Software voor installateurs: wat je per opdracht moet vastleggen

Een installatiebedrijf verschilt op één punt van elk ander bouwbedrijf: het werkt in korte opdrachten op veel adressen, en bij een deel van die opdrachten bepaalt de wet wíé het werk mag doen. Werk aan een gebouwgebonden gasverbrandingstoestel — een cv-ketel, een geiser, een gashaard — mag alleen worden verricht door een certificaathouder. Dat staat in artikel 6.45 van het Besluit bouwwerken leefomgeving, en het eerste lid ervan is de zin die in de praktijk het meeste losmaakt:

"Aan de regels in dit artikel wordt voldaan door degene die de werkzaamheden uitvoert en degene die de werkzaamheden laat uitvoeren."

Niet alleen de installateur is gebonden, ook zijn opdrachtgever. De Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw schrijft daarover dat het bevoegd gezag — in de meeste gevallen de gemeente — "zowel het installatiebedrijf als de bewoner of de opdrachtgever een sanctie kan opleggen". Wie werk aanneemt dat hij niet mag doen, brengt dus niet alleen zichzelf in de problemen.

Dat is het startpunt voor de vraag waarmee dit artikel begon: wat moet software voor installateurs eigenlijk kunnen? Het antwoord volgt niet uit een functielijst maar uit vier dingen die je per opdracht moet kunnen aantonen.

Wie het werk heeft gedaan, en op welke dag

Artikel 6.45 lid 2 Bbl somt vier werkzaamheden op die aan een certificaathouder zijn voorbehouden:

"a. het installeren van gasverbrandingstoestellen, verbrandingsluchttoevoervoorzieningen of rookgasafvoervoorzieningen; b. het repareren van gasverbrandingstoestellen, verbrandingsluchttoevoervoorzieningen of rookgasafvoervoorzieningen; c. het onderhouden van gasverbrandingstoestellen, verbrandingsluchttoevoervoorzieningen of rookgasafvoervoorzieningen; en d. het in bedrijf stellen en vrijgeven voor gebruik van een gasverbrandingstoestel na werkzaamheden als bedoeld onder a tot en met c."

Onderdeel d is de valkuil. Ook als een collega het toestel heeft vervangen, is het in bedrijf stellen en vrijgeven zelf een gecertificeerde handeling. Wie op vrijdagmiddag even de ketel aanzet omdat de bewoner anders in de kou zit, verricht daarmee een werkzaamheid uit lid 2.

Daaruit volgt de eerste administratieve eis, en het is dezelfde die ook los van dit besluit al geldt: leg per opdracht vast wie er is geweest en op welke dag. Dat is niet alleen een kwaliteitsvraag maar ook een wettelijke verplichting uit de Arbeidstijdenwet, met een eigen bewaartermijn en een eigen boete — zie urenregistratie in de bouw. Eén registratie bedient beide.

Welk toestel, op welk adres

Een installatiebedrijf komt in vijf jaar tijd op honderden adressen en op sommige daarvan vier keer. De klant belt niet over een opdrachtnummer, hij belt over "die ketel van vorig jaar". Zonder een opdracht die aan een adres en een toestel hangt, is dat gesprek een zoektocht door de mailbox.

De tweede eis is daarom eenvoudig en wordt verrassend vaak niet ingevuld: de werklocatie hoort bij de opdracht, niet alleen bij de klant. Bij een VvE, een verhuurder of een woningcorporatie zijn dat twee verschillende adressen — de factuur gaat naar het kantoor, het werk was op de derde etage van een pand in een andere wijk. Wie alleen het factuuradres vastlegt, kan een jaar later niet meer zien waar hij is geweest.

Welk btw-tarief, en waarom

Hier zit voor installateurs het grootste dagelijkse risico, en het grootste misverstand. Nederland kent voor dit werk drie verschillende uitkomsten op dezelfde soort factuur.

De tweede en derde rij worden in de praktijk vaak samengetrokken tot "zonnepanelen zijn 0 %", en daarmee gaat het net zo vaak mis in de andere richting. De wet noemt ze apart: onderdeel a, post 10 dekt de levering van "zonnepanelen en zonnepanelen als dakbedekking, bestemd om te worden geïnstalleerd op of in de onmiddellijke nabijheid van woningen", en onderdeel b, post 7 dekt "de installatie van zonnepanelen en zonnepanelen als dakbedekking, op of in de onmiddellijke nabijheid van woningen". Je montage-uren vallen er dus onder — maar allebei de posten hangen aan het woord woningen. Dezelfde panelen op het dak van een loods of een bedrijfshal gaan tegen 21 procent, panelen én uren.

De vierde rij geldt zodra je niet voor de eindklant werkt maar voor een aannemer. Dan hoort er geen btw-bedrag op je factuur en wel de vermelding "btw verlegd"; wanneer dat precies zo is en wat de twee uitzonderingen zijn, staat in btw verleggen in de bouw.

Wat hieruit volgt voor je administratie: het tarief hoort per post te worden vastgelegd, niet per factuur. Een opdracht waarbij je zonnepanelen legt én een aardlekschakelaar vervangt, draagt twee tarieven op één blad. Een programma dat alleen een factuurtarief kent, dwingt je dan tot twee facturen of tot een fout.

