Abschlagsrechnung schreiben: Leistungsstand, Aufstellung, Frist

Die Baustelle läuft seit fünf Wochen, das Material ist bezahlt, die Löhne sind raus — und der erste Abschlag ist noch nicht gestellt. Eine Abschlagsrechnung zu schreiben dauert eine halbe Stunde, wenn die Vorarbeit stimmt, und einen halben Tag, wenn nicht.

Der Leistungsstand kommt aus dem Aufmaß, nicht aus dem Gefühl

Du darfst den Wert der erbrachten Leistung verlangen, und du musst ihn nachweisen (§ 632a Abs. 1 BGB). Das heißt: Bevor du tippst, stellst du fest, was fertig ist. Bei Estrich sind das Quadratmeter je Raum, bei Elektro die Stückzahl gesetzter Dosen und die laufenden Meter gezogenes Kabel, bei Dachdeckung die abgerechnete Fläche je Dachseite.

Was dabei hilft: Miss auf der Baustelle, nicht am Schreibtisch. Verdeckte Leistungen — Leitungen in der Wand, Abdichtung unter dem Belag — lassen sich nach dem nächsten Gewerk nicht mehr feststellen. Wer eine Maßkette im Bautagesbericht festhält, hat sie später in der Position; in Zirko wandert sie unverändert mit einer Herkunftsmarke in den Beleg, sodass nicht zweimal gemessen und nicht zweimal abgerechnet wird.

Die Aufstellung ist die eigentliche Arbeit

Ein Zettel mit „1. Abschlag: 12.000 €“ erfüllt § 632a nicht. Verlangt ist eine Aufstellung, die dem Besteller eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht — also Position für Position, mit Menge, Einheit, Einheitspreis und dem Prozentsatz oder der Teilmenge, die du jetzt abrechnest.

Praktisch heißt das: Dieselbe Gliederung wie im Angebot, dieselben Positionsnummern, nur mit den Mengen dieses Zeitraums. Dein Bauleiter auf der Gegenseite prüft dann in zehn Minuten statt in zwei Tagen, und genau davon hängt ab, wann das Geld kommt. Wie du die Leistungen belegst, die nicht nach Einheitspreis laufen, steht in Regiestunden, Stundenzettel und Aufmaß.

Bei einem VOB-Vertrag ist die Aufstellung zugleich der Auslöser der Frist: Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Die Uhr läuft ab Zugang, nicht ab dem Tag, an dem du gearbeitet hast — zwei Wochen Verzögerung beim Schreiben sind zwei Wochen, die du dir selbst vorfinanzierst.

Die zwei Zahlen beim Privatkunden

Beim Verbraucherbauvertrag gelten zwei Grenzen, die auf der Baustelle gern untergehen. Der Gesamtbetrag aller Abschläge darf 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich der Nachträge nicht übersteigen (§ 650m Abs. 1 BGB). Und mit der ersten Abschlagszahlung ist eine Sicherheit von 5 Prozent der Gesamtvergütung zu leisten (§ 650m Abs. 2 BGB) — abziehbar von genau dieser ersten Zahlung, also 5 Prozent der Gesamtsumme, nicht 5 Prozent des Abschlags.

Wer den Deckel überschreitet, muss den Überhang zurückzahlen. Wer die Sicherheit vergisst, hat eine Forderung, gegen die der Kunde etwas in der Hand hat.

Was auf das Blatt gehört

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung: Die Pflichtangaben gelten sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG), also fortlaufende Nummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Ohne sie hat dein Kunde keinen Vorsteuerabzug und einen guten Grund, nicht zu zahlen. Der Nummernkreis ist dabei kein Detail: In Zirko vergibt der Server die Nummer aus einem von acht Kreisen, damit die Folge auch dann lückenlos bleibt, wenn unterwegs die Verbindung abreißt.

Schreib außerdem hin, welcher Abschlag es ist und auf welchen Leistungszeitraum er sich bezieht. Das klingt banal, ist aber die Angabe, an der später die Schlussrechnung hängt: Dort werden Teilentgelt und Steuerbetrag jedes einzelnen Abschlags abgesetzt (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG), und eine Sammelzeile macht das unmöglich. Die Rechenwege dazu stehen in Abschlagsrechnung und Schlussrechnung; ob dein Beleg eine Abschlags- oder eine Akontorechnung ist, klärt der Unterschied zwischen Akonto und Abschlag.

Die Kette im Blick behalten

Drei Abschläge, eine Schlussrechnung, dazwischen ein Nachtrag: Das ist der Normalfall, und er verrechnet sich schnell. Zirko führt Abschlags-, Teil- und Teilschlussrechnung als Kette an einem Projekt und setzt sie in der Schlussrechnung von der Bemessungsgrundlage ab — oberhalb der Steuerzeile, damit dieselbe Teilleistung nicht zweimal versteuert wird. Liegt der Leistungsstand unter der Summe der bereits berechneten Abschläge, wird das gemeldet, statt eine negative Rechnung zu erzeugen.

Wie die Belegkette in einem Gewerk mit vielen Teilleistungen aussieht, zeigt die Seite für Handwerkersoftware für SHK-Betriebe.