Ewidencja czasu pracy 2026 na budowie i przy umowie zlecenie

Od 8 lipca 2026 r. pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy albo narusza przepisy o czasie pracy, płaci grzywnę od 2000 do 60 000 zł — dwa razy więcej niż do tego dnia (art. 281 § 1 Kodeksu pracy po zmianie z Dz.U. 2026 poz. 473). Ewidencję prowadzisz osobno dla każdego pracownika, dzień po dniu, z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, i przy zatrudnieniu od 2019 r. przechowujesz ją 10 lat. Przy umowie zlecenie Kodeks pracy nie obowiązuje, ale liczbę godzin i tak trzeba potwierdzać, trzymać 3 lata i zapłacić za każdą co najmniej 31,40 zł w 2026 r.

Na budowie dochodzą trzy pytania, których nie zadaje sobie biuro: czy dojazd jest czasem pracy, co z przerwą, której nikt nie wpisał, i kto płaci za deszcz.

Dziewięć pozycji ewidencji pracownika

Art. 149 § 1 Kodeksu pracy mówi, po co ewidencja istnieje:

„Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.”

Co ma w niej stać, wylicza § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dziewięć pozycji, a na budowie każda ma swój konkretny przypadek:

Do dokumentów ewidencji należą też wnioski pracownika, na przykład o indywidualny rozkład czasu pracy, i dokumenty związane z pracą w godzinach nadliczbowych (§ 6 pkt 1 lit. b i c). Bez godzin pracy, ale z ewidencją pozostałych pozycji, prowadzi się ją dla pracowników w zadaniowym czasie pracy, zarządzających zakładem pracy i tych, którzy dostają ryczałt za nadgodziny albo za pracę w nocy (art. 149 § 2).

Papier albo system, i dziesięć lat przechowywania

Kodeks pracy pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą „w postaci papierowej lub elektronicznej” (art. 94 pkt 9a) i każe ją przechowywać przez okres zatrudnienia, a potem „przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł”, chyba że odrębne przepisy przewidują okres dłuższy (art. 94 pkt 9b). Ewidencję pracownika zatrudnionego w 2021 r., który odszedł w marcu 2026 r., trzymasz więc do końca 2036 r.

Te 10 lat dotyczy stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. Dla starszych okres przechowywania ustala się według przepisów obowiązujących przed tą datą (art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r., Dz.U. 2018 poz. 357). Przy zatrudnieniu nawiązanym w latach 1999–2018 skraca się on do 10 lat, liczonych od końca roku złożenia, dopiero wtedy, gdy złożysz do ZUS raport informacyjny (art. 7 ust. 3); dla zatrudnionych przed 1999 r. takiego skrócenia nie ma.

Postać elektroniczna nie oznacza dowolnego pliku. § 9 rozporządzenia wymaga systemu, który zapewnia między innymi integralność treści — zabezpieczenie przed zmianami poza ustalonymi i udokumentowanymi procedurami — oraz „identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian”, a do tego eksport i wydruk. Arkusz na wspólnym dysku, w którym każdy może bez śladu nadpisać komórkę, tego nie zapewnia. To samo dotyczy każdego programu, który nie zapisuje, kto i kiedy zmienił wpis — także Zirko, który przy wpisie czasu zostawia tylko datę i autora ostatniej zmiany.

Umowa zlecenie: nie ewidencja, tylko potwierdzanie godzin

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę obejmuje osobę fizyczną, która przyjmuje zlecenie na rzecz firmy i nie prowadzi działalności gospodarczej, oraz osobę fizyczną z działalnością zarejestrowaną w Polsce albo w państwie spoza UE i EOG, „niezatrudniającą pracowników lub niezawierającą umów ze zleceniobiorcami” (art. 1 pkt 1b). Dla nich nie ma ewidencji z art. 149 Kodeksu pracy. Jest za to art. 8b ust. 1:

„W przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.”

