Automatisch heißt bei uns: nachvollziehbar
Elf Regeln, die nachfassen, erinnern und Status setzen. Du bestimmst Frist, Text und Auslöser; nach jedem Lauf steht im Protokoll, was geprüft und was verschickt wurde.
Verfügbar ab Ende 2026
So sieht das aus
Elf Regeln, drei Auslöser
Eine Frist löst aus: das unbeantwortete Angebot nachfassen, die ungeprüfte Eingangsrechnung anmahnen, vor dem Ablauf eines Unterschriftslinks warnen, fehlende Zeiten beim Mitarbeiter selbst erinnern. Ein Statuswechsel am Projekt löst aus: Mail an den Kunden, Erinnerung an den Betrieb, Beteiligte zuordnen, Dateien beim Kunden anfragen. Und ein Termin löst aus: Erinnerung an die eingeteilte Person, Erinnerung an den Kunden, Projektstatus setzen. Jede Regel schaltest du einzeln ein, jede Frist stellst du selbst.
Preise ansehenDie elf Automationen, einzeln
Jede läuft nach einer festen Regel, jede lässt sich einzeln abschalten, und bei jeder steht dabei, was sie nicht kann.
Angebot nachfassen
Zirko schickt dem Kunden 7 Tage nach dem Versand eine Nachfass-Mail, wenn er das Angebot bis dahin weder angenommen noch abgelehnt hat.
Standardmäßig 7 Tage, einstellbar von 1 bis 90.
Eigener Wortlaut möglich.
Die Grenze: Zirko sieht nur, was in Zirko steht: Hat der Kunde am Telefon zugesagt und du es nicht eingetragen, fasst die Automation trotzdem nach.
Ungeprüfte Eingangsrechnung
Zirko erinnert den Betrieb, wenn eine Eingangsrechnung 3 Tage liegt, ohne geprüft zu sein.
Standardmäßig 3 Tage, einstellbar von 1 bis 60.
Die Grenze: Gezählt wird ab dem Eingang in Zirko. Rechnungen, die auf Papier im Ordner liegen, kennt die Automation nicht.
Unterschriftslink läuft ab
Zirko meldet dem Betrieb 3 Tage vor Ablauf, dass ein Unterschriftslink verfällt — dann kannst du rechtzeitig einen neuen schicken.
Standardmäßig 3 Tage, einstellbar von 1 bis 30.
Die Grenze: Zirko schickt keinen neuen Link von selbst. Es sagt Bescheid, verlängern tust du.
Fehlende Zeiten
Zirko erinnert den Mitarbeiter, wenn ein Arbeitstag 3 Tage unerfasst geblieben ist.
Standardmäßig 3 Tage, einstellbar von 1 bis 30.
Die Grenze: Grundlage ist das hinterlegte Arbeitszeitmodell. Ohne Modell weiß Zirko nicht, an welchen Tagen jemand arbeiten sollte, und erinnert nicht.
Kunde bei Statuswechsel informieren
Wechselt ein Projekt seinen Status, schickt Zirko dem Kunden deine Nachricht für genau diesen Status.
Je Projektstatus einzeln einstellbar.
Die Grenze: Je Projekt und Status geht die Nachricht genau einmal hinaus — auch dann, wenn das Projekt denselben Status später noch einmal erreicht. Nur der zuletzt gesetzte Status zählt: Wer sich verklickt und gleich korrigiert, löst nichts aus.
Projekterinnerung an den Betrieb
Wechselt ein Projekt seinen Status, bekommt dein Betrieb eine kurze Nachricht an die eigene Adresse.
Je Projektstatus einzeln einstellbar.
Die Grenze: Die Nachricht geht an die E-Mail-Adresse des Betriebs, nicht an einzelne Mitarbeitende. Wer sie lesen soll, richtet sich eine Weiterleitung ein.
Beteiligte zuordnen
Wechselt ein Projekt seinen Status, setzt Zirko die für diesen Status hinterlegten Leute auf das Projekt.
Je Projektstatus einzeln einstellbar.
Die Grenze: Zirko ordnet zu und verschickt dabei nichts — wer Bescheid bekommen soll, schaltet zusätzlich die Projekterinnerung ein. Entfernt wird niemand: Wer schon auf dem Projekt steht, bleibt dort. Ausgeschiedene Mitarbeitende werden übersprungen.
Dateien beim Kunden anfragen
Wechselt ein Projekt seinen Status, bekommt der Kunde eine Mail mit einem persönlichen Link. Was er hochlädt, landet im Projektordner. Der Link gilt 14 Tage.
Standardmäßig 14 Tage, einstellbar von 1 bis 90.
Je Projektstatus einzeln einstellbar.
Die Grenze: Der Link nimmt Bilder und PDF bis 20 MB an, höchstens 20 Dateien. Je Projekt gilt immer nur der zuletzt verschickte Link — ein älterer aus einer weitergeleiteten Mail trägt nicht mehr. Zirko meldet dir jede eingegangene Datei.
Erinnerung an den Mitarbeiter
Zirko erinnert die eingeteilte Person 1 Tage vor ihrem Einsatz per E-Mail — an sie selbst, nicht an die Betriebsleitung.
