Akontorechnung: was draufgehört und was abgesetzt wird

Eine Akontorechnung darfst du stellen, sobald deine Leistung einen Wert hat — vereinbart sein muss das nicht: „Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen" (§ 632a Abs. 1 Satz 1 BGB). Draufgehört alles, was auf jede andere Rechnung gehört, denn die Rechnungsvorschriften gelten für Anzahlungen sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG), plus ein Hinweis, dass über eine noch nicht ausgeführte Leistung abgerechnet wird. Und in der Schlussrechnung setzt du die vereinnahmten Teilentgelte samt der darauf entfallenden Steuerbeträge ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).

Das Wort „vereinnahmten" im letzten Satz ist die Stelle, an der sich Akontorechnungen von allem unterscheiden, was ein Betrieb sonst schreibt: Abgesetzt wird, was angekommen ist — nicht, was du gestellt hast. Eine Akontorechnung, die der Kunde nie bezahlt hat, gehört nicht in den Abzugsblock.

Das Wort ist eingewandert, die Sache ist deutsches Werkvertragsrecht

„Akonto" kommt aus dem Italienischen (a conto, „auf Rechnung") und ist im schweizerischen und österreichischen Sprachgebrauch die übliche Bezeichnung. In den drei Vorschriften, die in Deutschland am Bau die Abrechnung regeln, kommt es nicht vor: Das BGB spricht von Abschlagszahlung (§ 632a), die VOB/B von Abschlagszahlungen (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 — nachgesehen am 12. September 2026: weder „Akonto" noch „Akontozahlung" stehen dort), das Umsatzsteuergesetz vom Teilentgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung (§ 14 Abs. 5 Satz 1).

Praktisch heißt das: Auf dem Briefkopf darfst du „Akontorechnung" schreiben, dein Kunde versteht es, und keine Vorschrift verbietet es. Nur hängen die Rechtsfolgen nicht am Wort. Welche Frist läuft, wann die Umsatzsteuer entsteht und was in der Schlussrechnung passiert, entscheidet sich an den drei Begriffen oben.

Dieser Artikel beschreibt die Rechtslage in Deutschland. Rechnest du eine Baustelle in der Schweiz oder in Österreich ab, gelten dort eigene Vorschriften über Fälligkeit, Pflichtangaben und Steuersatz — die Sätze unten tragen dort nicht.

Wann du sie stellen darfst: so weit, wie die Leistung steht

Der Anspruch steht im Gesetz und muss nicht im Auftrag stehen. Er hat zwei Bedingungen, an denen es in der Praxis scheitert.

Die erste ist der Nachweis. § 632a Abs. 1 Satz 5 BGB: „Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss." Eine Zeile „1. Akonto: 12.000 €" ist keine Aufstellung. Material zählt mit, aber nur, wenn dem Besteller nach seiner Wahl Eigentum an den angelieferten oder eigens angefertigten Stoffen übertragen oder entsprechende Sicherheit geleistet wird (§ 632a Abs. 1 Satz 6 BGB).

Die zweite ist die Beweislast. Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, darf der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils verweigern — und „die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung verbleibt bis zur Abnahme beim Unternehmer" (§ 632a Abs. 1 Sätze 2 und 3 BGB). Vor der Abnahme musst also du belegen, dass das, was du abrechnest, in Ordnung ist.

Ist die VOB/B vereinbart, kommt eine Frist dazu, die für dich arbeitet: „Ansprüche auf Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig" (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Die Frist läuft ab Zugang der Aufstellung, nicht ab dem Tag, an dem du gearbeitet hast — und § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B verlangt Abschlagszahlungen ausdrücklich „in möglichst kurzen Zeitabständen", einschließlich des darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrages.

Beim Verbraucherbauvertrag gibt es einen Deckel: Der Gesamtbetrag der Abschlagszahlungen darf 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich der Nachträge nach § 650c nicht übersteigen (§ 650m Abs. 1 BGB), und mit der ersten Abschlagszahlung ist eine Sicherheit von 5 Prozent der Gesamtvergütung zu leisten (§ 650m Abs. 2 BGB). Wie beides in der Belegkette zusammenläuft, steht ausführlich in Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: die Kette, an der Geld verloren geht.

Akontorechnung oder Teilrechnung? Das entscheidet die Steuer, nicht der Briefkopf

Dies ist der Unterschied, der in Ratgebern am häufigsten eingeebnet wird, und er kostet Geld, weil an ihm der Zeitpunkt der Steuerentstehung hängt. Das Gesetz ist an der Stelle ungewöhnlich knapp:

„Das gilt auch für Teilleistungen. Sie liegen vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird. Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist, so entsteht insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist." — § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Sätze 2 bis 4 UStG

Die Trennlinie ist die gesonderte Vereinbarung. Habt ihr im Vertrag für einen abgrenzbaren Teil — die Rohinstallation, das Dachgeschoss, den zweiten Bauabschnitt — ein eigenes Entgelt vereinbart, ist dieser Teil eine Teilleistung; sie wird mit einer Teilrechnung endgültig abgerechnet, und die Steuer entsteht mit der Ausführung, egal wann gezahlt wird. Steht nur eine Gesamtsumme im Vertrag und du rechnest den Baufortschritt zwischendurch ab, ist das eine Akonto- bzw. Abschlagsrechnung: Die Steuer entsteht erst, wenn das Geld da ist, und der Betrag wird in der Schlussrechnung wieder abgezogen.

