Privaatsuspoliitika (Datenschutzerklärung)

See privaatsuspoliitika avaldatakse eesti ja saksa keeles. Eestikeelne redaktsioon ei ole pelgalt viisakustõlge: see avaldatakse eestikeelse teabena teenuse omaduste ja kasutamistingimuste kohta keeleseaduse § 17 lõike 2 tähenduses. Privaatsuspoliitika ei ole lepingu osa (üldtingimuste § 16), vaid IKÜM artiklite 13 ja 14 kohase teavitamiskohustuse täitmine; kui eesti- ja saksakeelne redaktsioon teineteisest erinevad, lähtutakse saksakeelsest redaktsioonist, välja arvatud juhul, kui imperatiivne õigus näeb ette teisiti.

1 · Vastutav töötleja

Oliver Wagener Ahnekamp 41, 31137 Hildesheim, Deutschland Esindaja: Oliver Wagener E-post: datenschutz@zirko.io

Andmekaitsespetsialisti ei ole määratud; IKÜM artikli 37 ja § 38 BDSG (Saksamaa föderaalse andmekaitseseaduse § 38) tingimused ei ole praegu täidetud.

2 · Kaks rolli: vastutav töötleja ja volitatud töötleja

Zirko on tarkvara käsitööettevõtetele (Handwerksbetriebe). Seetõttu töötleme isikuandmeid kahes erinevas rollis; kumb neist teie suhtes kehtib, sõltub sellest, kes te olete:

Te külastate meie veebisaiti või olete meie lepingupartner. Siis oleme meie vastutav töötleja — lehtede edastamise, teie kasutajakonto, lepingu ja arvelduse osas. Mida me seejuures teeme, on kirjas 4. peatükis.

Te olete Zirkot kasutava ettevõtte (Betrieb) klient, tarnija või töötaja. Siis on teie andmed Zirkos seetõttu, et see ettevõte on need sinna sisestanud. Vastutav töötleja on tema, mitte meie; meie oleme tema volitatud töötleja ja tegutseme üksnes tema juhiste alusel (IKÜM artikkel 28). Seepärast esitage andmetega tutvumise, nende parandamise ja kustutamise nõue sellele ettevõttele. Kui selline päring jõuab otse meieni, edastame selle viivitamata ja toetame ettevõtet vastamisel — ise me sellele vastata ei tohi. Mida selles rollis töödeldakse, on kirjas

1. peatükis.

3 · Õiguslikud alused lühidalt

• IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt b — leping ja lepingueelsed meetmed (kasutajakonto, teenuse osutamine, arveldus).
• IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt c — juriidiline kohustus (meie enda raamatupidamise säilitamine, § 147 AO — Saksamaa maksukorralduse seadustiku § 147).
• IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f — õigustatud huvi (turvaline ja stabiilne töö, väärkasutuse tõrjumine).
• IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt a — nõusolek; see on aluseks üksnes huviliste nimekirja kandmisel (4.7).
• IKÜM artikkel 28 — volitatud töötlemine meie klientide jaoks.

Peale selle me nõusolekut ei küsi: veebisaidi ja rakenduse töös ei toimu töötlemist, mis nõusolekut nõuaks (7. peatükk).

4 · Mida me vastutava töötlejana töötleme

4.1 Veebisaidi ja rakenduse avamine

Avamisel töötleb majutusteenuse pakkuja serveri- ja juurdepääsulogisid: IP-aadress, ajahetk, päringu aadress, viitav aadress ja brauseri tunnus. Need on edastamiseks tehniliselt vajalikud ja teenivad rünnete tõrjumist.

• Õiguslik alus: IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f, sisse logitud kasutajate puhul lisaks punkt b.
• Saaja: Vercel (6. peatükk).
• Säilitamise tähtaeg: majutusteenuse pakkuja säilitusaja järgi. Me ei pea omaenda püsivat koopiat ega analüüsi neid logisid isikustatult.

4.2 Kasutajakonto, sisselogimine, kutsed

Konto jaoks töötleme: e-posti aadress, parooli räsiväärtus, ees- ja perekonnanimi, valikuliselt telefoninumber, profiilipilt, teie keeleseadistus ning sisselogimise ajad ja seansitunnused.

• Õiguslik alus: IKÜM artikli 6 lõike 1 punktid b ja f.
• Saajad: Supabase (kontod ja sisselogimine), Resend (kinnitus- ja paroolikirjade saatmine) — 6. peatükk.
• Säilitamise tähtaeg: kuni konto kustutamiseni. Te saate oma konto rakenduses ise kustutada. Seejuures eemaldatakse isikusamasus ja kuuluvus: konto, profiil, profiilipilt, liikmesused ja kutsed. Kirjed, millel on seaduses sätestatud tõendusfunktsioon — eelkõige tööajad, puudumised ja ettevõtte algdokumendid — jäävad alles; neis olev järelejäänud tunnus ei ole pärast kustutamist enam ühegi nimega seostatav. Lähemalt 5. ja

1. peatükis.

