Korekta faktury w KSeF: kiedy, jak i z jakim numerem

Błąd na fakturze, która ma już numer KSeF, poprawiasz jedną drogą: fakturą korygującą wystawioną w KSeF przez sprzedawcę, z numerem KSeF faktury pierwotnej i z kwotami podanymi jako różnica. Faktury w KSeF nie da się edytować, anulować ani usunąć, a nota korygująca nabywcy od 1 lutego 2026 r. nie funkcjonuje. Przy błędnym NIP nabywcy nie poprawiasz NIP-u — korygujesz fakturę do zera i wystawiasz nową.

To ostatnie zaskakuje najczęściej, a ma prosty powód. Faktura z błędnym NIP nie leży w KSeF „u klienta z literówką”, tylko u firmy, do której ten NIP należy. Ona ją otrzymała.

Co musi zawierać faktura korygująca

Art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od wejścia KSeF:

• numer kolejny i datę wystawienia korekty;
• numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy korekta (pkt 2a) — z wyjątkiem faktur, którym takiego numeru nie nadano;
• dane faktury pierwotnej z art. 106e ust. 1 pkt 1–5 (data, numer, strony, NIP-y) oraz nazwę usługi objętej korektą;
• przy zmianie podstawy lub podatku — kwotę korekty podstawy i podatku z podziałem na stawki; w innych przypadkach — prawidłową treść korygowanych pozycji.

Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” i przyczyna korekty są dozwolone, ale nieobowiązkowe (ust. 2a). Ust. 4, w brzmieniu od 1 lutego 2026 r., zamyka temat formy: fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury offline24 (art. 106nda ust. 1) — w obu przypadkach trafia ona do KSeF.

Numer KSeF faktury pierwotnej podajesz również wtedy, gdy była wystawiona w trybie offline24, awaryjnym albo przy niedostępności systemu. A korektę faktury offline możesz wystawić dopiero po tym, jak faktura pierwotna dostała numer KSeF (art. 106nda ust. 12).

Który typ korekty: KOR, KOR_ZAL, KOR_ROZ

W strukturze FA(3) pole RodzajFaktury przyjmuje trzy wartości dla korekt:

Element DaneFaKorygowanej zawiera datę i numer faktury pierwotnej oraz wybór: albo znacznik NrKSeF = 1 z numerem KSeF faktury korygowanej, albo znacznik NrKSeFN = 1, który oświadcza, że faktura pierwotna była wystawiona poza KSeF. Ten drugi wariant jest dla faktur sprzed KSeF — dla faktury z numerem KSeF jest po prostu nieprawdziwy. Jak zaliczka i faktura końcowa łączą się w łańcuch, opisuje Faktura zaliczkowa i końcowa w KSeF.

Kwoty jako różnica — także przy drugiej korekcie

Pola podsumowania faktury korygującej — P_13, P_14 dla każdej stawki i P_15 — zawierają różnicę wobec faktury pierwotnej, nie nową pełną kwotę. Przy obniżce różnica ma znak minus.

Przy kolejnej korekcie tej samej faktury różnicę liczysz od stanu po poprzedniej korekcie. W DaneFaKorygowanej nadal wskazujesz fakturę pierwotną; numerów wcześniejszych korekt podawać nie musisz.

Wiersze faktury możesz korygować na trzy sposoby, które Podręcznik KSeF 2.0 dopuszcza obok siebie:

1. Różnica — jeden wiersz korekty na jeden wiersz faktury, z wartością różnicy.
2. Znacznik StanPrzed — dwa wiersze: stan przed korektą (oznaczony, liczony ze znakiem przeciwnym) i stan po korekcie. Zalecany przy zmianie stawki VAT.
3. Storno — wiersz pierwotny z ujemną ilością lub ceną i nowy wiersz prawidłowy.

Przykład: obniżka po reklamacji, potem druga korekta

Firma instalacyjna wystawia w KSeF fakturę spółce zarządzającej budynkiem: montaż wentylacji, 18 000,00 zł netto, VAT 23 % = 4 140,00 zł, razem 22 140,00 zł. Po odbiorze klient reklamuje dwa anemostaty; strony uzgadniają obniżkę o 1 500,00 zł netto.

