Zeiterfassung im Handwerk: zwei Pflichten, die verwechselt werden

In einem Handwerksbetrieb im Baugewerbe laufen zwei Stundenaufzeichnungen nebeneinander, und sie haben fast nichts miteinander zu tun. Die eine schuldest du deinem Auftraggeber, die andere dem Zoll. Sie haben verschiedene Fristen, verlangen verschiedene Angaben, und wenn du nur eine davon führst, fehlt dir die andere — auch dann, wenn dieselben Stunden darin stehen.

Das ist der Punkt, an dem in der Praxis die meiste Zeit verlorengeht, und er wird selten sauber getrennt. Wir haben uns im August 2026 durchgelesen, was zu „Stundenzettel Handwerk" auf den ersten Ergebnisseiten steht: In keinem einzigen Treffer standen beide Pflichten nebeneinander. Mal ging es nur um die Vergütung nach VOB/B, mal nur um die Mindestlohn-Dokumentation. Wer die eine Seite liest, hält sie für die ganze.

Die Aufzeichnung für den Zoll: § 17 Abs. 1 MiLoG

Das Baugewerbe ist in § 2a Abs. 1 SchwarzArbG ausdrücklich genannt. Für die dort aufgeführten Wirtschaftszweige — neben dem Baugewerbe unter anderem das Gebäudereinigungsgewerbe und das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe — greift § 17 Abs. 1 MiLoG. Er verlangt, dass du

„Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit … spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnest"

und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrst.

Drei Dinge daran werden regelmäßig unterschätzt.

Erstens hängt die Pflicht am Wirtschaftszweig, nicht am Lohn. Ein Betrieb, der weit über Mindestlohn zahlt, ist nicht befreit. Die Vorschrift steht zwar im Mindestlohngesetz, aber ihr Anknüpfungspunkt ist die Branchenliste aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz.

Zweitens sind es drei Größen, nicht eine. Beginn, Ende und Dauer. „8 Stunden" ist keine Aufzeichnung im Sinne der Vorschrift, weil daraus nicht hervorgeht, wann gearbeitet wurde — und damit auch nicht, ob die Ruhezeit eingehalten war und ob die werktägliche Höchstarbeitszeit des § 3 ArbZG überschritten wurde. Genau deshalb ist die Pause eine eigene Angabe und keine Rechenhilfe: Anwesenheit minus Pause ergibt die Dauer, und beide Zahlen müssen stehen.

Drittens sind sieben Kalendertage kürzer, als sie klingen. Nicht sieben Werktage. Wer am Montag auf der Baustelle war, hat bis zum Ablauf des folgenden Montags Zeit — Wochenende inklusive. Das ist die Frist, an der der Monatszettel scheitert: Gegenüber dem Kunden kann eine Abrechnung zum Monatsende völlig in Ordnung sein, gegenüber dem Zoll ist dieselbe Aufzeichnung für die erste Monatshälfte verspätet.

Die Aufzeichnung für den Kunden: der Stundenlohnzettel

Die zweite Aufzeichnung dient einem ganz anderen Zweck: Sie soll belegen, dass du bezahlt wirst. Dafür gelten die Regeln des Bauvertrags, nicht des Arbeitsrechts — und dort entscheidet vor allem, ob Stundenlohnarbeit überhaupt vereinbart war und ob der Zettel rechtzeitig vorgelegt wurde. Das ist eine eigene Kette mit eigenen Fristen; sie steht ausführlich in woran der Stundennachweis am Bau scheitert, zusammen mit der Sechs-Werktage-Fiktion des § 15 Abs. 3 VOB/B.

