann die Software erst nutzen, wenn eine Lizenz der für ihre Rolle erforderlichen Art frei ist. Weitere Lizenzen bucht der Kunde über die dafür vorgesehene Funktion hinzu.

Deaktiviert der Kunde eine Person, wird ihre Lizenz frei und kann von einer anderen Person belegt werden. Die Vergütung der Lizenz endet dadurch nicht; sie endet erst, wenn der Kunde die Lizenz abgibt (§ 8 Abs. 3 lit. b).

Während der Testphase nach § 2 Abs. 3 gilt die Begrenzung dieses Absatzes nicht, solange der Kunde keine kostenpflichtige Buchung begonnen hat. Hat er eine Buchung begonnen, gilt für längstens 24 Stunden ab der ersten Wahl die kleinste dabei gewählte Zahl der Lizenzen je Art als Grenze nach diesem Absatz.

Mehr aktive Personen als gebuchte Lizenzen. Sind beim Abschluss der kostenpflichtigen Buchung oder zu einem späteren Zeitpunkt mehr Personen aktiv, als Lizenzen der jeweiligen Art gebucht sind, wird deshalb niemand gesperrt. Weitere Personen können die Software in diesem Fall erst nutzen, wenn wieder eine Lizenz der erforderlichen Art frei ist; dazu bucht der Kunde Lizenzen hinzu oder deaktiviert Personen.

1. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die Software im vereinbarten Umfang zu nutzen. Eine Weitergabe an Dritte, eine Nutzung für Dritte (insbesondere als Dienstleistung gegenüber anderen Betrieben) sowie Vervielfältigung, Bearbeitung und Rückentwicklung sind nicht gestattet; § 69e UrhG bleibt unberührt.
2. Zugänge sind personengebunden. Die gemeinsame Nutzung eines Zugangs durch mehrere Personen ist unzulässig.
3. Der Kunde bewahrt Zugangsdaten sorgfältig auf und teilt dem Anbieter einen Missbrauchsverdacht unverzüglich mit.
4. Die automatisierten Nachrichten nach § 4 Abs. 5 sind keine Lizenzart. Sie werden je Betrieb gebucht und nach § 8 Abs. 1 gesondert vergütet; ihre Vergütung ist von der Zahl der Lizenzen unabhängig. Wer sie ein- und ausschalten und ihre Fristen und Textvorlagen ändern darf, richtet sich nach dem Rollenmodell des Betriebs — es ist dieselbe Berechtigung wie für die übrigen Einstellungen des Betriebs.
5. Nutzerkonto und Betrieb sind zweierlei. Die Software unterscheidet:

• Das Nutzerkonto gehört einem Menschen. Es hängt an der E-Mail-Adresse, mit der er sich angemeldet hat, und trägt seinen Namen, sein Kennwort und seine persönlichen Einstellungen. Es gehört ihm auch dann noch, wenn er den Betrieb verlässt.
• Der Betrieb ist der Datenbestand des Kunden — Kunden, Projekte, Zeiten, Belege, Stammdaten. Er gehört dem Kunden (§ 1 Abs. 7), nicht dem Nutzerkonto, das ihn eingerichtet hat.

Verbunden werden beide durch eine Mitgliedschaft, die einem Nutzerkonto genau eine Rolle im Betrieb zuweist. Zugriff auf Daten des Betriebs besteht nur, solange diese Mitgliedschaft aktiv ist; wird sie deaktiviert oder entfernt, endet der Zugriff sofort und vollständig — auch für eine bereits geöffnete Sitzung.

Ein Nutzerkonto kann Mitgliedschaften in mehreren Betrieben haben — etwa, wenn dieselbe Person von zwei Betrieben eingeladen wird. Ein Anspruch darauf, innerhalb einer Anmeldung zwischen mehreren Betrieben zu wechseln oder auf mehrere gleichzeitig zuzugreifen, besteht nicht.

Das Entfernen einer Mitgliedschaft berührt das Nutzerkonto nicht; es beendet allein die Zugehörigkeit zum Betrieb. Umgekehrt gilt Absatz 11.

1. Der Verwaltungszugang — wer über den Betrieb bestimmt.

In jedem Betrieb gibt es mindestens einen Zugang mit Verwaltungsrechten (in der Anwendung „Büro – Admin"). Nur er darf Mitarbeitende einladen, deaktivieren und entfernen, Rollen ändern und das Abonnement verwalten (§ 3 Abs. 3). Den ersten Verwaltungszugang erhält die Person, die den Betrieb eingerichtet hat.

Übergabe im laufenden Betrieb. Ein Verwaltungszugang kann jedem anderen aktiven Zugang des Betriebs Verwaltungsrechte erteilen und sie ihm wieder entziehen. Sich selbst kann er die Rechte weder entziehen noch sich selbst deaktivieren oder entfernen. Dadurch bleibt stets mindestens ein Verwaltungszugang bestehen.

Pflicht des Kunden. Der Kunde sorgt dafür, dass der Verwaltungszugang stets bei einer Person liegt, die für ihn handeln darf, und entzieht ihn vor deren Ausscheiden. Der Anbieter entzieht den Verwaltungszugang nicht von sich aus; die Übertragung auf Nachweis nach den folgenden Absätzen bleibt unberührt.

Übertragung des Verwaltungszugangs auf Nachweis. Liegt der einzige Verwaltungszugang bei einer Person, die für den Kunden nicht mehr handeln darf oder nicht erreichbar ist, überträgt der Anbieter die Verwaltungsrechte auf ein vom Kunden benanntes Nutzerkonto. Voraussetzung ist ein Verlangen in Textform und der Nachweis, dass der Verlangende der Kunde ist und für ihn handeln darf. Als Nachweis genügt eines der Folgenden, wenn die darin genannte Firmierung und Anschrift mit den im Betrieb hinterlegten Stammdaten übereinstimmen:

a) ein Auszug aus dem Handelsregister (Deutschland), dem Firmenbuch (Österreich) oder dem Handelsregister (Schweiz), der den Verlangenden als vertretungsberechtigt ausweist; b) für Betriebe ohne Registereintrag die Handwerkskarte oder ein Auszug aus der Handwerksrolle, ersatzweise die Gewerbeanmeldung, jeweils auf den Verlangenden lautend; c) ergänzend oder — wenn eine Urkunde nach lit. a oder b nicht zu erlangen ist — an deren Stelle der Nachweis der Verfügungsgewalt über die im Betrieb hinterlegte E-Mail-Domain oder über das für das Abonnement hinterlegte Zahlungsmittel.

Der Verlangende versichert dabei in Textform, für den Kunden handeln zu dürfen, und stellt den Anbieter von Ansprüchen frei, die daraus entstehen, dass diese Versicherung unzutreffend war.

Der Anbieter unterrichtet den bisherigen Inhaber des Verwaltungszugangs vorher in Textform und führt die Übertragung frühestens 14 Tage danach durch.

