GoBD: was sie verlangen — und was seit Juli 2025 wegfällt

Auf der Fußzeile vieler Handwerkerrechnungen steht noch der Satz, die Aufbewahrungsfrist betrage „für Privatpersonen 2 Jahre und für Unternehmen 10 Jahre". Die zweite Zahl stimmt nicht mehr. § 147 Abs. 3 AO staffelt heute drei Fristen, und die für Rechnungen ist die mittlere:

Wer den alten Satz weiterdruckt, setzt eine falsche Rechtsangabe auf jedes Dokument, das er verschickt. Und das ist nicht die einzige Stelle, an der die verbreitete Auskunft hinterherhinkt: Seit dem 14. Juli 2025 musst du das PDF deiner eigenen Ausgangsrechnung überhaupt nicht mehr speichern. Dazu unten, weil es der Teil ist, der Arbeit abnimmt statt welche zu machen.

Die GoBD sind kein Gesetz — und das ist keine Spitzfindigkeit

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025. Sie geben wieder, wie die Finanzverwaltung die §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung auslegt. Binden tun dich die Paragrafen; die GoBD sagen dir, wie das Finanzamt sie liest — und daran hält es sich, weshalb der Unterschied praktisch gering und rechtlich groß ist.

Praktisch heißt das: Wenn ein Anbieter mit „GoBD-Zertifikat" wirbt, zertifiziert ihn niemand. Die GoBD selbst lehnen Testate für Software ausdrücklich ab, weil sich Ordnungsmäßigkeit immer nur am konkreten Einsatz im konkreten Betrieb beurteilen lässt. Eine Software kann dir die Einhaltung erleichtern; erfüllen musst du sie.

Der eine Satz, an dem alles hängt

§ 146 Abs. 4 AO:

„Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist."

Ein Satz, zwei Konsequenzen, und die zweite fällt in der Praxis regelmäßig durch.

Erstens: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht mehr geändert. Wenn der Betrag falsch war, entsteht eine Stornorechnung und danach eine neue — nicht eine korrigierte Fassung derselben Nummer. Das ist kein Softwarekomfortproblem, das ist der Satz oben. Wie eine Schlussrechnung aufgebaut sein muss, damit dieser Fall gar nicht erst eintritt, steht in Schlussrechnung schreiben: Aufmaß, Abschläge und Einbehalt.

Zweitens: Eine Word- oder Excel-Datei erfüllt ihn nicht. Wer die Rechnungsvorlage für den nächsten Kunden überschreibt, hat den ursprünglichen Inhalt gelöscht und nichts, was das Gegenteil beweist. Rechnungen damit zu schreiben ist erlaubt; sie damit aufzubewahren ist es nur, wenn zusätzliche Maßnahmen die Unveränderbarkeit nachweisbar sichern — und diesen Nachweis führt im Zweifel nicht das Finanzamt, sondern du.

Dazu kommt § 146 Abs. 1 Satz 1 AO, der den Maßstab für das Buchen selbst setzt: „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen." Satz 2 trifft jeden mit Barkasse: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

Was die Fassung vom 14. Juli 2025 streicht

Drei Änderungen betreffen einen Handwerksbetrieb unmittelbar, und alle drei nehmen Pflichten weg.

Die Ausgangsrechnung braucht kein PDF mehr. Der zweite Absatz der betreffenden Randziffer lautet seit Juli 2025:

„Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss unter Berücksichtigung der vorgenannten Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann."

Die Bedingung steht im letzten Halbsatz und ist die eigentliche Anforderung: jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück. Ein Programm, das die Rechnung aus heutigen Stammdaten neu rendert — mit dem heutigen Logo, der heutigen Adresse, dem heutigen Steuersatz —, erzeugt kein identisches Mehrstück, sondern ein anderes Dokument. Die Erleichterung gilt nur, wenn die ausgestellte Fassung eingefroren ist.

Empfangene strukturierte Belege müssen nur inhaltlich übereinstimmen. Randziffer 118 hat den Satz bekommen: Werden Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes empfangen, „bedarf es abweichend zu § 147 Absatz 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung".

Bei einer hybriden Rechnung genügt der strukturierte Teil. Randziffer 119: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG reicht die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der menschenlesbare Teil ist nur erforderlich, „wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke)". Wer also einer ZUGFeRD-Rechnung im PDF-Teil handschriftlich ein Kostenstellenkürzel verpasst, muss beide Teile behalten — wer nichts hinzufügt, nur die XML.