Für diesen Artikel zählt nur die Abgrenzung: Ein Stundenlohnzettel, den dein Auftraggeber gegengezeichnet hat, erfüllt § 17 Abs. 1 MiLoG nicht automatisch. Er nennt meist Projekt, Tätigkeit und Stundenzahl — aber nicht zwingend Beginn und Ende, und er wird oft erst zur Abrechnung geschrieben. Umgekehrt gilt genauso: Eine saubere Arbeitszeitaufzeichnung nach MiLoG ersetzt die Stundenlohnvereinbarung nicht. Sie beweist, wie lange gearbeitet wurde, nicht, dass danach abgerechnet wird.

Was das für die Art der Erfassung heißt

Aus den beiden Pflichten folgt, was eine Zeitaufzeichnung im Handwerk führen muss — und es ist mehr als eine Stundenzahl je Tag.

Beginn und Ende, nicht nur die Summe. Sonst fehlt der Vorschrift ihr Kern.

Die Pause als eigenes Feld. Sie ist keine Arbeitszeit, und sie muss aus der Anwesenheit herausgerechnet werden, statt im Kopf verschwunden zu sein.

Fahrtzeit getrennt von Arbeitszeit. Ob eine Fahrt vergütet wird und ob sie Arbeitszeit im Sinne des ArbZG ist, sind zwei Fragen, und sie können verschieden ausfallen — die Fahrt zwischen zwei Baustellen mitten am Tag ist etwas anderes als der Weg von zu Hause zur ersten. Wer beides in einer Spalte vermischt, kann später keine der beiden Fragen mehr aus den eigenen Daten beantworten. Bei Montagen im Ausland kommt mit der A1-Bescheinigung eine dritte Ebene dazu, die bei der Zeiterfassung beginnt, aber nicht dort endet.

Urlaub, Krankheit und Überstundenabbau als eigene Zeitarten. Ein Urlaubstag ist keine Arbeitszeit, aber er zehrt am Anspruch und muss mit dem Tagessoll bewertet werden — sonst stimmt am Jahresende die Restrechnung nicht. Und er fällt an Werktagen anders aus als am Wochenende.

So sieht das in Zirko aus:

Die Kopfzeile summiert Arbeitszeit, Fahrtzeit, Urlaub und Krank getrennt, die Liste führt Pause als eigene Spalte, und Urlaubstage tragen an Werktagen das Tagessoll aus dem Arbeitszeitmodell des Betriebs — am Samstag und Sonntag dagegen einen Strich, weil dort kein Soll zu zehren ist.

Warum „mobil" hier keine Bequemlichkeitsfrage ist

Die Sieben-Tage-Frist ist der Grund, warum die Erfassung dorthin gehört, wo gearbeitet wird. Ein Zettelstapel, der freitags ins Büro kommt und dort liegenbleibt, verletzt die Frist für die Montagsstunden regelmäßig — nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der Weg zu lang ist. Wird die Zeit am Ende des Arbeitstages auf dem Telefon erfasst, ist die Frist strukturell eingehalten, statt jede Woche neu zu erkämpfen.

Der zweite Grund ist die Qualität der Angaben. Beginn und Ende aus der Erinnerung zu rekonstruieren, führt zu runden Zahlen — und runde Zahlen über Wochen hinweg sind das erste, was bei einer Prüfung auffällt.

Was die Aufzeichnung NICHT ist

Zum Schluss eine Abgrenzung, die Geld spart: Arbeitszeitaufzeichnungen sind keine Buchungsbelege. Für Rechnungen und Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre, für die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG zwei. Wer beides in denselben Topf wirft, bewahrt Personaldaten sechs Jahre länger auf als nötig — und das ist kein harmloses Zuviel, sondern ein datenschutzrechtliches Problem. Welche Anforderungen dagegen für die steuerlich relevanten Unterlagen gelten und warum sie unveränderbar sein müssen, steht unter was die GoBD von deinen Unterlagen verlangen.

Die beiden Aufzeichnungen bleiben also getrennt — in der Frist, in der Aufbewahrung und im Zweck. Zusammenfallen dürfen sie nur an einer Stelle: bei der Eingabe. Wer Beginn, Ende, Pause und Projekt einmal erfasst, hat beide bedient.