Widerspruch des bisherigen Inhabers. Der bisherige Inhaber ist nicht Vertragspartner des Anbieters (§ 1 Abs. 7); Zugänge und Daten des Betriebs stehen dem Kunden zu, nicht ihm. Sein Widerspruch hält die Übertragung deshalb nur dann auf, wenn er damit die Vertretungsbefugnis des Verlangenden bestreitet und dies mit einem Beleg mindestens gleichen Ranges unterlegt: einer Urkunde nach lit. a oder b, die ihn selbst ausweist, einem notariell beurkundeten Beschluss oder einer gerichtlichen Entscheidung. In diesem Fall führt der Anbieter die Übertragung nicht durch, sondern teilt beiden Seiten mit, dass die Sache zwischen ihnen zu klären ist; diesen Streit entscheidet er nicht. Ein Widerspruch ohne solchen Beleg hindert die Übertragung nicht. Der Anbieter weist den bisherigen Inhaber auf die Möglichkeit gerichtlichen Eilrechtsschutzes hin und wartet die 14 Tage in jedem Fall ab.

Umfang der Übertragung. Der Anbieter erteilt dem benannten Nutzerkonto Verwaltungsrechte und beendet die Mitgliedschaft des bisherigen Inhabers, beides in einem Vorgang. Gelöscht wird nichts: weder Daten des Betriebs noch das Nutzerkonto des bisherigen Inhabers (Absatz 8). Der Anbieter gibt keine Daten heraus und richtet keinen Zugang außerhalb des Betriebs ein. Stellt sich die Übertragung nachträglich als unrichtig heraus, macht er sie auf demselben Weg und mit demselben Nachweismaßstab rückgängig. Er hält Verlangen, Nachweis, Unterrichtung, Widerspruch und ausgeführte Änderung mit Datum fest und stellt diese Aufzeichnung beiden Seiten auf Verlangen zur Verfügung.

1. Wenn ein Nutzerkonto gelöscht wird. Jede Person kann ihr Nutzerkonto in der Anwendung selbst löschen; zur Bestätigung gibt sie ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Die Anwendung zeigt vorher an, was geschieht. Es gilt:

a) Gelöscht werden das Konto, das Profil samt Profilbild, alle Mitgliedschaften und alle Einladungen an diese Adresse. b) Nicht gelöscht wird, was der Kunde aufbewahren muss oder als Nachweis braucht: erfasste Zeiten, Abwesenheiten, Einsätze, Berichte, Belege samt Anhängen, Zahlungen und Projektverläufe (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, § 147 AO, § 16 Abs. 2 ArbZG). In diesen Aufzeichnungen bleibt die Kennung des Urhebers stehen; sie ist nach der Löschung auf keinen Namen mehr auflösbar. c) Gesperrt ist die Löschung, solange die Person der einzige aktive Verwaltungszugang eines Betriebs ist, in dem noch andere Personen arbeiten. Möglich wird sie, sobald die Verwaltungsrechte nach Absatz 9 übergeben sind. d) Bleibt niemand übrig, arbeitet also sonst niemand mehr in diesem Betrieb, wird das Konto gelöscht und der Betrieb als verwaist gekennzeichnet. Seine Daten werden dadurch nicht gelöscht; es gilt § 12 Abs. 4 und 5. Der Anbieter hält dabei den Tag fest, ab dem er den Betrieb entfernen darf: bei aufbewahrungspflichtigen Belegen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist am Sitz des Betriebs (§ 7 Abs. 3), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres — der Anbieter legt dafür die längste Frist dieses Landes zugrunde, weil er die Art der einzelnen Unterlage nicht beurteilt —, sonst 30 Tage nach der Löschung. Diese Frist ist eine Obergrenze für die Speicherung beim Anbieter und keine Auskunft darüber, wie lange der Kunde aufbewahren muss; dafür gilt § 7 Abs. 3.

Bis dahin besteht auf diese Daten kein Zugriff; der Anbieter stellt sie auch auf Anforderung nicht wieder bereit. Der Export ist vorher vorzunehmen; die Anwendung weist beim Löschen darauf hin.

1. Die Löschung eines Nutzerkontos ist keine Kündigung. Sie beendet diesen Vertrag nicht und beendet insbesondere kein laufendes Abonnement; dafür gilt allein § 12. Wer den Vertrag beenden will, kündigt ihn; soll zusätzlich das Nutzerkonto gelöscht werden, ist zuerst zu kündigen und danach zu löschen.

§ 6 · Verfügbarkeit, Wartung, Unterstützung

1. Der Anbieter erbringt die Leistung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und stellt sie auf Infrastruktur namhafter Anbieter in der Europäischen Union bereit.
2. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote sagt der Anbieter nicht zu. Angestrebt wird eine Verfügbarkeit rund um die Uhr; ausgenommen sind Zeiten der Wartung, Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (insbesondere Ausfälle vorgelagerter Anbieter, Netzstörungen, höhere Gewalt) sowie Angriffe Dritter.
3. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und, soweit vorhersehbar, angekündigt.
4. Erfassung ohne Netzverbindung. Die mobile Anwendung nimmt Zeiterfassungen und Projektnachrichten auch ohne Netzverbindung entgegen und überträgt sie nach, sobald wieder eine Verbindung besteht. Alle übrigen Funktionen — insbesondere das gesamte Angebots- und Rechnungswesen — setzen eine Netzverbindung voraus. Ein Anspruch auf vollständige Offline-Funktion besteht nicht.
5. Unterstützung leistet der Anbieter per E-Mail an support@zirko.io in deutscher und englischer Sprache zu üblichen Geschäftszeiten. Eine Reaktionszeit wird nicht zugesagt, ebenso wenig eine Unterstützung in der Sprache der Bedienoberfläche.
6. Wo die Leistung erbracht wird — der Übergabepunkt. Der Anbieter erbringt seine Leistung am Anschlusspunkt des genutzten Rechenzentrums an das Internet. Für die Verbindung zwischen diesem Punkt und dem Arbeitsplatz oder der Baustelle des Kunden ist der Kunde verantwortlich; dazu gehören sein Internetzugang, die Mobilfunkabdeckung am Einsatzort, seine Endgeräte und deren Browser. Ausfälle, die dort entstehen, sind keine Störung der Leistung des Anbieters. Absatz 4 (Erfassung ohne Netz) bleibt unberührt.

