Registrierkassenpflicht: die Erleichterung für mobile Arbeit

Ein Handwerksbetrieb braucht ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb eine Registrierkasse — aber nur, wenn die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 BAO). Und wer auf der Baustelle kassiert, muss den Umsatz nicht sofort erfassen: § 7 Abs. 1 BarUV 2015 erlaubt die Erfassung nach der Rückkehr in die Betriebsstätte, sofern der Kunde vor Ort einen Beleg bekommt.

Diese zweite Regel ist der Grund, warum ein Installateur kein Kassensystem im Transporter braucht. Sie steht in einer Verordnung, nicht im Gesetz, und geht deshalb in fast jeder Zusammenfassung unter.

Die beiden Grenzen — und dass beide gelten müssen

Der Wortlaut: Die Verpflichtung besteht „ab einem Jahresumsatz von 15 000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes 7 500 Euro im Jahr überschreiten".

Zwei Dinge daran übersehen Betriebe regelmäßig:

• Je Betrieb, nicht je Unternehmer. Wer zwei getrennte Betriebe führt, prüft für jeden einzeln.
• „Barumsatz" ist weiter, als das Wort klingt. § 131b Abs. 1 BAO zählt ausdrücklich auf: Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks und Gutscheine. Das Kartenterminal im Transporter erzeugt also Barumsätze im Sinne dieser Bestimmung. In die andere Richtung gilt eine eigene Grenze: Zahlst du einen Subunternehmer über 500 Euro bar, verlierst du die Betriebsausgabe — nachzulesen in Auftraggeberhaftung: 25 Prozent des Werklohns und die HFU-Liste.

Ein Betrieb mit 180.000 Euro Jahresumsatz, der ausschließlich per Überweisung fakturiert, ist nicht registrierkassenpflichtig. Ein Betrieb mit 40.000 Euro Umsatz, der 9.000 Euro davon mit Karte kassiert, ist es.

Wann die Pflicht beginnt — und wann sie wieder endet

§ 131b Abs. 3 BAO gibt eine Anlauffrist:

Die Verpflichtungen beginnen „mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums", in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden.

Für einen Betrieb mit vierteljährlicher Umsatzsteuervoranmeldung heißt das: Werden die Grenzen im zweiten Quartal überschritten, endet der Voranmeldungszeitraum am 30. Juni — die Pflicht beginnt am 1. November. Rund vier Monate Zeit, ein System zu beschaffen, in Betrieb zu nehmen und zu registrieren.

Umgekehrt gilt: Werden die Grenzen in einem Jahr nicht überschritten, entfällt die Verpflichtung mit Beginn des nächsten Kalenderjahres.

Die Erleichterung für Arbeit außerhalb der Betriebsstätte

Das ist der Absatz, der für Handwerksbetriebe den Unterschied macht. § 7 Abs. 1 BarUV 2015 erlaubt, Umsätze „nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse" zu erfassen — unter zwei Bedingungen:

1. Du stellst dem Kunden bei der Barzahlung einen Beleg aus.
2. Du bewahrst eine Durchschrift auf.

Für den Alltag heißt das:

• Der Monteur braucht kein signaturfähiges Kassensystem im Fahrzeug.
• Er braucht einen Beleg vor Ort — Papier oder elektronisch —, und der muss die Angaben des § 132a Abs. 3 BAO tragen.
• Die Erfassung in der Registrierkasse passiert am selben Tag in der Werkstatt, spätestens „ohne unnötigen Aufschub".

Ausdrücklich ausgenommen von dieser Erleichterung ist nach § 7 Abs. 2 BarUV 2015 nur das Taxi- und Mietwagengewerbe.

Der Beleg, den der Kunde bekommt — und mitnehmen muss

Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO ist von der Registrierkassenpflicht unabhängig: Sie gilt ab dem ersten Euro Barzahlung, auch für Betriebe weit unter den Grenzen.

Auf dem Beleg müssen nach § 132a Abs. 3 BAO stehen:

• eine eindeutige Bezeichnung des Unternehmers,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen,
• der Tag der Belegausstellung,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung beziehungsweise Art und Umfang der Leistung,
• der Betrag der Barzahlung.

Zwei Punkte, die weniger bekannt sind:

• Der Kunde ist verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen (§ 132a Abs. 5 BAO).
• Die Zweitschrift ist sieben Jahre aufzubewahren (§ 132a Abs. 6 in Verbindung mit § 132 BAO).
• Der Barzahlungsbeleg ersetzt keine Rechnung. Will der Kunde für dieselbe Leistung den Handwerkerbonus geltend machen, braucht er zusätzlich eine Rechnung mit den Angaben aus Handwerkerbonus: wie deine Rechnung aussehen muss.

