Urenregistratie in de bouw: 52 weken bewaren, € 5.000 boete

Een installatiebedrijf met acht man in dienst krijgt de Nederlandse Arbeidsinspectie over de vloer. De uren staan in een schrift en in de telefoon van de uitvoerder; van twee weken in juni is niets meer terug te vinden. Het boetenormbedrag voor het ontbreken van een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden is € 10.000, en de Arbeidsinspectie corrigeert dat naar bedrijfsgrootte: onder de tien werknemers geldt 0,5 maal het normbedrag. De rekening is € 5.000 — voor administratie die niemand heeft bijgehouden, niet voor werk dat verkeerd is gedaan.

Dat is de eerste reden om uren te registreren. Er zijn er drie, ze komen uit drie verschillende wetten, en ze stellen alle drie iets anders aan de registratie. Wie alleen aan de eerste denkt, komt bij de tweede of de derde tekort.

Wat de wet letterlijk eist

Artikel 4:3 lid 1 van de Arbeidstijdenwet, in de versie die sinds 1 juli 2025 geldt:

"Een werkgever en een persoon als bedoeld in artikel 2:7, eerste lid, voert een deugdelijke registratie terzake van de arbeids- en rusttijden welke het toezicht op de naleving van deze wet en de daarop berustende bepalingen mogelijk maakt."

Let op het laatste deel van die zin, want daar zit de norm. De wet schrijft geen formulier voor, geen systeem en geen kolommen. Ze schrijft een doel voor: het toezicht moet mogelijk zijn. Daaruit volgt vanzelf wat erin moet staan, namelijk alles wat een inspecteur nodig heeft om te zien of de arbeids- en rusttijden zijn nageleefd — per persoon, per dag.

Een weekbriefje met "40 uur" haalt die toets niet. Uit één weektotaal blijkt niet of iemand op dinsdag elf uur heeft gemaakt, en of er tussen dinsdag en woensdag elf uur onafgebroken rust zat. De wet noemt geen sector en geen ondergrens: één werknemer in dienst maakt je werkgever, en daarmee geldt artikel 4:3.

De boete, doorgerekend naar bedrijfsgrootte

De Nederlandse Arbeidsinspectie publiceert het normbedrag en de vermenigvuldigingsfactoren. Voor het ontbreken van een deugdelijke registratie is het normbedrag € 10.000; de correctie komt uit de Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet en Arbeidstijdenbesluit 2013.

Twee dingen zijn hieraan opvallend. Het eerste: de factor werkt in je voordeel als je klein bent, maar niet zo veel als je zou hopen — € 5.000 is voor een bedrijf met acht man meer geld dan € 15.000 voor een bedrijf met tweehonderd. Het tweede: dit is de boete voor het ontbreken van de administratie, los van eventuele overtredingen van de arbeidstijden zelf. Die worden apart beboet.

Twee bewaartermijnen die niet gelijk lopen

Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis, en de fout is begrijpelijk: iedereen in een bouwbedrijf kent "zeven jaar bewaren". Dat klopt, maar niet voor deze gegevens.

Artikel 3.2:1 van het Arbeidstijdenbesluit zegt het zo:

"De werkgever en de persoon als bedoeld in artikel 2:7, eerste lid, van de wet bewaart de gegevens en bescheiden met betrekking tot de in artikel 4:3 van de wet neergelegde registratieverplichting ten minste 52 weken, gerekend vanaf de datum waarop de desbetreffende gegevens en bescheiden betrekking hebben."

"Ten minste" is geen maximum. Zolang dezelfde uren óók de onderbouwing zijn van een loonstrook of een factuur, lopen ze mee in de zeven jaar van artikel 52 AWR — en dat is bij gewerkte uren bijna altijd het geval. De praktische regel is daarom: 52 weken is de ondergrens die de Arbeidsinspectie afdwingt, zeven jaar is wat je in werkelijkheid bewaart. Wie na veertien maanden opruimt omdat "de arbeidstijdentermijn voorbij is", gooit het bewijs weg onder de loonkosten van een project.

De derde reden: de keten kijkt mee

De Arbeidsinspectie is niet de enige die je uren wil zien. Werk je als onderaannemer, dan heeft de aannemer boven je dezelfde uren nodig — en om een heel andere reden. Artikel 6 van de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004 verlangt dat zijn administratie onder meer bevat:

"de gegevens inzake de nakoming van die overeenkomst met inbegrip van, naar de eisen van hun bedrijf, een registratie van de personen die zijn ingeleend of werk in (onder)aanneming hebben verricht en van de dagen waarop en de uren gedurende welke die personen werkzaamheden hebben verricht"

Dat is geen arbeidstijdenkwestie maar een aansprakelijkheidskwestie: zonder die gegevens werkt de vrijwarende storting op de g-rekening niet. Wat dat precies inhoudt en welke drie eisen daarbij aan je facturen worden gesteld, staat in het artikel over ketenaansprakelijkheid en de g-rekening.

Voor jou als onderaannemer betekent het iets heel concreets: de aannemer gaat je om personen, dagen en uren vragen, en hij gaat ze per werk gesorteerd willen hebben. Een registratie die alleen per medewerker per week optelt, kun je daar niet uit halen zonder het project erbij te zoeken. Leg het project bij de urenregel vast, niet ernaast.

