Factura proforma: documentul care nu există în Codul fiscal

14 septembrie. O firmă de instalații trimite o proforma de 12.000 lei pentru avansul de 30 % dintr-o lucrare de 40.000 lei. Fiscal nu se întâmplă nimic: proforma nu naște TVA, nu se înregistrează nicăieri și nu pleacă spre ANAF.

22 septembrie. Clientul plătește. În acest moment — nu la emiterea proformei și nu la finalizarea lucrării — TVA-ul devine exigibil, pentru că exigibilitatea intervine la data încasării avansului.

15 octombrie. Este ultima zi în care factura de avans mai poate fi emisă legal. De aici pornesc încă 5 zile lucrătoare pentru transmiterea ei în RO e-Factura.

Trei date, trei regimuri diferite, și un singur document dintre cele trei care contează pentru fisc. Mai jos, de ce este așa.

Cuvântul „proforma” nu apare în Codul fiscal

Este cea mai scurtă explicație a întregului subiect. Codul fiscal reglementează factura la art. 319, cu tot ce trebuie să conțină și cu termenele de emitere. Proforma nu figurează acolo, nu are o definiție legală și nu produce, prin ea însăși, niciun efect fiscal.

Ce este atunci? O ofertă de plată. Spune cât costă, ce conține prețul și cum se achită, pentru ca beneficiarul să poată pregăti plata — la o asociație de proprietari, de exemplu, pentru a putea supune suma aprobării. Este un document comercial util și perfect legal; doar că nu este un document fiscal.

Din asta decurg trei consecințe practice, și toate trei se încalcă des:

• nu se înregistrează în jurnalul de vânzări și nu intră în decontul de TVA;
• nu se transmite în RO e-Factura, pentru că OUG nr. 120/2021 vizează facturile în înțelesul Codului fiscal;
• nu se numerotează în seria facturilor, pentru că seria facturilor trebuie să fie continuă.

Ceea ce proforma face, în schimb, este să pregătească o plată — iar plata este exact evenimentul care declanșează totul.

Ce declanșează taxa: încasarea, nu documentul

Regula generală este că exigibilitatea intervine la data faptului generator. Excepția care privește avansurile este la art. 282 alin. (2) lit. b) din Codul fiscal: taxa devine exigibilă „la data la care se încasează avansul, pentru plățile în avans efectuate înainte de data la care intervine faptul generator”.

Avansul înseamnă plata parțială sau integrală a contravalorii bunurilor și serviciilor, efectuată înainte de livrare sau de prestare. Două lucruri se deduc de aici și amândouă contrazic practica obișnuită.

O proforma emisă și neplătită nu are niciun efect. Poate sta trei luni în inbox; fiscal nu s-a întâmplat nimic, iar dacă lucrarea nu se mai face, nu e nimic de stornat, pentru că nu s-a emis nimic.

Un avans încasat produce efecte chiar dacă nu s-a emis nicio factură. Banii intrați în cont pornesc ceasul indiferent de documente. Acesta este cazul în care firma întârzie: a încasat pe baza proformei, consideră că „a facturat deja” și descoperă la sfârșitul lunii următoare că termenul a trecut.

Momentul în care se naște TVA-ul la lucrările de construcții-montaj, cu situația de lucrări și acceptarea ei, este tratat separat și în detaliu: Situația de lucrări și factura de avans: când se naște TVA-ul.

Termenul de emitere curge de la încasare

Factura se emite cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care s-a încasat avansul (art. 319 alin. (16) din Codul fiscal).

Acest termen este generos în aparență și scurt în practică, pentru că se măsoară din data încasării, nu din data la care cineva se uită în extras. Un avans încasat pe 22 septembrie are termen până pe 15 octombrie; un avans încasat pe 30 septembrie are exact același termen. Diferența de opt zile între cele două încasări nu se regăsește în termen.

Peste acest termen se suprapune cel din OUG nr. 120/2021: transmiterea în RO e-Factura se face în 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere de mai sus. Cine emite pe ultima zi nu câștigă timp pentru transmitere — cele două termene se închid aproape simultan. Regimul complet al obligației, împreună cu modul de calcul al amenzilor, este aici: e-Factura ANAF: cine este obligat și de la ce dată.

Serie separată, și de ce nu este o chestiune de ordine

O proforma numerotată în seria facturilor produce una dintre două probleme, în funcție de ce se întâmplă mai departe.