Wer registrierkassenpflichtig ist, hat auf dem Beleg zusätzlich den maschinenlesbaren Code (§ 10 RKSV) — den QR-Code, mit dem die Signatur prüfbar wird.

Die drei Belege, die kein Kunde je sieht

Die Registrierkassensicherheitsverordnung verlangt neben den Umsatzbelegen drei technische Belege. Sie sind der Grund, warum eine Registrierkasse in Österreich kein Kassenbuch mit Bildschirm ist.

Startbeleg (§ 6 Abs. 1 RKSV). Der erste Barumsatz mit Betrag Null, mit dem die Kassenidentifikationsnummer im Datenerfassungsprotokoll abgelegt wird. Er stellt die Verkettung aller später erzeugten Belege sicher.

Registrierung binnen einer Woche (§ 6 Abs. 3 RKSV). Nach der Inbetriebnahme ist die Sicherheitseinrichtung über FinanzOnline zu registrieren — „spätestens binnen einer Woche nach Inbetriebnahme". Zu melden sind unter anderem die Seriennummer des Signatur- beziehungsweise Siegelzertifikats, die Art der Erstellungseinheit, die Kassenidentifikationsnummer und der Benutzerschlüssel zur Entschlüsselung des Umsatzzählers (§ 16 RKSV).

Prüfung des Startbelegs (§ 6 Abs. 4 RKSV). Unmittelbar nach der Registrierung ist zu überprüfen, ob Signatur beziehungsweise Siegel korrekt erstellt und der Umsatzzähler richtig verschlüsselt wird. Das Prüfergebnis ist zu protokollieren und mit dem Startbeleg nach § 132 BAO aufzubewahren. Schlägt die Prüfung fehl, gilt die Kasse sofort als Registrierkasse mit ausgefallener Signaturerstellungseinheit.

Monatsbeleg (§ 8 Abs. 2 RKSV). Zu jedem Monatsende ist der Zwischenstand des Umsatzzählers als Barumsatz mit Betrag Null zu signieren und im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.

Jahresbeleg (§ 8 Abs. 3 RKSV). Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg mit dem Zählerstand zum Jahresende auszudrucken, zu prüfen und nach § 132 BAO aufzubewahren. Geprüft wird wie beim Startbeleg.

Der Jahresbeleg ist der Termin, den Betriebe am häufigsten verschlafen — er fällt in genau die Woche, in der niemand an die Registrierkasse denkt.

Wenn die Kasse ausfällt

§ 17 RKSV regelt zwei Dinge getrennt.

Meldung. Jeder nicht nur vorübergehende Ausfall und jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung ist „ohne unnötigen Aufschub" über FinanzOnline oder beim für die Umsatzsteuer zuständigen Finanzamt bekanntzugeben — bei Diebstahl oder sonstigem Verlust, bei Funktionsverlust oder bei planmäßiger Außerbetriebnahme. Anzugeben sind die betroffene Komponente, der Grund und der Beginn.

Weiterarbeiten. Bei Ausfall der Signatur- beziehungsweise Siegelerstellungseinheit sind die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse mit aufrechter Verbindung zu erfassen (§ 17 Abs. 4 RKSV). Ist das nicht möglich, greifen die weiteren Vorgaben derselben Bestimmung.

Für einen Ein-Mann-Betrieb mit genau einer Kasse ist der zweite Punkt der wichtigere: Eine Ersatzkasse gibt es nicht, also zählt, wie schnell der Ausfall gemeldet und behoben wird.

Was Deutschland hier anders macht

Die Einordnung hilft, weil viele Vorlagen und Ratgeber deutsch sind:

Wer aus deutschen Quellen liest, bekommt den entscheidenden Unterschied nicht mit: In Österreich musst du ab der Grenze eine Kasse einsetzen.

Die Prüfliste für den Jahreswechsel

1. Wie hoch war der Barumsatz — Karte eingerechnet? Unter 7.500 Euro: keine Kassenpflicht, egal wie hoch der Gesamtumsatz ist.
2. Ist der Jahresbeleg erstellt, geprüft und abgelegt? Das Prüfergebnis gehört zu den Unterlagen, nicht nur der Beleg.
3. Bekommt jeder Kunde bei Barzahlung einen Beleg — auch der, der ihn nicht will? Die Pflicht besteht unabhängig vom Wunsch des Kunden.
4. Liegen die Durchschriften der Baustellenbelege vor? Ohne sie trägt die Erleichterung des § 7 BarUV 2015 nicht.
5. Ist jede Kasse und jede Signatureinheit in FinanzOnline registriert — und ist eine ausgemusterte auch abgemeldet?

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Dieser Artikel gibt den Stand vom 29. August 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Ob dein Betrieb registrierkassenpflichtig ist, welche Umsätze als Barumsätze zählen und welche Erleichterungen greifen, entscheidet der Einzelfall.