§ 7 · Aufzeichnungspflichten, Unveränderbarkeit, GoBD — die Aufteilung der Verantwortung

1. Was der Anbieter leistet. Die Software stellt sicher, dass ausgestellte Belege unveränderbar sind: Sie können nach dem Ausstellen weder geändert noch gelöscht werden. Belegnummern werden lückenlos und fortlaufend je Nummernkreis vergeben. Der Kunde kann seine Belege jederzeit als PDF und — soweit für das Zielland vorgesehen — als strukturierte Datei exportieren. Wie das im Einzelnen umgesetzt ist, beschreibt die Verfahrensdokumentation, die der Anbieter dem Kunden zur Vorlage bei seinem Steuerberater bereitstellt.
2. Korrektur statt Änderung. Eine fehlerhafte ausgestellte Rechnung wird durch Storno oder eine Rechnungskorrektur berichtigt — also durch einen zweiten Beleg daneben, nie durch Änderung des ersten.
3. Was beim Kunden bleibt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft den Kunden, nicht den Anbieter. Wie lange sie dauert, bestimmt das Recht am Sitz des Kunden, und die Fristen unterscheiden sich erheblich: Für die Buchführung reichen sie in den Ländern des § 9 Abs. 1 von fünf Jahren (unter anderem Tschechien, § 31 odst. 2 písm. b) zákona č. 563/1991 Sb., und Polen, art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości) bis zehn Jahren (unter anderem Deutschland, Schweiz und Italien). Innerhalb eines Landes kann die Frist zudem von der Art der Unterlage abhängen: In Deutschland sind Rechnungen und Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes; für Rechnungen zusätzlich § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO); Österreich (§ 132 Abs. 1 BAO — sieben Jahre) und die Schweiz (Art. 958f Abs. 1 OR — zehn Jahre) führen für beides dieselbe Frist. Welche Frist Zirko für das Land des Kunden zugrunde legt, zeigt die Anwendung in den Einstellungen unter Aufbewahrung samt Fundstelle an; maßgeblich ist das Gesetz, nicht diese Anzeige. Beim Kunden bleiben ebenso die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Eingaben, die Pflichtangaben auf seinen Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG) und die Erstellung seiner eigenen Verfahrensdokumentation. Der Anbieter ist kein Archivdienstleister.
4. Der Anbieter schuldet keine Aufbewahrung über das Vertragsende hinaus. Über die in § 5 Abs. 10 und § 12 Abs. 4 geregelten Fristen hinaus speichert er die Daten des Kunden nicht (Art. 28 Abs. 3 lit. g, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Der Kunde muss seine aufbewahrungspflichtigen Unterlagen vor Ablauf der Frist nach § 12 exportieren und selbst aufbewahren.
5. Keine Zertifizierung. Für Buchführungssoftware existiert in Deutschland kein amtliches Testat und keine Zertifizierung der Finanzverwaltung. Der Anbieter wirbt nicht damit und verspricht sie nicht. Die Beurteilung im Einzelfall obliegt der Finanzbehörde.

§ 8 · Vergütung, Fälligkeit, Preisanpassung

1. Die Vergütung richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Paket, nach der Zahl der darüber hinaus gebuchten Lizenzen, nach den gebuchten Zusätzen und nach dem gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich). Es gelten die bei Vertragsschluss angezeigten Preise:

Die Spalte monatlich nennt den Betrag je Abrechnungsmonat bei monatlicher Abrechnung, die Spalte jährlich den Betrag je Abrechnungsjahr bei jährlicher Abrechnung. Bei jährlicher Abrechnung ist der Betrag je Monat niedriger als bei monatlicher; die Höhe des Vorteils ist je Position verschieden und wird bei der Buchung ausgewiesen.

Über das gebuchte Paket hinaus:

Für die Pakete gilt:

a) Enthalten sind ausschließlich Büro-Arbeitsplätze. Monteur-Lizenzen sind in keinem Paket enthalten und werden je Person gesondert vergütet. b) Eine Büro-Lizenz schließt die Nutzung der mobilen Anwendung durch dieselbe Person mit ein (§ 4). Für sie fällt keine zusätzliche Monteur-Lizenz an. c) Der Kunde wählt das Paket. Das gewählte Paket bestimmt den Funktionsumfang nach lit. d); die Zahl der beschäftigten oder eingeladenen Personen bestimmt ihn nicht. Benötigt der Kunde mehr Büro-Arbeitsplätze, als sein Paket enthält, bucht er weitere Büro-Arbeitsplätze hinzu oder wechselt in ein größeres Paket. Der Anbieter wechselt das Paket nicht von sich aus. Für den Wechsel in ein größeres Paket gilt Absatz 3 lit. a), für den Wechsel in ein kleineres Paket Absatz 3 lit. b) bis d). d) Die Pakete unterscheiden sich in der Zahl der enthaltenen Büro-Arbeitsplätze und in fünf Funktionen. Welche das sind, steht abschließend in dieser Tabelle. Eine davon — das Einlesen von Ausschreibungen und Lieferantenkatalogen, in der Tabelle zwei Zeilen — ist an das Land des Betriebs gebunden; für sie gilt der Absatz unter der Tabelle:

Ausschreibungen und Lieferantenkataloge nur, soweit im Land des Betriebs angeboten. Diese Formate sind an Länder gebunden; maßgeblich ist das Land, in dem der Betrieb seinen Sitz hat. Angeboten werden, in den Paketen „Team" und „Betrieb":

• das Einlesen von Ausschreibungen im Format GAEB für Betriebe mit Sitz in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Luxemburg und im Format ÖNORM A 2063 für Betriebe mit Sitz in Österreich;
• das Einlesen von Lieferantenkatalogen im Format DATANORM für Betriebe mit Sitz in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Ist ein Format für das Land des Betriebs oben nicht genannt, enthält kein Paket es. Ist für ein Land keines genannt, unterscheiden sich die Pakete dort allein in den übrigen Funktionen dieser Tabelle. Der Anbieter kann ein Format für weitere Länder anbieten (§ 4 Abs. 3). Welche Funktionen im Land des Kunden zum Paket gehören, nennt die Preisseite des jeweiligen Markts vor der Buchung.

Das Kontingent an Eingangsrechnungen im Paket „Team" bezieht sich auf den Kalendermonat. Ist es ausgeschöpft, können in diesem Kalendermonat keine weiteren Eingangsrechnungen neu erfasst werden; nicht ausgeschöpfte Mengen werden nicht in den Folgemonat übertragen. Maßgeblich ist der Kalendermonat in der für den Betrieb hinterlegten Zeitzone, ersatzweise der seines Landes. Neu erfasst ist eine Eingangsrechnung mit dem Hochladen oder der Übernahme aus dem Posteingang; eine später gelöschte Erfassung bleibt gezählt, die Bearbeitung einer bestehenden zählt nicht. E-Mails an die Eingangsadresse nimmt die Software auch dann an, wenn sie nicht übernommen werden können — weil das Kontingent ausgeschöpft ist, das Paket die Funktion nicht enthält oder der Zugang nur noch lesend besteht (§ 2 Abs. 3, Absatz 5, § 12 Abs. 4) — und hält sie mindestens bis zum Ende des Kalendermonats im Posteingang bereit, der auf den Monat folgt, in dem sie nicht übernommen werden konnten; maßgeblich ist dieselbe Zeitzone wie für das Kontingent. Ist das Kontingent ausgeschöpft, ist die Übernahme ab dem Folgemonat möglich und zählt auf dessen Kontingent.

