Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: wo Geld verloren geht

Du darfst eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der bereits erbrachten Leistung verlangen — ohne besondere Vereinbarung, allein aus § 632a Abs. 1 Satz 1 BGB. Beim Privatkunden ist bei 90 Prozent Schluss (§ 650m Abs. 1 BGB). Und in der Schlussrechnung setzt du die vereinnahmten Teilentgelte samt der darauf entfallenden Steuerbeträge ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Genau dieser letzte Satz ist die Stelle, an der Geld verloren geht: Wer die volle Umsatzsteuer auf die Gesamtleistung ausweist und darunter nur den Bruttobetrag der Abschläge abzieht, schuldet den Mehrbetrag ein zweites Mal.

Die Kette aus Abschlägen und Schlussrechnung ist im Handwerk der Normalfall, nicht die Ausnahme. Sie hat drei Bruchstellen — die Berechtigung, die Prüffähigkeit und die Umsatzsteuer. Der Reihe nach.

Der Anspruch: du musst ihn nicht vereinbaren

§ 632a Abs. 1 Satz 1 BGB ist knapp:

„Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen."

Der Anspruch steht also im Gesetz und muss nicht im Auftrag stehen. Er hat aber eine Bedingung, die viele Betriebe übersehen: Der Wert der Leistung ist vom Unternehmer nachzuweisen, und zwar durch eine Aufstellung, die dem Besteller eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Ein Zettel mit „1. Abschlag: 12.000 €" erfüllt das nicht. Angeliefertes oder eigens angefertigtes Material zählt mit — allerdings nur, wenn dem Besteller nach seiner Wahl Eigentum daran übertragen oder eine entsprechende Sicherheit geleistet wird (§ 632a Abs. 1 BGB).

Beim VOB-Vertrag gilt derselbe Grundsatz mit einer harten Frist: Ansprüche auf Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Die Frist läuft ab Zugang der Aufstellung — nicht ab dem Tag, an dem du gearbeitet hast. Wer zwei Wochen wartet, bis er die Aufstellung schreibt, hat sich zwei Wochen später selbst bezahlt.

Der Privatkunde: 90 Prozent und 5 Prozent

Beim Verbraucherbauvertrag — dem Bau eines neuen Gebäudes oder erheblichen Umbaumaßnahmen für einen Verbraucher — greifen zwei zusätzliche Grenzen:

• Deckel bei 90 Prozent. „Verlangt der Unternehmer Abschlagszahlungen nach § 632a, darf der Gesamtbetrag der Abschlagszahlungen 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich der Vergütung für Nachtragsleistungen nach § 650c nicht übersteigen" (§ 650m Abs. 1 BGB). Die Nachträge zählen mit — das erhöht die Bezugsgröße und damit auch den Deckel.
• Sicherheit von 5 Prozent. Mit der ersten Abschlagszahlung ist dem Verbraucher eine Sicherheit für die rechtzeitige Herstellung des Werks ohne wesentliche Mängel in Höhe von 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung zu leisten (§ 650m Abs. 2 BGB). Sie darf durch Einbehalt von der Abschlagszahlung erbracht werden — praktisch also: der erste Abschlag wird um 5 Prozent der Gesamtsumme gekürzt, nicht um 5 Prozent seiner selbst.

Die Abschlagsrechnung ist eine echte Rechnung

Das ist kein formaler Hinweis, sondern hat zwei sehr konkrete Folgen. Wie sie im Einzelnen aufgebaut wird — von der Aufstellung des Leistungsstands bis zur Frist —, steht in Abschlagsrechnung schreiben: Leistungsstand, Aufstellung, Frist.

Erstens: alle Pflichtangaben. § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG: „Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß." Die Absätze 1 bis 4 sind die Rechnungsvorschriften — fortlaufende Nummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Eine Abschlagsrechnung ohne diese Angaben ist für deinen Kunden kein Beleg für den Vorsteuerabzug.

Zweitens: die Steuer entsteht früher. Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten gilt sonst der Zeitpunkt der Leistung. Für Anzahlungen dreht § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG das um:

„Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist, so entsteht insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist."

Maßgeblich ist also der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum. Ein Abschlag, den du im Dezember stellst und der im Januar bezahlt wird, gehört in den Januar.

Die Schlussrechnung: der Satz, an dem es hängt

Wie du das Formular selbst aufbaust — Aufmaß, Abschläge und Einbehalt in der richtigen Reihenfolge —, steht in Schlussrechnung schreiben: Aufmaß, Abschläge und Einbehalt.

„Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind." — § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG

Zwei Dinge sind abzusetzen: das Teilentgelt und der Steuerbetrag. Nicht nur der Bruttobetrag am Ende des Blattes. An einem Beispiel, 19 Prozent:

Die ausgewiesene Umsatzsteuer dieser Schlussrechnung ist 2.280 € — nicht 5.700 €. Die 3.420 € aus den beiden Abschlägen hast du bereits angemeldet und abgeführt.

