Wystawianie faktur za roboty budowlane: od protokołu do zapłaty

Faktury wystawia się wieczorem, po zjechaniu z budowy, z teczką protokołów na stole. Kolejność poniżej nie jest teorią — to kolejność, w której nic nie ginie.

Najpierw protokół, potem kwota

W budowlance data wykonania usługi to nie dzień, w którym siadasz do faktury, tylko dzień odbioru robót. Od niego biegnie termin: fakturę wystawia się nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usługi (art. 106i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Przy sprzedaży na rzecz podatnika obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury — a jeśli jej nie wystawisz w terminie, powstaje i tak, z upływem tych 30 dni (art. 19a ust. 7).

Praktyczny skutek: protokół bez daty i podpisu to nie jest dokument, tylko kartka. Podpisany protokół z datą odbioru ustawia całą resztę.

Pozycje z obmiaru, nie jedna linijka

„Remont łazienki — 38 000 zł" to kwota, której broni się w całości albo wcale. Pozycje z jednostką miary, ilością i ceną jednostkową rozmawia się po kolei, a klient prawie zawsze kwestionuje dwie albo trzy.

Robociznę trzymaj w osobnych pozycjach niż materiał. Dzięki temu roboty dodatkowe liczy się zmianą ilości w jednej linii, a po zakończeniu budowy widać, czy zlecenie zarobiło — z jedną linijką nie widać tego nigdy.

Stawka: 8 % czy 23 %, a bywa że obie

Stawka 8 % obejmuje budownictwo objęte społecznym programem mieszkaniowym, z limitami 300 m² dla domu i 150 m² dla lokalu; powyżej limitu stosuje się proporcję, więc jedna faktura potrafi zawierać dwie stawki naraz. Warunki i sposób liczenia proporcji opisuje VAT 8 % na roboty budowlane: kiedy wolno, a kiedy 23 %.

Dwie adnotacje: jedna zbędna, druga kosztuje 30 %

Na fakturach podwykonawców wciąż pojawia się „odwrotne obciążenie". Załącznik nr 14 uchylono 1 listopada 2019 r. — odwrotne obciążenie w budownictwie nie istnieje od 2019 roku, a faktura z tą adnotacją jest po prostu wystawiona źle.

W jego miejsce weszła adnotacja, o której zapomnienie kosztuje realne pieniądze. Jeżeli na fakturze jest choćby jedna pozycja z załącznika nr 15 — roboty budowlane zajmują tam pozycje 98–144 — a kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł, faktura musi zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności". Za brak adnotacji ustala się dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30 % kwoty podatku z tych pozycji (art. 106e ust. 12). Ta sama sankcja grozi nabywcy, który zapłaci z pominięciem mechanizmu — również wtedy, gdy adnotacji na fakturze nie było.

Uwaga na słowo „przekracza": faktura równo na 15 000,00 zł brutto obowiązkiem nie jest objęta, na 15 000,01 zł — już tak.

Kaucji nie odejmuj od faktury

Najczęstszy błąd na budowie: zamawiający zatrzymuje 5 % kaucji, więc wykonawca wystawia fakturę na kwotę już pomniejszoną. To pomyłka. Podstawą opodatkowania jest wszystko, co masz otrzymać (art. 29a ust. 1) — kaucja jest odroczeniem zapłaty, nie obniżką ceny. Fakturę wystawiasz na pełną kwotę i VAT od całości rozliczasz w miesiącu jej wystawienia, czyli zanim kaucję zobaczysz. Jak zapisać ją w umowie, żeby wróciła: kaucja gwarancyjna na budowie.

Zanim wyślesz: trzy rzeczy do sprawdzenia

1. Czy data wykonania zgadza się z protokołem, a nie z dniem wystawienia.
2. Czy rozliczone są zaliczki — faktura końcowa pomniejsza się o kwoty już zafakturowane.
3. Czy numer kolejny nie ma luki i czy pozycje trafią do ewidencji bez błędu; JPK_V7 w budownictwie wylicza terminy i karę 500 zł za każdy błąd po wezwaniu.

Jak spiąć obmiar, ofertę i fakturę w jednym miejscu, pokazuje Zirko dla firmy budowlanej.

---

Co robi Zirko, a czego nie. Faktura powstaje z pozycji oferty — opis, jednostka, ilość, cena jednostkowa — ze stawką VAT ustawianą osobno w każdym wierszu, z wierszami obmiaru pod pozycją i z automatycznym rozliczeniem wystawionych zaliczek. Numeracja jest ciągła, a wystawionej faktury nie da się zmienić: koryguje się ją fakturą korygującą albo storno. Czego Zirko nie robi: nie wysyła faktur do KSeF i nie pobiera z niego numeru — plik faktury ustrukturyzowanej powstaje, samo przesłanie pozostaje po twojej stronie.