私たちの「自動」は、追跡できるという意味です

• 見積書のフォローアップ

  送付から7 日経っても見積書が承諾も辞退もされていない場合、Zirkoは顧客にフォローアップのメールを送ります。

  初期値は7日、1〜90日で設定できます。

  文面は自由に変更できます。

  限界: ZirkoはZirkoの中にあることしか知りません：顧客が電話で承諾したのに記録していなければ、この自動化ルールはそれでもフォローアップします。

• 未確認の受取請求書

  受取請求書が3 日確認されないまま置かれていると、Zirkoは事業者に通知します。

  初期値は3日、1〜60日で設定できます。

  限界: 数えるのはZirkoへの到着からです。紙のままファイルに綴じられている請求書のことは、この自動化ルールは知りません。

• 署名リンクの失効

  署名リンクの失効の3 日前に、Zirkoが事業者に知らせます — 間に合ううちに新しいリンクを送れます。

  初期値は3日、1〜30日で設定できます。

  限界: Zirkoが新しいリンクを勝手に送ることはありません。知らせるのはZirko、延長するのはあなたです。

• 未入力の時間

  勤務日が3 日記録されないままだと、Zirkoがスタッフに知らせます。

  初期値は3日、1〜30日で設定できます。

  限界: 基礎になるのは登録された勤務時間モデルです。モデルがないと、Zirkoは誰がどの日に働くはずかを知らず、通知もしません。

• ステータス変更を顧客に通知

  案件のステータスが変わると、Zirkoはそのステータス用に用意したメッセージを顧客に送ります。

  案件ステータスごとに個別に設定できます。

  限界: 案件とステータスの組み合わせごとに、メッセージはちょうど1回だけ送られます — 後で同じステータスに再び達しても送られません。数えるのは最後に設定されたステータスだけです：クリックを誤ってすぐ直した場合、何も起きません。

• 事業者への案件通知

  案件のステータスが変わると、事業者自身のアドレスに短い通知が届きます。

  案件ステータスごとに個別に設定できます。

  限界: 通知は事業者のメールアドレスに送られ、個々のスタッフには送られません。読むべき人は転送を設定してください。

• 担当者の割り当て

  案件のステータスが変わると、Zirkoはそのステータス用に登録された人を案件に割り当てます。

  案件ステータスごとに個別に設定できます。

  限界: Zirkoは割り当てるだけで、何も送信しません — 通知が必要な場合は、あわせて案件通知をオンにしてください。誰も外されることはありません：すでに案件にいる人はそのまま残ります。退職したスタッフはスキップされます。

• 顧客にファイルを依頼

  案件のステータスが変わると、顧客に専用リンク付きのメールが届きます。アップロードされたものは案件フォルダーに入ります。リンクの有効期間は14 日です。

  初期値は14日、1〜90日で設定できます。

  案件ステータスごとに個別に設定できます。

  限界: リンクは20 MBまでの画像とPDFを、最大20ファイル受け付けます。案件ごとに有効なのは最後に送られたリンクだけです — 転送メールの中の古いリンクはもう使えません。届いたファイルは、Zirkoが一件ずつお知らせします。

• スタッフへのリマインダー

  Zirkoは配置されたスタッフに、現場予定の1日前にメールでお知らせします — 本人宛てであり、経営陣宛てではありません。

  初期値は予定の1日前 — 複数段階も設定できます。

  限界: リマインダーには、送信当日の朝の時点の計画が記載されます。その後に計画が変更されるとリマインダーは無効になり、予定や担当者が変わったことを反映した新しいリマインダーが翌朝送信されます。キャンセルされた予定でも、送信済みのメールは取り戻せません。また、メールは本人にのみ届きます — 経営陣に写しは届きません。記録に残るのは、いつ、どの予定について、どのアドレスに送ったかだけです。

• お客様へのリマインダー

  Zirkoは案件のお客様に、予定の7 + 1日前にメールでお知らせします — お客様の言語で。

  初期値は予定の7 + 1日前 — 複数段階も設定できます。

  文面は自由に変更できます。

  限界: このメールは会社の外に出ます。日付・時刻・予定の名前を記載します — 誰が行くかは、あえて記載しません：スタッフの名前はお客様に知らせる事柄ではなく、前日の時点ではすでに別の人になっていることも多いためです。また、送信後に予定がキャンセルされてもZirkoはそれを把握できません。送信済みのメールは取り戻せないため、短めの事前通知のほうが安全です。顧客が登録されていない案件については、何も送信されません。

• 初回予定時の案件ステータス

  案件に最初の現場予定が作成されると同時に、Zirkoはその案件のステータスを「実行状況」に設定します。

  限界: 切り替えは案件ごとに一度だけ、最初の現場予定の作成時に行われます。以後の現場予定はステータスをそのままにします — 手動で先のステータスに進められた案件が、後ろに戻されることはありません。アーカイブ済みの案件には触れません。また、この切り替えは他の切り替えと同じように扱われます：案件ステータスに反応する自動化を有効にしている場合、ここでも発動します。

• モデルなし、例外なし

  判断も文面も、言語モデルからは生まれません。製品の中にも背後にも、AIベンダーは存在しません。Zirkoが書く内容はテンプレートとして設定画面にあります — 送信される前に、ご自身で読めます。

• まずドライ、それから本番

  ドライランは本番と同じ関数を通りますが、何も送信せず、同じログに書き込みます。実際の1日を使って、最初のメールがお客様に届く前に、何が起きたはずかを確認できます。

• 何も二度は送られません

  処理ごとに、何が送信されたかが記録されます：種類、期限と基準日つきのトリガー、帳票、時刻、宛先。同じ事柄が二度トリガーされることはありません — 実行が二重に起動した場合でも。ステータス変更の後、Zirkoは15分待ちます。クリックミスがお客様へのメールを引き起こさないように。

• 30日、前にも後ろにも

  実行ログは30日分あり、30日より古いものは後追い実行されません。1日の始まりは御社のタイムゾーンで数えます。私たちのではありません。自動化を閲覧・変更できるのはオーナーと事務管理者だけです。

自動化は事業者ごと・月額￥1,700の追加オプションです — 人数単位ではなく、11のルールをいくつ有効にするかにもよりません。

• 勤怠管理

  12種類の時間種別、休暇申請、補正履歴つきの残高、列を選べるCSVエクスポート。詳しく見る

• 帳票

  見積書と請求書を1つのエディターで。14種類の帳票に、明細の階層ツリー、実測、出来高払いの相殺つき。詳しく見る

• 人員配置計画

  8段階ズームの配置ボード。チーム配置、休暇表示、二重配置の警告つき。詳しく見る

• サーバー所在地

  データベースとファイルはドイツ・フランクフルトにあります。ヨーロッパ域外の事業者でも同じです。

• 始め方

  データ移行プロジェクトも、営業トークもありません。ご自身で登録して、すぐに始められます。