Warum die falsche Fassung teuer ist: Wer 5.700 € Umsatzsteuer ausweist und darunter „abzüglich erhaltene Anzahlungen 21.420 €" schreibt, hat auf diesem Beleg einen höheren Steuerbetrag ausgewiesen, als er dafür schuldet. § 14c Abs. 1 Satz 1 UStG ist an dieser Stelle unbarmherzig: „Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen (unrichtiger Steuerausweis), schuldet er auch den Mehrbetrag." Der Mehrbetrag ist zu zahlen, bis die Rechnung gegenüber dem Empfänger berichtigt ist.

Jeder Abschlag gehört einzeln in die Aufstellung — mit Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und Steuerbetrag. Eine Sammelzeile „erhaltene Anzahlungen" macht die Rechnung für die Prüfung wertlos, weil sich nicht mehr zuordnen lässt, welcher Steuerbetrag wann angemeldet wurde.

Prüffähigkeit: die zweite Stelle, an der Geld liegen bleibt

Beim BGB-Bauvertrag hängt die Fälligkeit an zwei Bedingungen: Abnahme und prüffähige Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Prüffähig ist sie, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Und dann kommt ein Satz, der für dich arbeitet:

„Die Schlussrechnung gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung begründete Einwendungen gegen ihre Prüffähigkeit erhoben hat." — § 650g Abs. 4 Satz 3 BGB

Wer schweigt, hat die Prüffähigkeit nach 30 Tagen nicht mehr in der Hand. Umgekehrt heißt das: Ein Einwand, der am 40. Tag kommt, ist verspätet — und das solltest du wissen, bevor du dich auf eine Nachbesserung der Rechnung einlässt.

Beim VOB-Vertrag ist die Anforderung konkreter. § 14 Abs. 1 VOB/B: „Der Auftragnehmer hat seine Leistungen prüfbar abzurechnen." Dazu gehören ausdrücklich Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege; Änderungen und Zusätze sind besonders zu kennzeichnen. Und § 14 Abs. 2 VOB/B verlangt, die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen möglichst gemeinsam und dem Fortgang der Leistung entsprechend vorzunehmen — wer erst am Ende aufmisst, hat für alles, was inzwischen verdeckt ist, keinen Beweis mehr.

Was passiert, wenn du gar nicht abrechnest, steht in § 14 Abs. 4 VOB/B: Der Auftraggeber kann die Rechnung nach fruchtloser Fristsetzung selbst auf deine Kosten aufstellen. Er rechnet dann nach seiner Lesart ab, und du zahlst dafür.

Wenn du dich verrechnet hast

Eine ausgestellte Rechnung ist keine Datei mehr, die man aufmacht und ändert. Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 Satz 1 AO) — die Korrektur läuft deshalb über eine Stornorechnung oder eine Rechnungskorrektur, nicht über das Überschreiben des Originals. Für die Umsatzsteuer gilt dasselbe von der anderen Seite: Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wirkt so lange, bis die Rechnung gegenüber dem Empfänger berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 Satz 2 UStG i. V. m. § 17 Abs. 1 UStG).

Die Prüfliste für die nächste Schlussrechnung

1. Sind alle Abschläge einzeln aufgeführt — Nummer, Datum, Netto, Steuerbetrag?
2. Ist der Steuerbetrag der Abschläge abgesetzt, nicht nur der Bruttobetrag?
3. Stimmt die ausgewiesene Umsatzsteuer mit der Steuer auf die Restforderung überein?
4. Sind Nachträge und geänderte Leistungen gekennzeichnet (§ 14 Abs. 1 VOB/B)?
5. Liegen die Mengenermittlungen bei — Aufmaß, Zeichnungen, Stundenzettel?
6. Beim Privatkunden: Sind die 90 Prozent eingehalten und ist die 5-Prozent-Sicherheit gestellt?

Punkt 2 ist der, an dem Betriebe am häufigsten etwas finden — und der einzige in dieser Liste, der unmittelbar Geld kostet.

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Stand: 23. August 2026. Dieser Artikel gibt die Rechtslage wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob dein Vertrag ein Verbraucherbauvertrag im Sinne des § 650i BGB ist und ob die VOB/B wirksam einbezogen wurde, entscheidet der Einzelfall.

Zirko führt Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Teilschlussrechnung als Kette an einem Projekt und setzt sie in der Schlussrechnung von der Bemessungsgrundlage ab — also oberhalb der Steuerzeile, damit dieselbe Teilleistung nicht zweimal versteuert wird. Liegt der Leistungsstand unter der Summe der bereits berechneten Abschläge, wird das gemeldet, statt eine negative Rechnung zu erzeugen. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderbar; korrigiert wird über Storno oder Rechnungskorrektur.