Handwerker-Apps im Überblick: sieben Aufgaben fürs Telefon

Eine Handwerker-App ist keine Produktkategorie, sondern eine Aufgabe, die vom Schreibtisch aufs Telefon wandert. Sieben solcher Aufgaben gibt es in fast jedem Betrieb: Zeiten, Aufmaß, Bautagebuch mit Fotos, Angebot und Rechnung, Einsatzplanung, Nachrichten zur Baustelle und Eingangsrechnungen. Welche App die richtige ist, entscheidet weniger ihr Funktionsumfang als eine einzige Frage: Kommt, was draußen erfasst wird, im Büro an, ohne dass es jemand abtippt?

Dieser Überblick ordnet deshalb nach Aufgaben, nicht nach Anbietern. Zu jeder steht, wofür du sie brauchst, worauf es ankommt und wo das Gesetz mitredet.

Die Frage vor jeder App: Wer tippt abends ab?

Der übliche Weg in einem kleinen Betrieb ist eine Messenger-Gruppe für die Fotos, ein Zettel für die Stunden, eine Tabelle für das Aufmaß und ein Rechnungsprogramm im Büro. Jede dieser Lösungen funktioniert für sich. Die Arbeit entsteht dazwischen: Die Stunden werden vom Zettel in die Lohnabrechnung übertragen, die Mengen aus der Tabelle in die Rechnung, die Fotos aus der Gruppe in einen Ordner.

Darum zuerst eine Probe mit dem letzten echten Auftrag: Wie oft wurde dieselbe Zahl zweimal eingegeben? Jede dieser Stellen ist eine Stelle, an der eine App etwas gewinnt — und eine Stelle, an der zwei getrennte Apps nichts ändern.

1. Arbeitszeit erfassen

Wofür: Lohn, Nachweis gegenüber dem Kunden, Nachkalkulation. Was das Gesetz sagt: Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen — so das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Eine bestimmte Form schreibt das Urteil nicht vor. Im Baugewerbe gelten zusätzlich eigene Aufzeichnungspflichten mit kurzer Frist; welche zwei Pflichten dabei ständig verwechselt werden, steht in Zeiterfassung im Handwerk: zwei Pflichten, die verwechselt werden.

Worauf es ankommt: Die Zeit wird am selben Tag auf der Baustelle erfasst, nicht am Freitag im Büro. Urlaub, Krankheit, Fahrt und Schlechtwetter sind eigene Arten und keine Notiz. Und eine abgerechnete Stunde darf nicht ein zweites Mal auf eine Rechnung können.

Zirko führt zwölf Zeitarten von Arbeits- und Fahrtzeit bis Schlechtwetter, erfasst wird mobil. Eine Stempeluhr mit Standortprüfung gibt es dagegen nicht.

2. Aufmaß nehmen

Wofür: die Menge, die auf der Rechnung steht. Worauf es ankommt: Die Rechnung hinter der Zahl bleibt sichtbar. 38,4-2*(1,26*1,51) sagt in einem Jahr noch, wie die 34,59 Quadratmeter Wandfläche ohne zwei Fenster entstanden sind — eine nackte 34,59 sagt es nicht. Und die Menge vom Telefon sollte ohne Abtippen in die Position gehen.

Die Rechenregeln selbst stehen nicht in der App, sondern im Vertrag: Beim VOB-Vertrag regelt die jeweilige Norm der VOB/C, was übermessen und was abgezogen wird. Mehr dazu in Aufmaß erstellen: die Rechenregeln stehen in der VOB/C.

In Zirko steht die Maßkette in der Position und wird auf dem Server beim Speichern noch einmal nachgerechnet. Einen Laserdistanzmesser kann Zirko nicht anbinden, und fremde Aufmaßdateien nach REB liest es nicht ein.

3. Bautagebuch und Fotos

Wofür: der Nachweis, was an welchem Tag auf der Baustelle los war — Wetter, Personal, Behinderungen, Bedenken. Spätestens bei einer Mängelrüge zählt, was festgehalten ist. Worauf es ankommt: eigene Vorlagen statt eines starren Formulars, Fotos am Bericht statt in einer Chatgruppe, und eine Unterschrift des Kunden auf dem Gerät. Was täglich hineingehört, steht in Bautagebuch führen: Pflicht, Inhalt, Vorlage.