Die letzte Spalte ist kein Beiwerk, sondern der Beleg dafür, dass die Unterscheidung nicht erfunden ist: Sobald eine Rechnung als E-Rechnung nach EN 16931 entsteht, trägt sie im Feld BT-3 einen Belegartcode aus der Liste UNTDID 1001. Dort stehen 326 als „Partial invoice", 875 als „Partial construction invoice", 876 als „Partial final construction invoice" und 877 als „Final construction invoice" (Peppol-BIS-Codeliste, abgerufen am 12. September 2026). Einen Code für „Akontorechnung" gibt es nicht — das Wort ist eine Gewohnheit, kein Belegtyp.

Was auf der Akontorechnung stehen muss

§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG verweist für Anzahlungen auf die gesamten Rechnungsvorschriften: „Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß." Also dieselben Pflichtangaben wie sonst — Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Zwei Angaben verhalten sich bei einer Akontorechnung anders als gewohnt:

Der Leistungszeitpunkt. Es gibt ihn noch nicht, also tritt an seine Stelle „der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt" (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Beim Schreiben steht er in aller Regel nicht fest — dann bleibt das Feld leer, und das ist kein Mangel.

Die Erkennbarkeit als Anzahlung. Die Rechnung muss erkennen lassen, dass mit ihr eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird, etwa durch Angabe des voraussichtlichen Leistungszeitpunkts (UStAE Abschnitt 14.8 Abs. 1). Das ist die Zeile, die auf den meisten selbstgebauten Vorlagen fehlt. Eine Fassung, die trägt:

1. Abschlagsrechnung zum Auftrag 2026-118, Sanitärinstallation Haus Lindenweg 4 Abgerechnet wird der Leistungsstand vom 8. September 2026 laut beiliegender Aufstellung. Die Gesamtleistung ist noch nicht ausgeführt; sie wird voraussichtlich im November 2026 fertiggestellt und dann schlussgerechnet.

Damit ist beides erledigt: der Bezug zur Gesamtleistung und der voraussichtliche Leistungszeitraum. Die Aufstellung nach § 632a Abs. 1 Satz 5 BGB gehört als Anlage dazu, nicht in die Betreffzeile.

Mit Umsatzsteuer — außer in zwei Fällen. Und was Skonto anrichtet

Der Regelfall ist der gesonderte Ausweis: Steuersatz und Steuerbetrag stehen auf der Akontorechnung wie auf jeder anderen. Zwei Fälle weichen ab.

Kleinunternehmer. Wer die Grenzen des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG einhält — 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr — weist keine Umsatzsteuer aus, auch nicht auf einer Akontorechnung. Wer sie trotzdem ausweist, schuldet sie (§ 14c UStG).

Bauleistung an einen anderen Bauleistenden. Dann schuldet dein Kunde die Steuer, und deine Rechnung trägt statt der Steuerzeile die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 5 UStG). Das gilt für die Akontorechnung genauso wie für die Schlussrechnung — wann dieser Fall vorliegt, steht in § 13b UStG: Wann der Kunde die Umsatzsteuer schuldet und nicht du.

Skonto ist der dritte Fall, und er wird oft zu spät bedacht. Ein Skontoabzug ist eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung, und die gehört auf die Rechnung: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG verlangt „jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist". Zieht dein Kunde den Abzug tatsächlich, ändert sich die Bemessungsgrundlage, und du berichtigst den Steuerbetrag für den Zeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 UStG). Wichtig für die Kette: Skonto auf eine Akontorechnung mindert diesen Akonto — in der Schlussrechnung wird dann folgerichtig auch nur der geminderte, tatsächlich vereinnahmte Betrag abgesetzt.

In der Schlussrechnung zählt, was angekommen ist

„Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind." — § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG

Abzusetzen sind zwei Größen, nicht eine: das Teilentgelt und der Steuerbetrag. Und abgesetzt wird nur, was vereinnahmt wurde. Eine Akontorechnung, die du im Juli gestellt hast und die im Dezember noch offen ist, war nie ein vereinnahmtes Teilentgelt — sie darf die Schlussrechnung nicht mindern, sonst forderst du ihren Betrag kein zweites Mal ein und schenkst ihn her.

Ein Beispiel mit 19 Prozent, Auftragssumme 30.000 Euro netto. Zwei Akontorechnungen über 10.000 und 8.000 Euro netto sind gestellt, die erste ist bezahlt, die zweite nicht:

Die ausgewiesene Umsatzsteuer der Schlussrechnung beträgt 3.800 Euro. Die 1.900 Euro aus dem ersten Akonto hast du im August angemeldet; für den zweiten Akonto ist noch keine Steuer entstanden, weil kein Geld geflossen ist. Die offene Akontorechnung wird nicht abgezogen — sie wird vor der Schlussrechnung storniert, damit derselbe Betrag nicht zweimal gefordert wird.