Im Übrigen ist der Funktionsumfang nach § 4 in allen Paketen derselbe; eine weitere Funktion, die nur einem Paket vorbehalten wäre, gibt es nicht. Insbesondere stehen das Ausstellen von Rechnungen in allen nach § 9 vorgesehenen Formaten, die Zeiterfassung, die Projektverwaltung, die mobile Anwendung und der vollständige Datenexport in jedem Paket zur Verfügung. Für die Einsatzplanung gilt Absatz 1 lit. e).

Bestehende Daten bleiben in jedem Fall erhalten. Wechselt der Kunde in ein Paket, das eine dieser Funktionen nicht oder in geringerem Umfang enthält, so gilt: Bereits erfasste Eingangsrechnungen, eingelesene Ausschreibungen und Lieferantenkataloge, geplante Einsätze sowie die einem Projekt zugeordneten Kosten und Zeiten bleiben lesbar, durchsuchbar und exportierbar; laufende Vorgänge an ihnen — namentlich die Bearbeitung, die Zuordnung und die Erfassung von Zahlungen zu vorhandenen Eingangsrechnungen — bleiben möglich. Eingeschränkt ist allein das Anlegen von Neuem.

Eine begonnene Abschlagskette wird nicht umgestellt. Ist zu einem Bauvorhaben bereits eine kumulative Abschlagsrechnung ausgestellt, kann sie bis zur Schlussrechnung kumulativ fortgeführt werden, auch wenn das Paket diese Funktion nicht mehr enthält.

Während der Testphase nach § 2 Abs. 3 stehen alle Funktionen dieser Tabelle ohne gesonderte Vergütung zur Verfügung — die beiden an das Land gebundenen Zeilen, soweit sie im Land des Betriebs angeboten werden. Sie gehen nach ihrem Ablauf nicht von selbst in eine kostenpflichtige Buchung über; ab diesem Zeitpunkt gilt das gebuchte Paket. e) Einsatzplanung. Im Paket „Betrieb" ist sie ohne gesonderte Vergütung enthalten. Zu den Paketen „Einzel" und „Team" ist sie als Zusatz buchbar. Wechselt der Kunde in das Paket „Betrieb", entfällt der Zusatz mit dem Wechsel; er wird ab diesem Zeitpunkt nicht mehr berechnet. Eine doppelte Vergütung derselben Leistung findet nicht statt. f) Vergütet werden die gebuchten Lizenzen. Der Kunde fügt Büro- und Monteur-Lizenzen über die dafür vorgesehene Funktion hinzu und gibt sie dort ab. Maßgeblich für die Vergütung ist allein die Zahl der gebuchten Lizenzen — nicht die Zahl der eingeladenen, aktiven oder deaktivierten Personen. Wie viele Personen die Software gleichzeitig nutzen können, regelt § 5 Abs. 3.

Dazu buchbar sind zwei Zusätze:

Für die Zusätze gilt:

a) Er wird je Betrieb abgerechnet und nicht je Person. Seine Vergütung ist von der Zahl der Lizenzen unabhängig. Für die Buchung und die Abbestellung gilt Absatz 3 entsprechend: Wird der Zusatz während eines laufenden Abrechnungszeitraums hinzugebucht, wird er anteilig für den Rest dieses Zeitraums berechnet. Wird er abbestellt, endet er zum Ablauf des laufenden Abrechnungszeitraums. Bis dahin bleibt er nutzbar; eine Erstattung oder Gutschrift für den laufenden Zeitraum erfolgt nicht. Die Abbestellung kann bis zu ihrem Vollzug über die dafür vorgesehene Funktion zurückgenommen werden. b) Der Zusatz Automatisierung umfasst alle automatisierten Nachrichten nach § 4 Abs. 5. Eine Buchung einzelner Automationen gibt es nicht; welche davon der Kunde einschaltet, bleibt ihm überlassen (§ 4 Abs. 5 f). c) Während der Testphase nach § 2 Abs. 3 ist er ohne gesonderte Vergütung enthalten. Er geht nach deren Ablauf nicht von selbst in eine kostenpflichtige Buchung über. d) Ohne Buchung versendet der Anbieter nach Ablauf der Testphase keine automatisierte Nachricht. Die übrigen Funktionen des § 4 bleiben davon unberührt.

Weitere Entgelte fallen nicht an. Der übrige Funktionsumfang des § 4 ist mit der Lizenzvergütung abgegolten.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt in der Währung des Vertragslands (§ 9 Abs. 1) — also in derselben Währung, in der der Kunde seine eigenen Rechnungen stellt. Umrechnungs- oder Auslandsentgelte des kartenausgebenden Instituts fallen dadurch nicht an. Ausgenommen ist Rumänien: Der Zahlungsdienst (§ 3) führt den rumänischen Leu nicht, weshalb dort in Euro abgerechnet wird; etwaige Umrechnungs- oder Auslandsentgelte des kartenausgebenden Instituts trägt in diesem Fall der Kunde. Für jedes Vertragsland gilt eine eigene Preistafel; die Beträge der Tafeln sind nicht ineinander umgerechnet, sondern je Land festgesetzt. Der bei der Buchung angezeigte Betrag und die dort angezeigte Währung sind maßgeblich.

1. Die Vergütung ist im Voraus für den gewählten Zeitraum fällig; die Abbuchung nimmt Paddle vor (§ 3).
2. Der Abrechnungszeitraum ist die Einheit, in der abgerechnet wird. Was der Kunde für einen Zeitraum bezahlt hat, steht ihm für diesen Zeitraum vollständig zu; was er hinzubucht, kostet ihn nur den verbleibenden Teil davon.

a) Bucht der Kunde während eines laufenden Zeitraums Lizenzen oder einen Zusatz hinzu oder wechselt er in ein größeres Paket, wird die zusätzliche Lizenz, der Zusatz oder der Unterschiedsbetrag zum größeren Paket anteilig für den Rest des Zeitraums berechnet und ist sofort nutzbar. Die anteilige Berechnung bemisst sich nach der im Abrechnungszeitraum verbleibenden Zeit; sie nimmt Paddle vor (§ 3). b) Gibt der Kunde Lizenzen ab, wechselt er in ein kleineres Paket oder bestellt er einen Zusatz nach Absatz 1 ab, wirkt das zum Ablauf des laufenden Abrechnungszeitraums — bei monatlicher Abrechnung also zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats, bei jährlicher zum Ende der laufenden Laufzeit. Bis dahin bleiben das bisherige Paket, der Zusatz und die von aktiven Personen belegten Lizenzen nutzbar; eine abgegebene Lizenz lässt sich erst nach Rücknahme der Abgabe (Buchstabe d) neu belegen. Dasselbe gilt für die Lizenzen, die bei einem Wechsel in ein kleineres Paket entfallen. Der Vollzug nach dem Unterabsatz „Vollzug vor dem Stichtag“ bleibt vorbehalten.

