Faktura zaliczkowa i końcowa w KSeF

Zaliczkę na roboty budowlane dokumentujesz fakturą zaliczkową najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca, a VAT od niej powstaje już w dniu wpłaty — nie w dniu wystawienia faktury. Po odbiorze wystawiasz fakturę końcową, która pomniejsza pełną wartość robót o otrzymane zaliczki i — w KSeF — podaje numery KSeF faktur zaliczkowych. W strukturze FA(3) pierwsza to typ ZAL, druga typ ROZ.

Większość pomyłek w tym łańcuchu bierze się z jednego zdania, które każdy w budowlance zna: „przy usługach budowlanych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury”. To prawda — dla samej usługi. Dla zaliczki obowiązuje inny przepis.

VAT od zaliczki: dzień wpłaty, nie dzień faktury

Art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a mówi, że przy usługach budowlanych lub budowlano-montażowych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Ale art. 19a ust. 8 mówi coś innego o pieniądzach otrzymanych wcześniej:

„Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę (…), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty”.

Wyjątki od tej reguły ustawa wymienia zamkniętą listą — dostawy z ust. 1b i czynności z ust. 5 pkt 4 (media, najem, telekomunikacja, stała obsługa prawna). Usług budowlanych z ust. 5 pkt 3 tam nie ma. Zaliczka na roboty wpłacona 20 października to VAT w JPK_V7 za październik, nawet jeśli fakturę zaliczkową wystawisz 10 listopada. Jak te pozycje trafiają do ewidencji i jakie oznaczenia dostają, opisuje JPK_V7 w budownictwie: terminy, oznaczenia i kara 500 zł.

Osobna faktura zaliczkowa — przy robotach dla firm zawsze

Art. 106b ust. 1a pozwala nie wystawiać faktury zaliczkowej, jeżeli zaliczkę otrzymano w tym samym miesiącu, w którym wykonano usługę. W budowlance ta furtka jest zamknięta. Ust. 1b: przepisu ust. 1a „nie stosuje się w przypadkach, dla których terminy wystawienia faktury określone są w art. 106i ust. 3–8” — a usługi budowlane mają swój termin właśnie w art. 106i ust. 3 pkt 1 (30 dni od wykonania).

Czyli: klient-firma wpłaca zaliczkę 3 grudnia, odbiór jest 18 grudnia — i tak wystawiasz dwie faktury, zaliczkową i końcową. Granica biegnie gdzie indziej, niż się zwykle myśli: obowiązek z art. 106b ust. 1 pkt 4 dotyczy zaliczek od podatników i od osób prawnych niebędących podatnikami. Właścicielowi domu, który wpłaca zaliczkę na remont, fakturę zaliczkową wystawiasz tylko wtedy, gdy o nią poprosi — i tylko jeśli poprosi w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym zapłacił (art. 106b ust. 3 pkt 1a) — VAT od zaliczki powstaje jednak tak samo z dniem wpłaty.

Trzy terminy, które się z tym wiążą:

Drugi wiersz jest ważny dla firm, które najpierw wysyłają fakturę, a potem czekają na pieniądze. To dozwolone — ale VAT i tak powstaje dopiero z wpłatą.

Zaliczka to nie etap odebrany protokołem

Faktura zaliczkowa dokumentuje pieniądze otrzymane przed wykonaniem usługi. Jeżeli umowa przewiduje odbiory częściowe z określoną zapłatą, odebrana część robót jest usługą wykonaną (art. 19a ust. 2) i fakturujesz ją zwykłą fakturą — częściową, nie zaliczkową. Dowodem odbioru etapu i jego daty jest protokół odbioru robót budowlanych — częściowy, z zakresem tego etapu. To rozróżnienie decyduje o rodzaju faktury w KSeF: zaliczka to ZAL, odebrany etap to faktura podstawowa VAT.

Co musi zawierać faktura zaliczkowa

Art. 106f ust. 1 wymienia cztery grupy danych:

1. dane z art. 106e ust. 1 pkt 1–6 (data, numer, strony, NIP-y, data otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty faktury);
2. otrzymaną kwotę zapłaty;
3. kwotę podatku liczoną „od góry”: KP = ZB × SP / (100 + SP), czyli z kwoty brutto zaliczki;
4. dane zamówienia lub umowy: nazwę usługi, ilość, wartość bez podatku, stawki, kwoty podatku oraz wartość całego zamówienia z podatkiem.

Do tego, zgodnie z ust. 2, adnotacje z art. 106e ust. 1 pkt 16–21 — w tym „mechanizm podzielonej płatności”, gdy faktura obejmuje usługi z załącznika nr 15, a kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł. Ta reguła dotyczy więc także faktury zaliczkowej; szczegóły w Wystawianie faktur za roboty budowlane: od protokołu do zapłaty.

W strukturze FA(3) Podręcznik KSeF 2.0 opisuje fakturę zaliczkową tak: RodzajFaktury = ZAL, podsumowanie stawek i P_15 odnoszą się do kwoty zaliczki, element Zamowienie jest wypełniony, a element FaWiersz pominięty. Kilka zaliczek na jednej fakturze to kilka elementów ZaliczkaCzesciowa (najwyżej 31).

Faktura końcowa: pełna wartość minus zaliczki, i numery KSeF

Art. 106f ust. 3: w fakturze wystawianej po wykonaniu usługi „sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty”. Nowe od czasu KSeF jest drugie zdanie: faktura ta „powinna również zawierać numery identyfikujące w Krajowym Systemie e-Faktur faktury wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi”, a przy zaliczkach spoza KSeF — ich zwykłe numery.