Warum die bequeme Fassung teuer ist: Wer 5.700 Euro Umsatzsteuer ausweist und darunter nur „abzüglich erhaltene Anzahlungen 11.900 €" schreibt, hat auf diesem Beleg mehr Steuer ausgewiesen, als er schuldet. § 14c Abs. 1 Satz 1 UStG: „Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen (unrichtiger Steuerausweis), schuldet er auch den Mehrbetrag." Der Mehrbetrag ist fällig, bis die Rechnung gegenüber dem Empfänger berichtigt ist — und berichtigt wird sie nicht durch Überschreiben, sondern durch Storno oder Rechnungskorrektur mit eigener Nummer, was die GoBD an einer ausgestellten Rechnung verlangen.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass lässt für die Form mehrere Wege zu (Abschnitt 14.8): jeden Akonto einzeln absetzen, die Summe der Anzahlungen und die Summe der Steuerbeträge absetzen, die Bruttobeträge absetzen und die darin enthaltene Steuer gesondert angeben, oder die Anzahlungen in einer Anlage aufführen, auf die die Rechnung ausdrücklich verweist. Zulässig ist auch, gar keine Endrechnung zu erteilen, sondern nur eine Restrechnung über das verbleibende Entgelt — dann entfällt der Abzugsblock. Die einzeln aufgeführte Variante ist trotzdem die bessere: Nur bei ihr lässt sich später zuordnen, welcher Steuerbetrag wann angemeldet wurde.

Wenn der Auftrag platzt, nachdem der Akonto bezahlt ist

Kommt es nach der Zahlung nicht mehr zur Leistung — der Kunde springt ab, der Vertrag wird aufgehoben, die Baustelle stirbt —, dann ist Umsatzsteuer auf einen Umsatz abgeführt, den es nie gab. § 17 Abs. 2 Nr. 2 UStG erfasst genau diesen Fall: Absatz 1 gilt sinngemäß, wenn „für eine vereinbarte Lieferung oder sonstige Leistung ein Entgelt entrichtet, die Lieferung oder sonstige Leistung jedoch nicht ausgeführt worden ist".

Du berichtigst also deinen Steuerbetrag, dein Kunde berichtigt seinen Vorsteuerabzug, und zwar beide für den Zeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist. Behältst du die Anzahlung ganz oder teilweise — etwa als Ersatz für schon erbrachte Arbeit —, bleibt sie insoweit Entgelt; berichtigt wird nur der zurückgezahlte Teil.

Ab wann die Akontorechnung eine Datei sein muss

Die E-Rechnungspflicht unterscheidet nicht zwischen Rechnungsarten: Eine Akontorechnung an einen inländischen Unternehmer ist genauso betroffen wie die Schlussrechnung. Empfangen musst du elektronische Rechnungen seit dem 1. Januar 2025; ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, und ab dem 1. Januar 2028 in jedem Fall. Die Einzelheiten und die Fälle, in denen die Pflicht dauerhaft nicht greift, stehen in an welchen Kunden eine E-Rechnung gehen muss — und an welchen nie.

Für die Akontorechnung folgt daraus ein praktischer Punkt: Ab diesem Zeitpunkt liest die Gegenseite nicht mehr deinen Briefkopf, sondern das Feld BT-3. Ob dort 875 oder 380 steht, entscheidet darüber, ob die Rechnung im System des Kunden als Abschlag oder als reguläre Rechnung ankommt — und ob die Schlussrechnung sich später sauber dagegen verrechnen lässt. Das ist der Moment, in dem die Bezeichnung „Akontorechnung" endgültig zur Sache des Menschen wird und der Code zur Sache der Maschine.

---

Stand: 12. September 2026. Dieser Artikel gibt die Rechtslage in Deutschland wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Zwei Zahlen darin bewegen sich erfahrungsgemäß: Die Umsatzgrenzen des § 19 UStG wurden zum 1. Januar 2025 auf 25.000 und 100.000 Euro geändert, und die Termine der E-Rechnungspflicht (2027 über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, 2028 für alle) hängen an Übergangsregelungen, die der Gesetzgeber ändern kann. Beide vor dem nächsten Auftrag am Gesetzestext nachsehen, nicht im Ratgeber.

Was Zirko hier tut: Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Teilschlussrechnung und Schlussrechnung sind eigene Belegarten mit eigenem BT-3-Code, und die Schlussrechnung setzt nur ab, was auf den Abschlägen tatsächlich eingegangen ist — eine gestellte, aber unbezahlte Abschlagsrechnung wird vor dem Ausstellen namentlich gemeldet und storniert, statt stillschweigend abgezogen zu werden. Was Zirko nicht entscheidet: ob das, was du abrechnest, eine Anzahlung oder eine Teilleistung ist. Das hängt daran, ob für diesen Teil ein Entgelt gesondert vereinbart wurde — und das steht in deinem Vertrag, nicht in der Software.