4. Angebot und Rechnung

Wofür: das Geld. Was das Gesetz sagt: Rechnungen an Geschäftskunden werden zur E-Rechnung. Empfangen müssen alle Betriebe sie seit dem 1. Januar 2025; ausstellen müssen sie Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Für welchen Kunden das gilt, klärt E-Rechnungspflicht: Privatkunde, Bauherr oder Generalunternehmer?. Eine ausgestellte Rechnung ist außerdem ein Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO) — eine App, die eine fertige Rechnung nachträglich ändern lässt, hilft dir dabei nicht.

Worauf es ankommt: XRechnung und ZUGFeRD aus demselben Beleg, eine lückenlose Nummernfolge, Abschläge, die in der Schlussrechnung verrechnet werden, und Korrektur über Storno statt Überschreiben.

Zirko erzeugt in Deutschland XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS, aus vierzehn Belegarten in einem Editor; ein fertiger Beleg ist unveränderbar. Wie das im Einzelnen aussieht, zeigt die Seite Auftragsdokumente.

5. Einsatzplanung

Wofür: Wer ist morgen wo? Worauf es ankommt: Urlaub, Krankheit und Feiertage stehen schon auf der Tafel, bevor geplant wird, und der Monteur sieht seinen Einsatz mit Adresse auf dem Telefon. Routen optimieren oder Baustellen auf einer Karte zeigen ist eine andere Aufgabe — und Zirko kann sie nicht.

6. Nachrichten zur Baustelle

Wofür: die Frage vom Gerüst, das Foto vom Schaden, die Rückmeldung an das Büro. Was das Gesetz sagt: Wer Kundendaten und Baustellenfotos über eine App laufen lässt, gibt sie einem Dienstleister, der sie in deinem Auftrag verarbeitet — dafür verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag. Worauf es ankommt: Die Nachricht hängt am Auftrag, nicht am privaten Telefon eines Mitarbeiters, der nächstes Jahr woanders arbeitet. Und sie geht im Funkloch nicht verloren.

In Zirko hängt jeder Verlauf an einem Projekt; einen Einzelchat ohne Auftrag gibt es nicht, und Kunden haben keinen Zugang.

7. Eingangsrechnungen

Wofür: Lieferantenrechnungen, die dem Auftrag zugeordnet werden, damit die Nachkalkulation weiß, was er gekostet hat. Worauf es ankommt: Eine E-Rechnung wird aus dem XML übernommen statt abgetippt, und eine geprüfte Rechnung landet am richtigen Projekt.

Und der Telefonassistent?

Eine achte Kategorie wirbt gerade laut: der KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt. Plancraft und HERO etwa bewarben ihn am 15. August 2026 beide auf ihren Seiten, unter den Namen PORTA und HERO Voice. Zirko hat keinen, und das bleibt so — in Zirko arbeitet kein Sprachmodell, die Automatisierung folgt festen Regeln.

Die Probe vor der Entscheidung

Ein Testzugang zeigt wenig, wenn man ihn mit erfundenen Daten füllt. Nimm einen echten Auftrag der letzten Woche und spiel ihn durch:

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Stand: 4. Oktober 2026. Die Fristen zur E-Rechnung stehen in § 27 Abs. 38 UStG und können sich durch Gesetzesänderungen noch verschieben; maßgeblich ist die Fassung zum Zeitpunkt der Rechnung. Eine gesetzliche Form der Arbeitszeiterfassung gibt es bisher nicht — kommt sie, ändert sich die Frage aus Abschnitt 1.

Was Zirko hier tut: Zeiten, Aufmaß, Bautagesberichte mit Unterschrift, Angebote und Rechnungen, Plantafel, Projektchat und Eingangsrechnungen laufen in einer Anwendung — im Büro im Browser, auf der Baustelle auf iPhone und Android, mit denselben Daten. Zeiten und Nachrichten lassen sich im Funkloch erfassen, solange die App offen ist; wer sie ohne Empfang neu startet, sieht einen Hinweis statt der Oberfläche. Plantafel, Nachkalkulation und Eingangsrechnungen sind nicht in jedem Paket enthalten, welche, steht auf der Preisseite. Was Zirko nicht tut: Anrufe annehmen, Routen planen, einen Laserdistanzmesser anbinden oder ein Lager führen. Was die App auf der Baustelle kann, zeigt die Seite Handwerker-App.