Druga korekta — kolejna uzgodniona obniżka o 500 zł — liczy różnicę od 16 500 zł, nie od 18 000 zł. Obie korekty w DaneFaKorygowanej wskazują ten sam numer KSeF: faktury pierwotnej. Firma, która takie reklamacje rozlicza co miesiąc na kilku budowach, potrzebuje programu dla firm budowlanych, w którym wystawionej faktury nie da się poprawić — tylko skorygować osobnym dokumentem z własnym numerem, tak jak wymaga KSeF.

Obniżkę podstawy rozliczasz w okresie, w którym wystawiłeś fakturę korygującą w KSeF (art. 29a ust. 13). Korekta in plus — na przykład roboty dodatkowe doliczone do tej samej faktury — idzie do okresu, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia (ust. 17).

Błędny NIP, błędny adres, błędny numer — trzy różne drogi

Pierwszy wiersz jest wyjątkiem wobec drugiego nie bez powodu: Podręcznik KSeF 2.0 mówi, że korekcie nie podlegają błędne numery identyfikujące nabywcę. Dane klienta — nazwę, adres, NIP — trzymaj więc poprawne przed pierwszą fakturą; jak, wylicza Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku.

Pięć pytań przed wystawieniem korekty

1. Czy faktura pierwotna ma numer KSeF? Jeśli tak, wpisujesz go w korekcie. Jeśli to faktura sprzed KSeF — zaznaczasz, że była wystawiona poza KSeF.
2. Czy korygujesz fakturę zaliczkową lub końcową? Wtedy typ KOR_ZAL albo KOR_ROZ, nie KOR.
3. Czy błąd dotyczy NIP-u nabywcy? Wtedy korekta do zera i nowa faktura, nie zmiana NIP-u.
4. Od jakiego stanu liczysz różnicę? Od stanu po ostatniej korekcie.
5. Czy masz dokumentację uzgodnienia obniżki? KSeF nie wymaga potwierdzenia odbioru korekty, ale to, czy obniżka w ogóle należała się klientowi, nadal wynika z umowy i ustaleń — i tego dowodzi się poza systemem.

---

Stan na 4 października 2026 r., sprawdzony z ustawą o VAT w brzmieniu od 1 lutego 2026 r. i Podręcznikiem KSeF 2.0, cz. II. Co się zmieni: od 1 stycznia 2027 r. w KSeF znajdą się także faktury najmniejszych firm, które dziś korzystają z limitu 10 000 zł miesięcznie (art. 145m) — od tego dnia ich korekty też będą wymagały numeru KSeF faktury pierwotnej. Ministerstwo uzupełnia Podręcznik o nowe przykłady; numery przykładów w pliku „Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)” mogą się przesunąć.

Co robi tu Zirko: wystawionego dokumentu nie da się zmienić — poprawia się go korektą faktury albo fakturą storno, osobnym dokumentem z własnym numerem. Z niego powstaje plik FA(3) z kwotami jako różnicą, który Zirko przy wystawieniu sam wysyła do KSeF; numer KSeF korekty wraca automatycznie. Plik wskazuje fakturę pierwotną jej numerem KSeF, a korekta faktury zaliczkowej idzie jako KOR_ZAL, korekta faktury końcowej jako KOR_ROZ. Jeśli faktura pierwotna jest jeszcze w drodze do KSeF, Zirko wstrzymuje wystawienie korekty, aż jej numer będzie znany — inaczej w pliku na zawsze stałoby „wystawiona poza KSeF”. Gdy przy fakturze pierwotnej nie ma numeru KSeF — bo nie przeszła przez KSeF, jak faktura dla osoby prywatnej — plik niesie właśnie to oznaczenie, a Zirko mówi o tym przed wystawieniem. O tym, czy klientowi należy się obniżka, Zirko nie rozstrzyga. Jak wygląda korekta w Zirko, pokazuje Oferty i faktury.