Automatisch betekent bij ons: navolgbaar
Elf regels die opvolgen, herinneren en statussen zetten. Jij bepaalt termijn, tekst en trigger; na elke run staat in het logboek wat is gecontroleerd en wat is verstuurd.
Beschikbaar vanaf eind 2026
Zo ziet dat eruit
Elf regels, drie aanleidingen
Een termijn zet in gang: de onbeantwoorde offerte opvolgen, de ongecontroleerde inkoopfactuur aanmanen, waarschuwen voordat een handtekeninglink verloopt, ontbrekende uren bij de medewerker zelf in herinnering brengen. Een statuswissel bij het project zet in gang: mail aan de klant, herinnering aan het bedrijf, betrokkenen toewijzen, bestanden bij de klant opvragen. En een afspraak zet in gang: herinnering aan de ingedeelde persoon, herinnering aan de klant, projectstatus zetten. Elke regel schakel je apart in, elke termijn stel je zelf.
Prijzen bekijkenDe elf automatiseringen, stuk voor stuk
Elke volgt een vaste regel, elke is los uit te zetten, en bij elke staat wat ze niet kan.
Offerte opvolgen
Zirko stuurt de klant 7 dagen na het versturen een opvolgmail als hij de offerte tot dan toe niet heeft geaccepteerd of afgewezen.
Standaard 7 dagen, instelbaar van 1 tot 90.
Eigen tekst mogelijk.
De grens: Zirko ziet alleen wat in Zirko staat: heeft de klant telefonisch toegezegd en heb je het niet ingevoerd, dan volgt de automatisering toch op.
Ongecontroleerde inkoopfactuur
Zirko herinnert het bedrijf wanneer een inkoopfactuur 3 dagen ligt zonder te zijn gecontroleerd.
Standaard 3 dagen, instelbaar van 1 tot 60.
De grens: Geteld wordt vanaf de binnenkomst in Zirko. Facturen die op papier in een map liggen, kent de automatisering niet.
Handtekeninglink verloopt
Zirko meldt het bedrijf 3 dagen voor het verlopen dat een handtekeninglink vervalt — dan kun je op tijd een nieuwe sturen.
Standaard 3 dagen, instelbaar van 1 tot 30.
De grens: Zirko stuurt niet vanzelf een nieuwe link. Het geeft een seintje; verlengen doe je.
Ontbrekende uren
Zirko herinnert de medewerker wanneer een werkdag 3 dagen niet geregistreerd is gebleven.
Standaard 3 dagen, instelbaar van 1 tot 30.
De grens: De basis is het vastgelegde werktijdmodel. Zonder model weet Zirko niet op welke dagen iemand zou moeten werken, en herinnert het niet.
Klant bij statuswissel informeren
Wisselt een project van status, dan stuurt Zirko de klant je bericht voor precies die status.
Per projectstatus instelbaar.
De grens: Per project en status gaat het bericht precies één keer uit — ook als het project dezelfde status later nog een keer bereikt. Alleen de laatst gezette status telt: wie zich verklikt en meteen corrigeert, zet niets in gang.
Projectherinnering aan het bedrijf
Wisselt een project van status, dan krijgt je bedrijf een kort bericht op het eigen adres.
Per projectstatus instelbaar.
De grens: Het bericht gaat naar het e-mailadres van het bedrijf, niet naar afzonderlijke medewerkers. Wie het moet lezen, richt een doorstuurregel in.
Betrokkenen toewijzen
Wisselt een project van status, dan zet Zirko de voor die status vastgelegde mensen op het project.
Per projectstatus instelbaar.
De grens: Zirko wijst toe en verstuurt daarbij niets — wie bericht moet krijgen, zet daarnaast de projectherinnering aan. Er wordt niemand verwijderd: wie al op het project staat, blijft daar. Uitgetreden medewerkers worden overgeslagen.
Bestanden bij de klant opvragen
Wisselt een project van status, dan krijgt de klant een mail met een persoonlijke link. Wat hij uploadt, komt in de projectmap terecht. De link geldt 14 dagen.
Standaard 14 dagen, instelbaar van 1 tot 90.
Per projectstatus instelbaar.
De grens: De link neemt afbeeldingen en PDF tot 20 MB aan, hoogstens 20 bestanden. Per project geldt altijd alleen de laatst verstuurde link — een oudere uit een doorgestuurde mail draagt niet meer. Zirko meldt je elk binnengekomen bestand.
Herinnering aan de medewerker
Zirko stuurt de ingedeelde persoon 1 dagen voor zijn inzet een herinnering per e-mail — naar hem of haar zelf, niet naar de bedrijfsleiding.