Dacă lucrarea se face, aceeași sumă apare de două ori sub același număr, o dată ca proforma și o dată ca factură — sau, mai rău, sub două numere consecutive, ca și cum ar fi două vânzări.

Dacă lucrarea nu se face, în seria de facturi rămâne o lipsă: un număr atribuit căruia nu îi corespunde nicio factură. Continuitatea numerotării este primul lucru care se verifică într-un control, tocmai pentru că este ușor de verificat.

Soluția este banală și nu costă nimic: o serie proprie, vizibil diferită — PF pentru proforme, F pentru facturi — și două contoare independente.

Cât se păstrează, și de ce cazurile vechi sunt regula

Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui de încheiere a exercițiului financiar în care au fost întocmite. Termenul figurează la art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma dată de Legea nr. 36/2023; până la 15 ianuarie 2023 erau 10 ani, iar statele de salarii se păstrau 50 de ani.

Proforma nu intră în această obligație, pentru că nu este document justificativ. Factura de avans intră — și asta contează mai mult decât pare, pentru că ea poartă cota de TVA în vigoare la data încasării.

Cota standard a urcat de la 19 % la 21 % la 1 august 2025. Cu un termen de păstrare de cinci ani, facturile de avans emise sub cota veche vor fi în arhivă până în a doua jumătate a deceniului. Pentru o firmă de construcții cu lucrări care se întind pe mai multe luni, cazurile vechi nu sunt excepția, ci regula — și un șablon de proforma rămas la cota veche produce o sumă pe care clientul o aprobă și pe care factura nu o poate confirma. Aceeași capcană se întinde și asupra documentului dinaintea proformei: Ofertă de preț pentru prestări servicii: ce o face să te oblige.

Două firme, același avans, același client

Amândouă execută o lucrare de 40.000 lei fără TVA, cu avans de 30 %, și amândouă trimit o proforma pe 14 septembrie. Clientul plătește amândurora pe 22 septembrie.

Firma A consideră proforma drept factură. Banii au intrat, documentul există, treaba pare închisă. Pe 15 octombrie termenul de emitere expiră fără ca factura de avans să fi fost emisă; în consecință, nici transmiterea în RO e-Factura nu a avut loc. Factura reală apare abia în noiembrie, odată cu situația de lucrări. Netransmiterea în termen se sancționează cu amendă egală cu 15 % din valoarea totală a facturii — 2.178 de lei pentru un avans de 14.520 de lei cu TVA — la care se adaugă amenda contravențională separată prevăzută de aceeași ordonanță.

Firma B tratează proforma ca pe ce este: o ofertă de plată. Pe 23 septembrie, a doua zi după ce vede încasarea în extras, emite factura de avans de 12.000 lei plus TVA 21 %, o transmite în RO e-Factura în aceeași săptămână și trece proforma pe „achitată” în seria ei proprie. La finalizarea lucrării, factura finală scade avansul deja facturat, iar cota este aceeași pe ambele documente.

Diferența dintre cele două nu este un document în plus. Este o zi: ziua în care cineva s-a uitat în extrasul de cont și a înțeles că plata, nu hârtia, pornise ceasul.

---

Situație la 24 septembrie 2026. Articolul descrie starea dreptului și nu înlocuiește consultanța contabilului pentru o speță anume. Termenele din RO e-Factura s-au modificat deja o dată, de la zile calendaristice la zile lucrătoare, iar modul de calcul al zilelor lucrătoare urmează regulamentul european privind termenele — înainte de a construi un flux de lucru pe ele, verifică forma consolidată a OUG nr. 120/2021 la data respectivă, nu forma pe care ai citit-o la introducerea sistemului.

Ce face Zirko: avansurile deja facturate se scad automat din factura finală, iar lista de documente arată pentru fiecare piesă starea ei — ciornă, emisă, restantă, plătită. Numerotarea facturilor este continuă și o factură emisă nu se mai modifică: se stornează și se emite din nou. Ce nu face Zirko: nu are un tip de document propriu pentru proformă — proforma o întocmești alături de seria de facturi, nu în interiorul ei. Și nu citește extrasul tău de cont: nu știe în ce zi a intrat avansul. Data încasării, care pornește termenul de la art. 319 alin. (16), o introduci tu sau o preia contabilul din bancă.