Abgabe von Lizenzen. Abgeben kann der Kunde nur Lizenzen, die nicht von einer aktiven Person belegt sind; wer eine belegte Lizenz abgeben will, deaktiviert die Person zuvor (§ 5 Abs. 3). Sind am Stichtag dennoch mehr Personen aktiv, als Lizenzen verbleiben, wird niemand gesperrt; die Abgabe wird dann nur für die freien Lizenzen wirksam, die übrigen werden nach Absatz 1 weiter vergütet. Der Anbieter teilt dies dem Kunden unverzüglich in Textform mit; der Kunde kann die Abgabe nach Deaktivierung erneut erklären.

Vollzug vor dem Stichtag. Der Anbieter setzt die Abbestellung beim Zahlungsdienstleister (§ 3) vor dem Stichtag um. Die abbestellte Lizenz oder der abbestellte Zusatz endet dadurch bis zu zwei Tage vor dem Stichtag; eine weitergehende Vorverlegung findet nicht statt. Den Stichtag weist der Anbieter in der Anwendung aus, und zwar bevor die Abbestellung ausgelöst wird.

Die Vorverlegung betrifft ausschließlich die abbestellte Leistung; der Vertrag im Übrigen, alle übrigen Lizenzen und der übrige Funktionsumfang bleiben bis zum Ablauf des Abrechnungszeitraums unberührt. Benötigt der Kunde die betroffene Leistung noch bis zum Stichtag, stellt der Anbieter sie auf Anforderung in Textform unverzüglich und ohne zusätzliche Vergütung bis zu diesem Zeitpunkt wieder bereit. c) Eine Erstattung oder Gutschrift für den laufenden Zeitraum erfolgt in den Fällen des Buchstabens b) nicht. Der Zeitraum ist bezahlt und wird vollständig zur Verfügung gestellt. d) Eine Abgabe von Lizenzen, ein Wechsel in ein kleineres Paket oder eine Abbestellung nach Buchstabe b) kann bis zu ihrem Vollzug zurückgenommen werden. Der Anbieter stellt dafür eine Funktion bereit; sie weist auch aus, wann die Änderung wirksam wird. e) Wechsel des Abrechnungszeitraums (monatlich ↔ jährlich). Der Kunde kann jederzeit zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wechseln. Der Anbieter stellt dafür eine Funktion bereit. Eine Mindestlaufzeit und eine Frist für den Wechsel bestehen nicht.

Der Wechsel wirkt sofort. Die für den laufenden Abrechnungszeitraum bereits geleistete Vergütung wird auf den neuen Abrechnungszeitraum angerechnet; der Kunde zahlt nur den Unterschiedsbetrag. Buchstabe c) gilt hier nicht: Der Wechsel beendet den laufenden Zeitraum nicht, sondern ersetzt ihn — es entsteht deshalb keine Erstattung, sondern eine Verrechnung.

Alle Positionen eines Abonnements teilen denselben Abrechnungszeitraum. Ein Abonnement kann nicht teils monatlich und teils jährlich abgerechnet werden. Mit dem Wechsel gehen deshalb auch die nach Absatz 1 gebuchten Zusätze in den neuen Abrechnungszeitraum über. Der Anbieter weist das in der Anwendung aus, bevor der Wechsel ausgelöst wird, und nennt dabei je Position den bisherigen und den künftigen Preis je Monat sowie den künftig je Abrechnungszeitraum fälligen Betrag.

Der Kunde kann einzelne Zusätze beim Wechsel abwählen. Ein so abgewählter Zusatz endet mit dem Wechsel sofort; die dafür für den laufenden Zeitraum geleistete Vergütung wird nach Satz 3 angerechnet. Von der Abbestellung nach Buchstabe b) unterscheidet sich das: Jene wirkt zum Ende des Abrechnungszeitraums und ohne Anrechnung, der Zusatz bleibt bis dahin nutzbar. Der Anbieter unterscheidet beide Wege in der Anwendung ausdrücklich und benennt bei jedem, wann er wirkt und wie abgerechnet wird.

Eine bereits ausgesprochene Abbestellung nach Buchstabe b) bleibt bestehen, sofern der Zusatz beim Wechsel nicht abgewählt wird; ihr Stichtag verschiebt sich auf das Ende des neuen Abrechnungszeitraums. Wird der Zusatz beim Wechsel abgewählt, wird die Abbestellung gegenstandslos und entfällt.

Kein Wechsel ist möglich, solange eine Kündigung des Vertrages zum Ende des Abrechnungszeitraums vorgemerkt ist, solange eine Zahlung offensteht, oder unmittelbar vor einer Verlängerung des Abrechnungszeitraums. Der Anbieter nennt den Grund in der Anwendung.

Der Wechsel ist keine Preisanpassung nach Absatz 4. Er geht vom Kunden aus; ein außerordentliches Kündigungsrecht entsteht dadurch nicht.

1. Preise bleiben, was sie bei Vertragsschluss waren. Es gelten die Preise, die dem Kunden bei Vertragsschluss angezeigt wurden, und zwar solange das Abonnement ununterbrochen fortbesteht — auch über Verlängerungen des Abrechnungszeitraums hinaus. Der Anbieter passt sie nicht an. Neue Preise gelten nur für neue Verträge.

Bucht der Kunde später weitere Lizenzen derselben Art hinzu, gelten dafür die Preise seines Vertrags. Bucht er einen Zusatz, den sein Vertrag bisher nicht enthielt, oder wechselt er den Abrechnungszeitraum, gilt dafür der bei der Buchung angezeigte Preis. Endet das Abonnement und schließt der Kunde später ein neues, gelten die dann angezeigten Preise.

1. Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung und angemessener Nachfrist sperren. Auch während einer Sperre bleibt der lesende Zugriff auf bestehende Belege und deren Export für die Dauer von 30 Tagen erhalten — eine Sperre darf den Kunden nicht von seinen eigenen steuerlichen Aufzeichnungen abschneiden. Für den Umfang des Zugangs während der Sperre gilt die Beschreibung des lesenden Zugangs in § 2 Abs. 3 entsprechend.