Standaard 1 dagen voor de afspraak — meerdere stappen mogelijk.
De grens: De herinnering noemt de planning zoals die op de ochtend van de verzending stond. Wordt er daarna omgepland, dan geldt ze niet meer; de nieuwe gaat de volgende ochtend uit, omdat afspraak of persoon is veranderd. Een afgezegde afspraak haalt een al verstuurde mail niet terug. En: ze gaat naar de betrokken persoon zelf — de bedrijfsleiding krijgt geen kopie. Het logboek vermeldt alleen wanneer, voor welke afspraak en naar welk adres ze ging.
Herinnering aan de klant
Zirko stuurt de klant van het project 7 + 1 dagen voor de afspraak een herinnering per e-mail — in zijn taal.
Standaard 7 + 1 dagen voor de afspraak — meerdere stappen mogelijk.
Eigen tekst mogelijk.
De grens: Deze post verlaat het bedrijf. Ze noemt datum, tijd en de naam van de afspraak — uitdrukkelijk NIET wie er komt: de naam van een medewerker gaat de klant niets aan en zou de dag ervoor toch vaak al een andere zijn. Zirko ziet bovendien niet of een afspraak na verzending wordt afgezegd; een verstuurde mail haalt niemand terug. Een korte voorlooptijd is daarom de veiligere. Projecten zonder vastgelegde klant blijven stil.
Projectstatus bij de eerste afspraak
Zodra voor een project de eerste inzet wordt aangemaakt, zet Zirko de status op “Uitvoering”.
De grens: De wisseling gebeurt EENMAAL per project, bij de eerste inzet. Latere inzetten laten de status zoals hij is — een project dat iemand met de hand verder heeft gezet, wordt nooit teruggehaald. Gearchiveerde projecten blijven onaangeroerd. En: de wisseling telt als elke andere; heb je reacties op de projectstatus aangezet, dan gaan die hier ook af.
Wat erbij hoort
Geen model, geen uitzondering
Noch de beslissing noch de tekst komt uit een taalmodel. Er is geen modelaanbieder in het product en geen op de achtergrond. Wat Zirko schrijft, staat als sjabloon in je instellingen — je kunt het lezen voordat het eruit gaat.
Eerst droog, dan echt
De proefdraai loopt door dezelfde functies als de echte run, maar verstuurt niets en schrijft in hetzelfde logboek. Zo zie je op een echte dag wat er zou zijn gebeurd, voordat de eerste mail naar een klant gaat.
Niets gaat tweemaal eruit
Bij elk geval wordt vastgelegd wat eruit ging: soort, aanleiding met termijn en peildag, document, tijdstip, ontvanger. Dezelfde zaak kan geen tweede keer in gang worden gezet — ook niet als de run tweemaal start. Na een statuswissel wacht Zirko een kwartier, zodat een misklik geen klantmail veroorzaakt.
Dertig dagen vooruit en terug
Het logboek gaat dertig dagen diep, en wat ouder is dan dertig dagen wordt niet meer ingehaald. De dag begint in de tijdzone van je bedrijf, niet in de onze. Zien en wijzigen mogen de automatisering alleen de eigenaar en de kantoorleiding.
De automatisering is een uitbreiding voor € 9,90 per bedrijf en maand — niet per persoon en ongeacht hoeveel van de elf regels je inschakelt.
Elf regels, geen bouwdoos
Je stelt schakelaars, termijnen, teksten, statussen en personen in — maar je bouwt geen eigen als-dan-regels. De run ziet de dag precies één keer, daarom zijn er hele dagen voorloop en uitdrukkelijk geen „een uur vooraf“. Versturen gaat per e-mail; sms en berichtendiensten gebruiken we niet.
Wat er verder bij hoort
Urenregistratie
Twaalf uursoorten, verlofaanvragen, saldi met correcties en een CSV-export met te kiezen kolommen.Meer hieroverOffertes en facturen
Offerte en factuur in één editor: veertien documentsoorten met structuurboom, inmeten en termijnverrekening.Meer hieroverPlanning
Het bord met acht zoomstanden, teams, verlof en gemelde dubbele bezetting.Meer hierover
Voordat je beslist
Hosting
Database en bestanden staan in Frankfurt am Main — ook voor bedrijven buiten Europa.
Zo begin je
Geen dataovernameproject, geen verkoopgesprek ertussen. Je maakt het zelf aan en begint.
Wees erbij vanaf de start
Zirko gaat eind 2026 van start. Schrijf je in, dan laten we het je weten zodra het zover is — één mail, meer niet.
Beschikbaar vanaf eind 2026