Gdy umowa tego nie określa, zleceniobiorca sam przedkłada informację o liczbie godzin — w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej — przed terminem wypłaty (art. 8b ust. 2). Forma dokumentowa jest najłatwiejsza: wystarczy oświadczenie „w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie” (art. 77² Kodeksu cywilnego), a dokumentem jest każdy „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią” (art. 77³). Wiadomość e-mail z zestawieniem godzin od zleceniobiorcy spełnia ten opis. Najprościej jednak od razu wpisać sposób do umowy, na przykład: „liczbę godzin potwierdza zestawienie wpisów czasu za dany miesiąc, przesyłane zleceniobiorcy do akceptacji przed wypłatą”.

Dokumenty o sposobie potwierdzania i o samych godzinach firma przechowuje przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c). Wynagrodzenie za każdą godzinę nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa (art. 8a ust. 1), a zleceniobiorca nie może się go zrzec (ust. 4); przy umowie na dłużej niż miesiąc wypłaca się je co najmniej raz w miesiącu (ust. 6). W 2026 r. stawka wynosi 31,40 zł (§ 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 r.). Pomocnik, który przepracował na zleceniu 160 godzin w październiku, musi dostać co najmniej 160 × 31,40 zł = 5 024,00 zł. Wypłata niższej stawki to grzywna od 1000 do 30 000 zł (art. 8e).

Godziny nie decydują o rodzaju umowy, ale potrafią go zdradzić. Kto pracuje na rzecz pracodawcy i „pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę”, jest pracownikiem „bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy” (art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy). Zestawienie, w którym zleceniobiorca co dzień zaczyna o 7:00 na budowie wskazanej przez brygadzistę, pokazuje dokładnie te cechy. Od 8 lipca 2026 r. może w takiej sytuacji — gdy firma nie wykona polecenia inspekcji pracy — zapaść decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy. Wydaje ją okręgowy inspektor pracy na podstawie ustaleń inspektora z kontroli (art. 11 ust. 1 pkt 7a i ust. 2 oraz art. 33a ust. 1 i 3 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, dodane przez Dz.U. 2026 poz. 473). Ta sama ustawa daje 12 miesięcy od tego dnia: kto umowę cywilnoprawną zawartą przed 8 lipca 2026 r. w tym czasie dobrowolnie zastąpi umową o pracę, nie odpowiada za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy (art. 16).

Na budowie: dojazd, przerwa i deszcz

Dojazd. Art. 128 § 1 Kodeksu pracy definiuje czas pracy jednym zdaniem:

„Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.”

Miejsce wykonywania pracy określa umowa (art. 29 § 1 pkt 2). Z tych dwóch przepisów wynika prosty test: czy w tej chwili pracownik dysponuje swoim czasem, czy robi to, co mu polecono? Ekipa, która na polecenie zbiera się o 6:30 w bazie i razem jedzie na budowę przy Ząbkowskiej, jest w dyspozycji od bazy. Monter, który dłużej pracuje na jednej budowie i dojeżdża na nią sam z domu, zaczyna czas pracy co do zasady na budowie — to jego zwykłe miejsce pracy. Inaczej jest u montera bez stałego ani zwykłego miejsca pracy, którego firma co dzień wysyła do innego klienta: dla niego dojazd z domu do pierwszego klienta i od ostatniego z powrotem jest czasem pracy (wyrok TSUE z 10 września 2015 r., C-266/14, Tyco, do art. 2 pkt 1 dyrektywy 2003/88/WE). Przejazd z jednej budowy na drugą w ciągu dnia, na polecenie, to znów czas w dyspozycji. Zapisuj dojazd oddzielnie od pracy, żeby w razie kontroli było widać, który czas jest który.

Przerwa. Przerwy z art. 134 — co najmniej 15 minut przy dobowym wymiarze czasu pracy od 6 godzin, kolejne 15 minut powyżej 9 godzin i jeszcze jedne powyżej 16 godzin — „wlicza się do czasu pracy” (art. 134 § 2). Poza systemem przerywanego czasu pracy z art. 139, w którym jedna przerwa do 5 godzin nie jest czasem pracy, do czasu pracy nie wlicza się tylko jedna przerwa do 60 minut na posiłek albo sprawy osobiste (art. 141 § 1). I to wtedy, gdy wprowadzono ją w układzie zbiorowym pracy albo regulaminie pracy — a w umowie o pracę tylko wtedy, gdy pracodawca „nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy” (art. 141 § 2). Kto od każdego dnia odejmuje „pół godziny na śniadanie”, a takiej przerwy w regulaminie nie ma, zaniża godziny w ewidencji.