Wat er per regel in hoort

Uit de drie eisen samen volgt een regel die alle drie bedient. Per registratie:

• datum — één regel per dag, niet per week;
• medewerker — met naam, ook bij ingeleend personeel;
• begin- en eindtijd of het aantal uren, en de pauze apart;
• project of werk — de naam of het nummer waaronder de aannemer het werk kent;
• urensoort — werktijd, reistijd, verlof, ziekte, opleiding;
• omschrijving — één zin over wat er is gedaan.

De urensoort is de kolom die het vaakst ontbreekt en die het meest oplevert. Verlof en ziekte zijn geen arbeidstijd, reistijd tussen werklocaties meestal wel, en woon-werkverkeer niet. Zolang alles als "8 uur" in dezelfde kolom staat, is die vraag achteraf niet meer te beantwoorden — en dan wordt hij beantwoord door degene die de boete uitschrijft.

Registreren waar het werk is, niet op vrijdagmiddag

Een registratie die vrijdags uit het hoofd wordt ingevuld, is geen registratie van arbeidstijd maar een reconstructie ervan. Ze is zelden onjuist op een manier die opvalt, en bijna altijd te rond: acht uur, acht uur, acht uur. Precies dat patroon is voor een inspecteur het eerste signaal dat er niet is geregistreerd maar ingevuld.

Daarom hoort de invoer op de plek waar het werk gebeurt. Het urenscherm van Zirko op de telefoon — het beeld onder dit artikel — laat zien hoe dat eruitziet: per regel een datum, een urensoort en de medewerker, ingevoerd op de bouwplaats en niet vanuit het geheugen op kantoor.

Wat zo'n regel bevat, is precies de eis van artikel 4:3: één regel per persoon per dag, met de soort erbij, vastgelegd op de dag zelf. Die regels zijn daarna op kantoor te filteren op medewerker, project en periode, en te exporteren wanneer de aannemer of de inspecteur erom vraagt.

Tegenover je eigen opdrachtgever werkt die export niet. Hij toont wat jij hebt ingevoerd, en dat is nog geen bewijs dat hij het heeft erkend — daarvoor is zijn handtekening nodig, op de dag zelf, onder de uren van die dag. Wat zo'n ondertekende bon juridisch waard is, staat in de digitale werkbon en de waarde van de handtekening.

Dezelfde uren doen bovendien nog iets waar geen wet om vraagt maar elk bouwbedrijf aan verdient: ze maken de nacalculatie mogelijk. Zonder uren per project weet je pas bij de jaarrekening of een werk geld heeft opgeleverd — en dan is het voor de volgende offerte te laat. Hoe je die uren in een prijs terugvertaalt, staat in het artikel over offerte software voor de bouw.

Twee bedrijven, dezelfde week

Twee installatiebedrijven doen in week 38 hetzelfde werk: een ketelvervanging over vier dagen, met twee monteurs.

Bedrijf A registreert op de bouwplaats. Aan het eind van de week staan er acht regels: vier dagen, twee monteurs, elk met begintijd, pauze, project en soort. Op woensdag staat bij één monteur drie kwartier reistijd apart. De klant belt in november met een klacht over de oplevering; het bedrijf ziet dat er op donderdag nog vier uur is nagewerkt en wie erbij was. De aannemer vraagt in december om de urenverantwoording voor zijn g-rekening en krijgt die als export, per persoon en per dag. De Arbeidsinspectie komt niet langs, maar zou een deugdelijke registratie aantreffen.

Bedrijf B vult vrijdags in: "ketel Keizersgracht, 2 × 32 uur". Dat is niet onwaar, het is alleen niets. Bij de klacht in november is niet te zien dat er is nagewerkt, laat staan door wie. De aannemer krijgt een totaal waar hij niets mee kan en trekt zijn vrijwarende storting terug. En als de Arbeidsinspectie langskomt, is de vraag niet of er een boete volgt maar welke factor erop wordt losgelaten.

Het verschil tussen A en B is geen systeem en geen investering. Het is de plek waar de regel wordt ingevoerd: op de bouwplaats of achteraf uit het geheugen.

---

Stand: 21 september 2026. Dit artikel geeft de wettelijke verplichtingen weer en is geen juridisch advies. De boetenormbedragen en de vermenigvuldigingsfactoren staan in de Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet en Arbeidstijdenbesluit 2013 en worden periodiek aangepast; controleer het bedrag bij de Nederlandse Arbeidsinspectie voordat je er een beslissing op baseert. Voor de arbeidstijden zelf — maximale diensten, nachtarbeid, rusttijden — kan je cao strengere grenzen stellen dan de Arbeidstijdenwet.

Wat Zirko hier doet: uren worden per medewerker, per dag en per project vastgelegd, met begin, einde, pauze en urensoort, en ze zijn te filteren en te exporteren met datum, medewerker en project erbij — de vorm waarin de Arbeidsinspectie en de aannemer in de keten ze allebei kunnen gebruiken. Wat Zirko niet doet: beoordelen of een gewerkte dienst onder de Arbeidstijdenwet of je cao is toegestaan, en ook geen uren invullen die niemand heeft ingevoerd. Een registratie die door de software wordt bedacht, is precies het tegenovergestelde van wat artikel 4:3 vraagt.