Standardmäßig 1 Tage vor dem Termin — mehrere Stufen möglich.
Die Grenze: Die Erinnerung nennt den Plan, wie er am Morgen des Versands stand. Wird danach umgeplant, gilt sie nicht mehr; die neue geht am nächsten Morgen hinaus, weil sich Termin oder Person geändert haben. Ein abgesagter Termin holt eine schon verschickte Mail nicht zurück. Und: Sie geht an die betroffene Person selbst — die Betriebsleitung bekommt keine Kopie. Im Protokoll steht nur, wann sie zu welchem Termin an welche Adresse ging.
Erinnerung an den Kunden
Zirko erinnert den Kunden des Projekts 7 + 1 Tage vor dem Termin per E-Mail — in seiner Sprache.
Standardmäßig 7 + 1 Tage vor dem Termin — mehrere Stufen möglich.
Eigener Wortlaut möglich.
Die Grenze: Diese Post verlässt den Betrieb. Sie nennt Datum, Uhrzeit und den Namen des Termins — ausdrücklich NICHT, wer kommt: Der Name eines Mitarbeiters geht den Kunden nichts an und wäre am Vortag ohnehin oft schon ein anderer. Zirko sieht außerdem nicht, ob ein Termin nach dem Versand abgesagt wird; eine verschickte Mail holt niemand zurück. Ein kurzer Vorlauf ist deshalb der sicherere. Projekte ohne hinterlegten Kunden bleiben stumm.
Projektstatus beim ersten Termin
Sobald für ein Projekt der erste Einsatz angelegt wird, setzt Zirko seinen Status auf „Ausführung“.
Die Grenze: Der Wechsel geschieht EINMAL je Projekt, beim ersten Einsatz. Spätere Einsätze lassen den Status, wie er ist — ein Projekt, das jemand von Hand weitergestellt hat, wird nie zurückgeholt. Archivierte Projekte bleiben unberührt. Und: Der Wechsel zählt wie jeder andere; hast du Reaktionen auf den Projektstatus eingeschaltet, lösen sie auch hier aus.
Was dazugehört
Kein Modell, keine Ausnahme
Weder die Entscheidung noch der Text stammt aus einem Sprachmodell. Es gibt keinen Modellanbieter im Produkt und keinen im Hintergrund. Was Zirko schreibt, steht als Vorlage in deinen Einstellungen — du kannst es lesen, bevor es hinausgeht.
Erst trocken, dann echt
Der Trockenlauf geht durch dieselben Funktionen wie der echte Lauf, verschickt aber nichts und schreibt in dasselbe Protokoll. So siehst du an einem echten Tag, was passiert wäre, bevor die erste Mail zu einem Kunden geht.
Nichts geht zweimal hinaus
Zu jedem Vorgang wird festgehalten, was hinausging: Art, Auslöser mit Frist und Bezugstag, Beleg, Zeitpunkt, Empfänger. Dieselbe Sache kann kein zweites Mal ausgelöst werden — auch dann nicht, wenn der Lauf zweimal startet. Nach einem Statuswechsel wartet Zirko eine Viertelstunde, damit ein Fehlklick keine Kundenmail auslöst.
Dreißig Tage vor und zurück
Das Protokoll ist dreißig Tage tief, und was älter als dreißig Tage ist, wird nicht mehr nachgeholt. Der Tag beginnt in der Zeitzone deines Betriebs, nicht in unserer. Sehen und ändern dürfen die Automatisierung nur Inhaber und Büroleitung.
Die Automatisierung ist ein Zusatz für € 9,90 je Betrieb und Monat — nicht je Person und unabhängig davon, wie viele der elf Regeln du einschaltest.
Elf Regeln, kein Baukasten
Du stellst Schalter, Fristen, Texte, Status und Personen ein — aber du baust keine eigenen Wenn-dann-Regeln. Der Lauf sieht den Tag genau einmal, deshalb gibt es ganze Vorlauftage und ausdrücklich kein „eine Stunde vorher“. Verschickt wird per E-Mail; SMS und Messenger-Dienste nutzen wir nicht.
Was noch dazugehört
Zeiterfassung
Zwölf Zeitarten, Urlaubsanträge, Konten mit Korrekturen und ein CSV-Export mit wählbaren Spalten.Mehr dazuAuftragsdokumente
Angebot und Rechnung in einem Editor: vierzehn Belegarten mit Gliederungsbaum, Aufmaß und Abschlagsverrechnung.Mehr dazuEinsatzplanung
Die Tafel mit acht Zoomstufen, Teams, Abwesenheiten und gemeldeten Doppelbelegungen.Mehr dazu
Bevor du dich entscheidest
Serverstandort
Datenbank und Dateien liegen in Frankfurt am Main. Auch für Betriebe außerhalb Europas.
So fängst du an
Kein Datenübernahme-Projekt, kein Verkaufsgespräch dazwischen. Du legst selbst an und fängst an.
Beim Start dabei sein
Zirko startet Ende 2026. Trag dich ein, und wir sagen dir Bescheid, sobald es losgeht — eine Mail, mehr nicht.
Verfügbar ab Ende 2026