§ 9 · In welchen Ländern der Vertrag geschlossen wird — und wo das Rechnungsmodul läuft

1. Wo der Vertrag geschlossen wird. Der Anbieter schließt den Vertrag mit Kunden mit Sitz in den folgenden Ländern:

> Deutschland · Österreich · Schweiz · Niederlande · Luxemburg · Irland · > Vereinigtes Königreich · Tschechien · Schweden · Finnland · Estland · > Lettland · Litauen · Malta · Zypern · > Australien · Neuseeland · Kanada · Vereinigte Staaten von Amerika · > Japan · Italien · Polen · Rumänien

Für alle übrigen Länder — namentlich auch Frankreich, Belgien, Norwegen und Bulgarien — kommt kein Vertrag zustande. Maßgeblich ist der Sitz des Kunden; er wird bei der Registrierung angegeben (§ 2 Abs. 4).

1. Landesbezogene Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Die rechtlichen Anforderungen unterscheiden sich je Land erheblich. Einzelne Staaten verlangen die Zertifizierung oder Registrierung der Software, eine Meldung aus dem Programm heraus an eine Behörde oder die Einreichung über einen zugelassenen Dienstleister. Solche Anbindungen bietet der Anbieter nicht an. Wo ein Staat ein nationales Rechnungsformat vorschreibt, das nicht der europäischen Norm EN 16931 folgt, erzeugt der Anbieter die Datei — die Einreichung nimmt der Kunde selbst vor (Absatz 3, Zeile „mit Selbst-Einreichung").

1. Stand des Rechnungsmoduls je Land. Es gilt:

Für das Vereinigte Königreich gilt eine Ausnahme: Rechnungen an den NHS verlangen einen Peppol-Zugang, den der Anbieter nicht bereitstellt.

Für Litauen gilt ein Hinweis: Umsatzsteuerlich registrierte Betriebe übermitteln der Steuerverwaltung (VMI) monatlich bis zum 20. des Folgemonats die Register der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen (i.SAF), auch als Leermeldung. Diese Pflicht trifft den Kunden; der Anbieter reicht nichts ein (Absatz 7).

Maßgeblich ist die Anzeige in der Anwendung. Den Stand seines Landes zeigt der Anbieter vor der Registrierung an. Er kann dort zurückhaltender ausfallen als in dieser Tabelle, soweit eine für das Land erforderliche Rechnungsdatei nicht erzeugt wird; günstiger als die Tabelle fällt er nicht aus.

1. Was eine Einschränkung für den Preis bedeutet. Ein Betrieb, dessen Land nach Absatz 3 nur eingeschränkt oder mit Selbst-Einreichung geführt ist oder dem die Anwendung einen zurückhaltenderen Stand anzeigt, zahlt dieselbe Lizenzgebühr wie jeder andere, auch soweit ihm das Rechnungsmodul dadurch nicht oder nicht vollständig zur Verfügung steht. Der Anbieter weist darauf vor der Registrierung hin. Wer gleichwohl bucht und feststellt, dass ihm die Software so nicht nützt, kann nach § 12 Abs. 2 kündigen; ein darüber hinausgehendes Rückgaberecht besteht nicht.

1. Der Anbieter kann die Einstufung eines Landes ändern, wenn sich die Rechtslage ändert. Wird ein Land, in dem der Kunde seinen Sitz hat, von „verfügbar", „eingeschränkt" oder „mit Selbst-Einreichung" auf „nicht verfügbar" gesetzt, teilt der Anbieter dies mindestens drei Monate vorher mit; der Kunde kann den Vertrag zum Wirksamwerden außerordentlich kündigen.
2. Umgekehrt ebenso: Öffnet der Anbieter ein Land, entsteht daraus kein Anspruch auf eine Preisänderung.
3. Die Beurteilung, welche Pflichten den Kunden in seinem Land konkret treffen, obliegt ihm und seinem steuerlichen Berater. Das gilt besonders für die Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen, die in mehreren Ländern unabhängig davon besteht, ob der Betrieb selbst elektronisch fakturiert.
4. Sanktionen und Embargos. Der Anbieter ist ein in Deutschland ansässiges Unternehmen und unterliegt damit dem unmittelbar geltenden Sanktionsrecht der Europäischen Union (Art. 288 Abs. 2 AEUV). Dessen Bereitstellungsverbote — etwa Art. 2 Abs. 2 der Verordnung (EU) Nr. 269/2014 — untersagen es, gelisteten Personen und Organisationen Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen unmittelbar oder mittelbar zur Verfügung zu stellen oder zukommen zu lassen. Der Zugang zu dieser Software ist eine solche wirtschaftliche Ressource. Das Verbot gilt unabhängig vom Sitz des Kunden und unabhängig davon, wer die Zahlung abwickelt (§ 3). Deshalb gilt: a) Kein Vertragsschluss. Der Anbieter schließt keinen Vertrag mit einer Person oder einem Unternehmen, das (i) auf einer Sanktionsliste der Europäischen Union oder der Bundesrepublik Deutschland geführt wird, (ii) unmittelbar oder mittelbar zu 50 vom Hundert oder mehr im Eigentum einer oder mehrerer solcher Personen steht, oder (iii) seinen Sitz oder Wohnsitz in einem Gebiet hat, gegen das die Europäische Union oder die Bundesrepublik Deutschland ein Embargo verhängt hat. Soweit einem Vertragsschluss ein gesetzliches Verbot entgegensteht, ist der Vertrag nichtig (§ 134 BGB). b) Beendigung und Sperre. Tritt einer dieser Umstände nachträglich ein oder wird er dem Anbieter nachträglich bekannt, kann der Anbieter den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen und den Zugang sofort sperren. Der Anbieter unterrichtet den Kunden, soweit ihm das rechtlich erlaubt ist. c) Zusicherung des Kunden. Der Kunde sichert zu, dass keiner der Umstände nach lit. a auf ihn, auf seine Gesellschafter oder auf seine wirtschaftlich Berechtigten zutrifft, und teilt eine Änderung unverzüglich in Textform mit. d) Keine Weitergabe in Embargogebiete. Der Kunde macht die Software und die aus ihr erzeugten Zugänge nicht wissentlich Personen zugänglich, auf die lit. a zutrifft. e) Haftung. Für Nachteile, die dem Kunden aus einer Maßnahme nach lit. a oder lit. b entstehen, haftet der Anbieter nicht. § 11 Abs. 1 bleibt unberührt. f) Was mit bereits gezahltem Entgelt geschieht. Entgelt für Zeiträume, die wegen einer Maßnahme nach lit. b nicht mehr erbracht werden, wird erstattet — soweit die Erstattung ihrerseits erlaubt ist. Ist sie es nicht, weil eine Zahlung an den Kunden selbst gegen ein Bereitstellungsverbot verstieße, behält der Anbieter den Betrag ein und kehrt ihn aus, sobald und soweit es zulässig wird. g) Kein Vorrang fremden Rechts. Maßnahmen nach diesem Absatz trifft der Anbieter nur, soweit Recht der Europäischen Union oder der Bundesrepublik Deutschland sie verlangt oder erlaubt. Eine Verpflichtung, Sanktionsrecht eines Drittstaats zu befolgen, übernimmt der Anbieter mit diesem Absatz nicht; die Verordnung (EG) Nr. 2271/96 bleibt unberührt. h) Der Anbieter schuldet keine Prüfung. Dieser Absatz begründet ein Recht des Anbieters und keine Pflicht gegenüber dem Kunden, dessen Eigentums- oder Beteiligungsverhältnisse zu prüfen. Der Kunde kann aus einer unterbliebenen Prüfung keine Ansprüche herleiten.