Deszcz, mróz, wiatr. Art. 81 § 4 Kodeksu pracy:

„Wynagrodzenie za czas przestoju spowodowanego warunkami atmosferycznymi przysługuje pracownikowi zatrudnionemu przy pracach uzależnionych od tych warunków, jeżeli przepisy prawa pracy tak stanowią.”

„Przepisy prawa pracy” to w rozumieniu Kodeksu przepisy Kodeksu pracy i innych ustaw oraz aktów wykonawczych, a także układy zbiorowe i regulaminy (art. 9 § 1). Art. 81 § 4 sam tego wynagrodzenia nie przyznaje, tylko odsyła do przepisu, który je przewiduje — to, czy za deszczowy dzień płacisz, zależy więc od takiego przepisu, w praktyce najczęściej od układu zbiorowego albo regulaminu obowiązującego w twojej firmie. Gdy na czas przestoju powierzysz inną pracę, na przykład porządki w magazynie, należy się wynagrodzenie za tę pracę. Zapisz przestój osobno, z datą i godzinami: od tego wpisu zależy później rozliczenie wynagrodzenia.

Pracownik i zleceniobiorca obok siebie

Obie kolumny mają jedną wspólną cechę: dowodem jest zapis z dnia, w którym praca się odbyła. Zestawienie odtwarzane z pamięci pod koniec miesiąca nie pokaże godziny rozpoczęcia, której wymaga § 6, ani nie przekona inspektora, że zleceniobiorca sam decydował, kiedy zaczyna.

---

Stan na 6 października 2026 r., sprawdzony z Kodeksem pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245), rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2026 poz. 474), ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2024 poz. 1773) i rozporządzeniami Rady Ministrów o płacy minimalnej na 2026 i 2027 r. Artykuł opisuje stan prawny i nie zastępuje porady prawnej. Co się zmieni: od 1 stycznia 2027 r. minimalna stawka godzinowa wynosi 32,30 zł, a minimalne wynagrodzenie 4950 zł (Dz.U. 2026 poz. 1213) — przelicz stawki zleceń przed pierwszą wypłatą w styczniu. Dwunastomiesięczne okno z art. 16 ustawy z 11 marca 2026 r. na dobrowolne zawarcie umowy o pracę biegnie od 8 lipca 2026 r.

Co robi Zirko z godzinami: każdy wpis czasu pracy i czasu dojazdu ma datę, godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia i przerwę — bez godzin od–do wpisu nie da się zapisać. Pole „Przerwa” odejmuje minuty od godzin, więc wpisuj w nim tylko przerwę z art. 141, a nie 15 minut z art. 134. Monter rejestruje czas w telefonie, także bez zasięgu, dopóki aplikacja jest otwarta: wpis leży na urządzeniu i wychodzi, gdy wróci sieć. Nieobecności — urlop, chorobę, szkolenie, przestój pogodowy i pozostałe spośród dwunastu rodzajów czasu — biuro wpisuje w planowaniu pracy, a o większość z nich pracownik może wnioskować z telefonu. Przestój pogodowy nie wypełnia normy dziennej, więc na koncie czasu pracy pokazuje się jako brak godzin; czy za ten czas należy się wynagrodzenie, Zirko nie rozstrzyga. Eksport do XLSX albo CSV zawiera dokładnie to, co przefiltrowałeś, z dwunastu kolumn do wyboru — dla biura kadrowego albo rachunkowego. Czego Zirko nie robi: nie jest programem kadrowo-płacowym i nie sporządza list płac; nie liczy osobno godzin w porze nocnej ani dodatków za nadgodziny z art. 151¹; nie rozróżnia umowy o pracę od zlecenia; nie prowadzi pełnej historii zmian, której § 9 rozporządzenia wymaga od dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej — przy zmienionym wpisie zostają data i autor ostatniej zmiany, a usunięty wpis znika z list i sum; nie ma zegara do stemplowania ani kontroli lokalizacji. Ewidencję do akt prowadzi więc dalej twój program kadrowy albo biuro rachunkowe — z wpisów, które Zirko zbiera na budowie. Jak to wygląda w programie, pokazuje ewidencja czasu pracy w Zirko.