Welcher deiner Kunden überhaupt eine E-Rechnung bekommen muss und ab wann, ist eine andere Frage als die Aufbewahrung; sie steht in E-Rechnungspflicht: Privatkunde, Bauherr oder Generalunternehmer?.

Was ein Handwerksbetrieb wirklich zu tun hat

Die GoBD sind für Konzerne geschrieben und werden entsprechend zitiert. Für einen Betrieb mit zehn Leuten schrumpft die Liste auf vier Punkte.

1. Belege dort erfassen, wo sie entstehen, und nicht im Januar nachtragen. „Zeitgerecht" aus § 146 Abs. 1 AO ist die Anforderung, an der die meisten Betriebe scheitern — nicht an der Technik.
2. Die ausgestellte Fassung einfrieren, nicht neu erzeugen. Erst das trägt die Erleichterung vom Juli 2025.
3. Die Nummernkreise lückenlos halten. Eine gelöschte Rechnungsnummer ist eine Lücke, die ein Prüfer sieht, bevor er irgendetwas anderes ansieht.
4. Eine Verfahrensdokumentation schreiben. Der Maßstab steht in § 145 Abs. 1 AO: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können, und die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Wer beschreibt, welches Programm was macht, wo die Dateien liegen und wer sie anfassen darf, ist nach drei Seiten fertig.

Was dabei oft vergessen wird: Aufzeichnungen sind nicht nur Rechnungen. Stundenzettel, Aufmaßblätter und Bautagebücher sind Aufzeichnungen im Sinne des § 146 AO, sobald sie in die Abrechnung eingehen — dazu Regiestunden, Stundenzettel, Aufmaß: woran der Nachweis scheitert und, für die zweite, davon getrennte Aufzeichnungspflicht gegenüber dem Zoll, Zeiterfassung im Handwerk: zwei Pflichten, die verwechselt werden.

Was ein Verstoß kostet — und warum es keine Strafe ist

§ 158 AO gibt einer ordnungsmäßigen Buchführung einen Vermutungssatz: Sie ist der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Fällt die Ordnungsmäßigkeit weg, fällt die Vermutung mit — und das Finanzamt darf nach § 162 AO schätzen.

Das ist der eigentliche Hebel, und er wird regelmäßig unterschätzt, weil er nicht wie eine Sanktion aussieht. Eine Schätzung ist keine Buße, sondern eine Zahl, die gilt, bis du das Gegenteil belegst. Genau der Beleg fehlt aber, wenn die Buchführung der Grund für die Schätzung war.

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Stand: 24. September 2026. Der Artikel beschreibt die Rechtslage und ersetzt keine Steuerberatung. Das Bewegliche hier ist nicht die Abgabenordnung, sondern das BMF-Schreiben: Die GoBD sind seit 2019 zweimal geändert worden, zuletzt am 14. Juli 2025, und jede Änderung kommt als eigenes Schreiben mit eigenen Randziffernverweisen. Bevor du eine Aufbewahrungsroutine umstellst, sieh auf der Seite des Bundesfinanzministeriums unter „BMF-Schreiben / Abgabenordnung" nach, ob nach dem 14. Juli 2025 ein weiteres dazugekommen ist — der alte Volltext von 2019 steht weiterhin im Netz und liest sich, als gälte er unverändert.

Was Zirko hier tut: Die Belegnummer wird beim Ausstellen vergeben, nicht beim Anlegen, sodass ein gelöschter Entwurf keine Lücke im Nummernkreis hinterlässt; eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern, sondern nur stornieren; und die ausgestellte Fassung wird mit ihren Texten, Beträgen und Steuersätzen eingefroren, statt später aus den aktuellen Stammdaten neu gerendert zu werden — das ist die Bedingung, unter der die Erleichterung vom Juli 2025 überhaupt greift. Was Zirko ausdrücklich nicht tut: Es ersetzt keine Buchführung, schreibt keine Verfahrensdokumentation und kann nicht beurteilen, ob dein Betrieb insgesamt ordnungsmäßig aufzeichnet. Ordnungsmäßigkeit ist eine Eigenschaft deiner Abläufe, nicht eines Programms — und kein Anbieter, auch dieser nicht, kann sie dir bescheinigen.