§ 10 · Pflichten und Verantwortung des Kunden

1. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Daten verantwortlich, die er in die Software einstellt — insbesondere für die Rechtsgrundlage der Verarbeitung von Daten seiner Kunden und seiner Beschäftigten. Der Anbieter ist insoweit Auftragsverarbeiter (Anlage 1). Das gilt auch für Daten, die der Kunde durch eine Automation nach § 4 Abs. 5 verarbeiten lässt; das Einschalten einer Automation ist eine Weisung des Kunden an den Anbieter, keine Einwilligung betroffener Personen.
2. Beschäftigtendaten. Erfasst der Kunde Arbeitszeiten und Abwesenheiten, verarbeitet er Beschäftigtendaten; die Angabe einer krankheitsbedingten Abwesenheit kann ein Gesundheitsdatum im Sinne des Art. 9 DSGVO sein. Der Kunde stellt die erforderliche Grundlage sicher, gegebenenfalls durch Beteiligung der Arbeitnehmervertretung.
3. Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm eingestellten Inhalte keine Rechte Dritter verletzen, und stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer Verletzung dieser Pflicht beruhen.
4. Der Kunde unterlässt Maßnahmen, die den Betrieb gefährden — insbesondere automatisierte Massenabrufe außerhalb der vorgesehenen Schnittstellen und Versuche, Zugriffsbeschränkungen zu umgehen.
5. Der Kunde prüft seine Belege vor dem Ausstellen. Nach dem Ausstellen ist eine Änderung ausgeschlossen (§ 7).
6. Automatisierte Nachrichten erreichen Dritte. Schaltet der Kunde eine Automation ein, die an seine eigenen Kunden schreibt (§ 4 Abs. 5), stellt er sicher, dass die Ansprache dieser Empfänger zulässig ist und dass sie über die Verarbeitung ihrer Daten unterrichtet sind. Der Anbieter versendet allein auf Weisung des Kunden (Anlage 1); er kennt weder die Beziehung des Kunden zu seinen Empfängern noch deren Erwartungen und kann die Zulässigkeit deshalb nicht für ihn beurteilen.

§ 11 · Mängelrechte und Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie bei arglistig verschwiegenen Mängeln.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Höhe ist zusätzlich nach Absatz 8 begrenzt.
3. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.
4. Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.
5. Datenverlust. Der Anbieter haftet für die Wiederherstellung von Daten nur, wenn der Kunde seiner Obliegenheit nach Absatz 6 nachgekommen ist, und der Höhe nach begrenzt auf den Aufwand, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.
6. Obliegenheit des Kunden: Der Kunde exportiert seine Daten in angemessenen Abständen, mindestens jedoch zum Abschluss eines Geschäftsjahres. Die Software stellt dafür Exportfunktionen bereit.
7. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
8. Höchstbetrag. Die Haftung nach Absatz 2 ist je Schadensfall auf das Entgelt der letzten zwölf Monate begrenzt, für alle Schadensfälle eines Vertragsjahres zusammen ebenfalls auf diesen Betrag. Maßgeblicher Zeitraum sind die zwölf Monate, die dem schadensauslösenden Ereignis vorausgehen; besteht der Vertrag zu diesem Zeitpunkt noch keine zwölf Monate, tritt an die Stelle des gezahlten Entgelts das Entgelt, das bei ungekündigter Fortsetzung des Vertrags in zwölf Monaten angefallen wäre. Die Parteien sind sich einig, dass dieser Betrag dem vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden entspricht; dem Kunden bleibt der Nachweis eines höheren, dem Anbieter der Nachweis eines geringeren Schadens unbenommen. Die Begrenzung gilt nicht in den Fällen des Absatzes 1. Absatz 7 gilt auch für diesen Absatz.

§ 12 · Laufzeit, Kündigung, Datenexport nach Vertragsende

1. Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit; abgerechnet wird in dem gewählten Zeitraum (Monat oder Jahr). Der Kunde kann diesen Zeitraum jederzeit wechseln; es gilt § 8 Abs. 3 lit. e).
2. Ordentliche Kündigung: zum Ablauf des laufenden Abrechnungszeitraums, in Textform oder über die dafür vorgesehene Funktion. Bei monatlicher Abrechnung endet der Vertrag damit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats, bei jährlicher zum Ende der laufenden Laufzeit. Eine darüber hinausgehende Kündigungsfrist besteht nicht; es genügt, dass die Kündigung vor Ablauf des Zeitraums zugeht. Bis zum Ablauf bleibt der Vertrag mit vollem Funktionsumfang bestehen; eine Erstattung für den laufenden Zeitraum erfolgt nicht (§ 8 Abs. 3 lit. c). Für die Abgabe einzelner Lizenzen, den Wechsel in ein kleineres Paket und die Abbestellung eines Zusatzes — also für die Teilkündigung — gilt § 8 Abs. 3 lit. b) bis d) entsprechend.
3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Kunden insbesondere in den Fällen des § 4 Abs. 3, § 9 Abs. 5 und § 15 Abs. 3 vor.
4. Nach Vertragsende: a) Der Zugang besteht 30 Tage lang nur noch lesend fort. In dieser Zeit kann der Kunde seine Daten exportieren.

Was der Anbieter schuldet, ist die vollständige Herausgabe — Belege als PDF und, soweit vorhanden, als strukturierte Datei, Stamm-, Kunden-, Projekt- und Zeitdaten in einem gängigen tabellarischen Format, Projektdateien als Archiv.

Wie sie ausgeliefert wird: Der Gesamtexport läuft im Hintergrund und gibt den Bestand in mehreren Teilarchiven aus; die Anwendung nennt Zahl und Größe der Teile und führt den Inhalt jedes Teils auf. Daneben besteht der Sammel-Download einzelner Dokumente aus der Dokumentenliste; er ist auf 500 Dokumente und 40 Megabyte je Vorgang begrenzt und ist eine Auswahl für den laufenden Betrieb, nicht die Herausgabe nach diesem Absatz. Der Anbieter benennt die jeweils geltenden Grenzen in der Anwendung.

Reicht das im Einzelfall nicht aus, stellt der Anbieter die Daten auf Anforderung in Textform innerhalb von 14 Tagen auf anderem Weg bereit, und zwar unentgeltlich. Ein Anspruch auf eine bestimmte Dateiform oder auf einen einzelnen Gesamtdownload besteht nicht.

