Schlussrechnung schreiben: Aufmaß, Abschläge und Einbehalt

Die Baustelle ist abgenommen, das Gerüst steht schon woanders, und jetzt liegt die letzte Rechnung an. Sie ist die einzige des Auftrags, die nach dem Absenden nicht mehr korrigiert werden kann, ohne dass ein zweiter Beleg entsteht. Also der Reihe nach.

Zuerst das Schlussaufmaß, dann die Tastatur

Abgerechnet wird, was gebaut wurde, nicht was angeboten war. Nimm das Angebot, geh die Positionen durch und trag die tatsächlichen Mengen ein: Fläche je Raum, laufende Meter je Strang, Stück je Bauteil. Was im Bautagesbericht oder auf dem Aufmaßblatt steht, gehört jetzt in die Position — samt der Maßkette, aus der die Zahl entstanden ist.

Nach welchen Regeln aus den gemessenen Maßen die abrechenbare Menge wird, entscheidet dabei nicht der Zollstock: Aufmaß erstellen — die Rechenregeln stehen in Abschnitt 5 der ATV deines Gewerks.

Beim VOB-Vertrag ist das keine Empfehlung: Die Leistung ist prüfbar abzurechnen, und dazu gehören ausdrücklich Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege; Änderungen und Zusätze sind besonders zu kennzeichnen (§ 14 Abs. 1 VOB/B). Nachträge, die zwischen den Ursprungspositionen untergehen, sind der häufigste Grund für Kürzungen — nicht weil sie unberechtigt wären, sondern weil sie niemand findet.

Wer gar nicht abrechnet, verliert die Kontrolle ganz: Nach fruchtloser Fristsetzung darf der Auftraggeber die Rechnung auf deine Kosten selbst aufstellen (§ 14 Abs. 4 VOB/B).

Jeder Abschlag einzeln — mit seinem Steuerbetrag

Das ist die Stelle, an der Geld verloren geht. Abzusetzen sind die vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Also nicht eine Zeile „abzüglich erhaltene Anzahlungen 21.420 €“ unter der Bruttosumme, sondern je Abschlag eine Zeile mit Nummer, Datum, Nettobetrag und Steuerbetrag — oberhalb der Steuerzeile.

Wer die volle Umsatzsteuer auf die Gesamtleistung ausweist und darunter nur brutto abzieht, hat mehr Steuer ausgewiesen, als er schuldet, und schuldet dann auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Rechenwege und ein durchgerechnetes Beispiel stehen in Abschlagsrechnung und Schlussrechnung, das Schreiben der Abschläge selbst in Abschlagsrechnung schreiben.

Zirko verrechnet die Abschlagskette am Projekt von der Bemessungsgrundlage aus. Liegt der Leistungsstand unter der Summe der bereits berechneten Abschläge, meldet die Anwendung das, statt eine negative Rechnung zu erzeugen.

Der Einbehalt steht nicht in der Positionstabelle

Ein Sicherheitseinbehalt ist kein Preisnachlass. Er wird nach der Steuer vom Zahlbetrag abgezogen — die Umsatzsteuer entsteht auf die volle Leistung, auch auf den Teil, den du noch nicht hast. In Zirko ist er ein eigener Schalter unter der Summe, neben Rabatt, Bauumlage und Zahlungsziel, damit er nicht versehentlich die Bemessungsgrundlage kürzt.

Wann das Geld zurückkommt und wie du es gegen eine Bürgschaft tauschst, steht in Sicherheitseinbehalt: wann das Geld zurückkommt.

Prüffähig heißt: der Bauleiter findet jede Zahl wieder

Beim BGB-Bauvertrag hängt die Fälligkeit an Abnahme und prüffähiger Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Die gute Nachricht steht in Satz 3: Erhebt der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt die Rechnung als prüffähig. Ein Einwand am vierzigsten Tag ist verspätet — das solltest du wissen, bevor du dich auf eine Nachbesserung einlässt.

Ob überhaupt abgenommen wurde und ab wann, entscheidet oft nicht ein Termin, sondern eine Frist: siehe fiktive Abnahme nach § 640 Abs. 2 BGB.

Nach dem Absenden

Eine fertiggestellte Rechnung ist unveränderbar. Korrigiert wird über eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung mit eigener Nummer — kein nachträgliches Bearbeiten, kein Löschen. Das ist keine Bequemlichkeitsfrage: Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wirkt so lange, bis die Rechnung gegenüber dem Empfänger berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 Satz 2 UStG) — und eine Berichtigung ist ein zweiter Beleg, kein geändertes Original.

Wie die Kette vom Aufmaß bis zur letzten Rechnung in einem Gewerk mit großen Flächen aussieht, zeigt die Seite für Handwerkersoftware für Dachdecker.

Die Prüfliste vor dem Absenden ist kurz: Sind alle Nachträge gekennzeichnet? Liegen die Mengenermittlungen bei? Steht jeder Abschlag einzeln mit Netto und Steuer? Ist der Einbehalt unter der Steuerzeile? Und stimmt die ausgewiesene Umsatzsteuer mit der Steuer auf die Restforderung überein?