Wat er bij oplevering is afgesproken

De vierde eis is de enige zonder wetsartikel erachter, en het is degene die het vaakst geld kost. Een installateur spreekt aan de deur iets af — "die thermostaat bestel ik na", "de afvoer pak ik mee bij het onderhoud" — en dat verdwijnt in het hoofd van één monteur. Twee maanden later is er een klacht en een verschil van herinnering.

Foto's en een korte notitie bij de opdracht kosten op de dag zelf twee minuten en zijn het enige bewijs dat er later nog is. Sterker wordt het pas als de klant eronder tekent: dan is het geen aantekening meer maar een onderhandse akte, en verschuift de bewijslast naar hem — zie wat een ondertekende werkbon juridisch doet. Bij nieuwbouw en verbouw is er bovendien een tweede reden om dat consequent te doen: het opleverdossier van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen wordt opgebouwd tijdens het werk, niet erna — zie de Wkb en het opleverdossier.

Hoe dat er op een gewone werkdag uitziet

Het beginscherm van een installatiebedrijf in Zirko staat onder dit artikel, in het Nederlands en in euro's. Loop een gewone dag door in de volgorde waarin hij gebeurt, en je ziet welke van die vier dingen waar ontstaat.

Kwart over zeven, in de bus. De monteur opent de inzetten van vandaag op zijn telefoon en ziet per klus het adres, de datum en twee knoppen: de route en het registreren van uren. Hij hoeft niet eerst het kantoor te bellen om te vragen waar hij heen moet.

Half elf, op het adres. De ketel blijkt een ander type dan in de opdracht stond. Hij legt een foto en een notitie bij de opdracht vast. Als daar een prijsverhoging uit voortkomt, is dat het moment waarop je de klant moet waarschuwen — wettelijk, en met het bedrag erbij. Waarom dat moment beslissend is voor je marge, staat in offerte software voor de bouw.

Vier uur, klaar. Hij registreert de uren met de urensoort erbij: werktijd, en de drie kwartier tussen twee adressen als reistijd.

De volgende ochtend, op kantoor. Het beginscherm toont de inzetten van vandaag, de achterstallige facturen met hun bedrag, de conceptfacturen die nog niet zijn verstuurd en de nieuwe inkoopfacturen. Het paneel met het openstaande geld verdeelt dat naar ouderdom — tot dertig dagen, eenendertig tot zestig, meer dan zestig — zodat de vraag "wie moet ik bellen" een antwoord heeft in plaats van een gevoel.

Dat is de hele kunst van software voor installateurs: niet meer schermen, maar de gegevens één keer vastleggen op de plek waar ze ontstaan, zodat ze op kantoor al klaarliggen. Werk je daarnaast voor gemeenten, woningcorporaties of het Rijk, dan komt er nog één kanaal bij — die facturen gaan elektronisch, en hoe dat loopt staat in Peppol voor aannemers en installateurs.

Wat je van een programma niet moet verwachten

Drie dingen die op geen enkele functielijst staan omdat ze er niet op kunnen staan.

Een certificaat. Of jouw bedrijf in het register werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties staat, bepaalt een certificerende instelling, en het staat in het openbare register van de TloKB. Geen administratiepakket kan dat vervangen of aantonen.

Het oordeel of een woning een woning is. Het nultarief voor zonnepanelen hangt aan "op of in de onmiddellijke nabijheid van woningen". Bij een woonboerderij met bedrijfsgedeelte, een woon-werkpand of een schuur bij een woonhuis is dat een feitelijke vraag over het gebouw van jouw klant. Een programma dat daar automatisch 0 procent van maakt, zet je aan het eind van een naheffing.

De beslissing wat je afspreekt. Vaste prijs of richtprijs, dertig dagen of veertien, wel of geen voorschot — dat zijn jouw afspraken. Software kan ze vasthouden en herhalen; bedenken kan ze niet.

---

Stand: 21 september 2026. Dit artikel geeft de regels weer zoals zij op deze datum gelden en is geen juridisch of fiscaal advies. De certificatieschema's voor werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties worden periodiek vervangen en opnieuw aangewezen; controleer in het register van de Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw welk schema op dit moment geldt en of je certificaat daaronder nog loopt. Of een concreet bouwwerk voor het nultarief als woning geldt, beoordeelt de Belastingdienst aan de hand van de feitelijke situatie.

Wat Zirko hier doet: een opdracht draagt haar eigen werklocatie naast het factuuradres, uren worden per medewerker, dag en urensoort geregistreerd, het btw-tarief staat per post en niet per factuur — het nultarief voor zonnepanelen is als apart tarief ingericht naast 21 %, 9 %, verlegde btw en de KOR — en foto's en notities hangen aan het project in plaats van in een mailbox. Wat Zirko niet doet: beoordelen of je voor een werkzaamheid gecertificeerd bent, en niet kiezen welk btw-tarief op een post hoort. Het eerste staat in het register van de TloKB, het tweede volgt uit het gebouw van je klant — en allebei zijn ze te belangrijk om door een programma te laten raden.