Verlängerung. Auf Anforderung des Kunden in Textform, die vor Ablauf des Zeitraums zugehen muss, verlängert der Anbieter ihn einmalig um 30 Tage. Die Verlängerung dient allein dem Export durch den Kunden; ein weitergehendes Nutzungsrecht entsteht dadurch nicht. b) Der Anbieter weist den Kunden zu Beginn dieses Zeitraums sowie 14 Tage und 3 Tage vor dessen Ablauf auf die bevorstehende Löschung hin. c) Nach Ablauf werden die Daten gelöscht. Der Kunde kann die Löschung jederzeit vorziehen.

Sicherungskopien. Soweit eine Löschung aus Sicherungskopien nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist, sperrt der Anbieter die Daten stattdessen für jede weitere Verarbeitung; sie werden mit dem Ablauf der Aufbewahrungsdauer der jeweiligen Sicherungskopie, spätestens nach 30 Tagen, endgültig gelöscht. d) Der Anbieter bewahrt die Daten darüber hinaus nicht auf — auch nicht zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten des Kunden (§ 7 Abs. 4).

1. Die Löschung des letzten Zugangs eines Betriebs führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung der Betriebsdaten; es gilt Absatz 4. Sie ist auch keine Kündigung — § 5 Abs. 10 lit. d und Abs. 11 beschreiben, was in diesem Fall mit dem Betrieb geschieht und ab wann er entfernt werden darf.

§ 13 · Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln die ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werdenden vertraulichen Informationen der anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur für Vertragszwecke. Die Pflicht besteht für drei Jahre über das Vertragsende hinaus fort. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.

§ 14 · Referenznennung

Der Anbieter darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz benennen. Eine Zustimmung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

§ 15 · Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingende Vorschriften des Rechts am Sitz des Kunden, von denen nach jenem Recht nicht abgewichen werden darf, bleiben unberührt.
2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Hildesheim, soweit eine solche Vereinbarung zulässig ist. Zulässig ist sie namentlich, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, wenn er keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat, oder wenn sich die Zulässigkeit aus Artikel 25 der Verordnung (EU) Nr. 1215/2012 (Brüssel Ia) oder aus Artikel 23 des Übereinkommens von Lugano ergibt. Soweit eine Gerichtsstandsvereinbarung nicht zulässig ist, bleibt es bei den gesetzlichen Gerichtsständen. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.
3. Änderungen dieser Bedingungen.

a) Wofür die Zustimmung durch Schweigen gilt. Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für bestehende Verträge nach den Buchstaben c bis e ändern, soweit die Änderung

1. einer Änderung der Gesetzeslage, einer Entscheidung eines obersten Gerichts oder einer behördlichen Anordnung Rechnung trägt,
2. eine technische oder betriebliche Weiterentwicklung der Software nachvollzieht, ohne den geschuldeten Leistungsumfang zu verringern,
3. einen Unterauftragnehmer, ein Verfahren oder eine Bezeichnung benennt, die sich geändert haben,
4. eine Regelungslücke schließt, die bei Vertragsschluss nicht vorhersehbar war, oder eine unwirksame Bestimmung ersetzt, oder
5. den Kunden ausschließlich begünstigt oder für ihn rechtlich und wirtschaftlich unerheblich ist.

Die Änderung darf das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung nicht zum Nachteil des Kunden verschieben.

b) Wofür sie nicht gilt. Über diesen Absatz nicht geändert werden können das Entgelt und seine Berechnung, der Umfang der geschuldeten Leistung nach § 4, die Laufzeit und die Kündigungsfristen nach § 12, die Haftung nach § 11 sowie das anwendbare Recht und der Gerichtsstand nach den Absätzen 1 und 2. Solche Änderungen bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden; ohne sie gilt die bisherige Fassung weiter. Für die Länderliste gilt § 9 Abs. 5. Das Entgelt selbst ist einer Änderung ganz entzogen: § 8 Abs. 4 hält es für die Dauer des Abonnements fest.

c) Wie der Anbieter die Änderung mitteilt. Der Anbieter teilt die Änderung mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Die Mitteilung nennt die bisherige und die neue Fassung, den Grund nach Buchstabe a und den Tag des Wirksamwerdens; sie weist gesondert und hervorgehoben darauf hin, dass ein Schweigen des Kunden als Zustimmung gilt und dass er widersprechen kann. Der Anbieter verpflichtet sich, diesen Hinweis mit jeder Mitteilung zu erteilen. Die Mitteilung geht per E-Mail an die Adressen der Zugänge mit Verwaltungsrechten (§ 5 Abs. 9); die Anwendung zeigt sie zusätzlich an.

d) Was das Schweigen bedeutet. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung, gilt die Änderung als angenommen. Der Widerspruch bedarf keiner Form; er ist in der Anwendung oder in Textform an die im Impressum genannte Adresse möglich.

e) Was der Widerspruch bewirkt. Widerspricht der Kunde, gilt die bisherige Fassung für ihn weiter. Jede Partei kann den Vertrag in diesem Fall zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; kündigt keine, bleibt es bei der bisherigen Fassung. Endet der Vertrag durch eine solche Kündigung, erstattet der Anbieter das für die Zeit nach Vertragsende bereits gezahlte Entgelt anteilig über den Zahlungsdienstleister.

f) Vorrang der Anlage 1. Für Änderungen der Anlage 1 (Auftragsverarbeitungsvertrag) gehen die dortigen Regeln vor.

1. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.
2. Übertragung des Vertrags auf eine neu gegründete Gesellschaft. Der Anbieter ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag einschließlich seiner Anlagen auf ein von ihm gegründetes Unternehmen zu übertragen, das seinen Geschäftsbetrieb fortführt. Er teilt dies mindestens 30 Tage vorher in Textform mit; die Übertragung darf das Schutzniveau der Anlage 1 nicht senken. Widerspricht der Kunde innerhalb von 14 Tagen aus wichtigem Grund, kann jede Partei den Vertrag zum Wirksamwerden der Übertragung außerordentlich kündigen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 1) enthält eine entsprechende Regelung; beide gelten nebeneinander.
3. Maßgebliche Sprachfassung. Diese Bedingungen und ihre Anlagen sind in deutscher Sprache abgefasst (§ 1 Abs. 6). Stellt der Anbieter eine Übersetzung bereit, dient sie allein dem Verständnis; bei Abweichungen ist die deutsche Fassung maßgeblich. Das gilt nicht, soweit zwingendes Recht des Sitzstaats des Kunden eine andere Sprache vorschreibt.

§ 16 · Anlagen

Fassungsstand. Jede Anlage trägt ein Datum („Stand"). Der Anbieter zeichnet auf, welcher Fassung der Kunde wann zugestimmt hat, und hält die zugestimmte Fassung für ihn abrufbar (§ 1 Abs. 5, Art. 5 Abs. 2 DSGVO).