W FA(3) to typ ROZ: FaWiersz z pełnymi wartościami robót, podsumowanie stawek i P_15 tylko dla kwoty pozostałej do zapłaty, element FakturaZaliczkowa z numerami KSeF zaliczek, bez elementu Zamowienie.

Jeżeli zaliczki objęły całą zapłatę jeszcze przed końcem robót, numery KSeF poprzednich zaliczek wpisujesz już do ostatniej faktury zaliczkowej (art. 106f ust. 4), a faktura końcowa nie jest obowiązkowa. Kto ją wystawia mimo to, wystawia ROZ „zerową” z P_15 = 0.

Przykład: dwie zaliczki i faktura końcowa

Firma wykończeniowa podpisuje z inwestorem-spółką umowę na wykończenie lokalu usługowego: 120 000,00 zł netto, VAT 23 % = 27 600,00 zł, razem 147 600,00 zł. Roboty mieszczą się w załączniku nr 15, więc każda faktura powyżej 15 000 zł brutto dostaje adnotację o MPP.

VAT z każdej zaliczki: 36 900 × 23 / 123 = 6 900,00 zł oraz 49 200 × 23 / 123 = 9 200,00 zł.

Faktura końcowa pokazuje w pozycjach pełne 120 000,00 zł netto i 27 600,00 zł VAT, odejmuje 70 000,00 zł netto i 16 100,00 zł VAT z zaliczek i do zapłaty zostaje 61 500,00 zł. Kontrola: 147 600 − 36 900 − 49 200 = 61 500. W elemencie FakturaZaliczkowa stoją dwa numery KSeF — obu faktur zaliczkowych. Przy pięciu budowach naraz to pięć takich łańcuchów, dlatego program dla firm budowlanych powinien odejmować zaliczki i przenosić ich numery KSeF sam, zamiast zostawiać to pamięci biura.

Jeden szczegół, który kosztuje miesiąc: VAT od reszty, czyli od 50 000 zł netto, powstaje z wystawieniem faktury końcowej, a najpóźniej z upływem 30. dnia od odbioru (art. 19a ust. 7). Faktura wystawiona 14 stycznia przesuwa ten VAT do stycznia; faktura wystawiona 16 grudnia — do grudnia.

Pięć rzeczy do sprawdzenia przy każdej zaliczce

1. Czy to zaliczka, czy odebrany etap? Protokół częściowy z zapłatą to faktura częściowa, nie zaliczkowa.
2. W którym miesiącu wpłynęły pieniądze? Ten miesiąc, nie data faktury, decyduje o JPK.
3. Czy faktura zaliczkowa ma dane zamówienia z wartością całej umowy z VAT?
4. Czy przy kwocie powyżej 15 000 zł brutto jest adnotacja o MPP?
5. Czy masz numery KSeF wszystkich zaliczek, zanim wystawisz fakturę końcową? Bez nich ROZ jest niekompletna.

---

Stan na 4 października 2026 r., sprawdzony z ustawą o VAT i Podręcznikiem KSeF 2.0, cz. II. Co się zmieni: od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci za wystawioną już fakturę — także zaliczkową wystawioną przed wpłatą — poda w przelewie jej numer KSeF (art. 108g), a firmy korzystające dziś z limitu 10 000 zł miesięcznie (art. 145m) wejdą do KSeF — od tego dnia ich zaliczki również dostaną numery KSeF, które faktura końcowa musi przywołać.

Co robi tu Zirko: zaliczki na projekcie tworzą łańcuch, a faktura końcowa odejmuje je automatycznie nad wierszem VAT — tak, jak wymaga art. 106f ust. 3. Każdą fakturę z łańcucha dla klienta biznesowego Zirko przy wystawieniu sam wysyła do KSeF jako plik FA(3), a jej numer KSeF wraca automatycznie. Faktura zaliczkowa ma typ ZAL i element Zamowienie z wartością całego zlecenia, wziętą ze zlecenia na początku łańcucha; faktura końcowa ma typ ROZ, a w elemencie FakturaZaliczkowa stoją numery KSeF wszystkich odjętych zaliczek. Dopóki któraś z nich jest jeszcze w drodze do KSeF, Zirko wstrzymuje wystawienie faktury końcowej — inaczej jej numeru zabrakłoby w pliku na zawsze. Zaliczka bez numeru KSeF przy dokumencie — na przykład dla osoby prywatnej — trafia do pliku ze swoim zwykłym numerem i oznaczeniem „wystawiona poza KSeF”, a Zirko mówi o tym przed wystawieniem. Czego Zirko dziś nie robi, i mówimy to wprost: plik faktury zaliczkowej niesie obok elementu Zamowienie także pozycje zaliczki w FaWiersz, które Podręcznik w tym miejscu pomija; a częściowa faktura końcowa, która zamyka odebrany etap, trafia do pliku jako ZAL, choć odebrany etap to zwykła faktura (VAT). Ponieważ faktury dla firm idą do KSeF same, odebranego etapu dla klienta-firmy nie wystawiaj w Zirko jako częściowej faktury końcowej — wystaw go w Aplikacji Podatnika jako fakturę VAT. Jak łańcuch zaliczek wygląda w Zirko, pokazuje Oferty i faktury.