4.3 Leping ja arveldus

Lepingu jaoks töötleme ettevõtte nime, aadressi, arvelduskontakti, käibemaksukohustuslasena registreerimise numbrit või maksukohustuslase numbrit, tellitud litsentsi liiki ja kogust ning tellimuse olekut.

Arvelduse viib läbi Paddle kui Merchant of Record — Paddle on seejuures õiguslikult müüja, võtab tasu enda nimel ja esitab teile arve ise. Makseandmed (kaart, SEPA) meieni ei jõua; need on üksnes Paddle käes. Meie peegeldame ainult olekut.

Tellimisel avaneb teie brauseris Paddle'i kassaaken. Seejuures võtab teie brauser vahetult ühendust Paddle'iga. Paddle on kogu arvelduse osas iseseisev vastutav töötleja ega ole meie volitatud töötleja — seda nii teie IP-aadressi ja teie makseandmete kui ka nende arveandmete osas, mille me talle üle anname. Selle, mis selles aknas seisab — toode, kogus, seos teie ettevõttega —, paneme eelnevalt kokku oma serveris, mitte teie brauseris; vastasel juhul saaks neid väärtusi enne ärasaatmist muuta.

• Õiguslik alus: IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt b; meie enda raamatupidamise säilitamiseks punkt c koostoimes § 147 AO-ga.
• Säilitamise tähtaeg: lepingu lõpp pluss meie enda raamatupidamise seadusjärgsed säilitustähtajad.

4.4 Teated teile

Saadame süsteemiteateid: registreerimise kinnitus, parooli lähtestamine, kutsed, lepingu- ja olekuteated. Saaja on Resend; kogutakse aadress, sisu ja kättetoimetamise olek.

Üldtingimuste (AGB) muudatustest teatame e-postiga kõigile ettevõtte haldusõigustega kasutajakontodele ja kuvame need lisaks rakenduses (üldtingimuste § 15 lg 3). Tõendina salvestame, millal teade välja läks ja mitmele aadressile, saatmisteenuse pakkuja tunnused, mis ajani saab vastu vaielda ning kas, millal ja milliselt kasutajakontolt nõustuti või vaieldi vastu. Tõend säilib seni, kuni ettevõte on olemas (IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt b).

Reklaamteateid saadame üksnes huviliste nimekirja — teie selgesõnalise nõusolekuga ja selles kitsas raamis, mida kirjeldab 4.7. Korralist uudiskirja ei ole.

4.5 Teie päringud

Kui pöördute meie poole e-postiga või meie veebisaidi kontaktivormi kaudu, töötleme teie andmeid vastamiseks (IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt b või punkt f). Ärikirja iseloomuga päringutele kohalduvad kaubandus- ja maksuõiguse säilitustähtajad.

Kontaktivorm kogub nime, e-posti aadressi ja sõnumi — rohkem mitte. Teie andmeid ei salvestata, vaid edastatakse e-kirjana meie postkasti; saatmise teeb Resend (6. peatükk). Ärasaatmisel töötleme lisaks teie IP-aadressi, et piirata sõnumite arvu ühe ühenduse kohta (IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f — kaitse vormi massilise väärkasutuse eest). Selleks hoitakse seda üksnes lühendatud, päevaga seotud kontrollsummana töömälus, kõige kauem ühe tunni, ning seda ei salvestata ega edastata.

Vestlusakent meie lehtedel ei ole ja kontaktivormi juures ei kasuta me ühegi võõra pakkuja captchat.

4.6 Veaaruanded

Kui rakenduses tekib viga, koostame veaaruande, et rike üles leida ja kõrvaldada. Saaja on Sentry (ELi andmeresidentsus, 6. peatükk).

Edastatakse üksnes see ammendav loetelu: vea tunnus, vea liik, puudutatud valdkond, lehe aadress mustrikujul (ilma tunnusteta), teie ettevõtte tunnus, teie roll, tehnilised väljakutseread — ning vea enda tehnilised raamandmed: käituskeskkond (brauser või server), keskkonna nimi, rakenduse versioon ja sisemine veanumber ilma isikuseoseta. Ka need raamandmed ei sisalda sisu ega isikuseost väljaspool nimetatud ettevõtte tunnust.

Ei edastata: veateate sõnastus, nimed, aadressid, summad, dokumentide tekstid ega muu sisu. Üksikasjalik kanne koos sõnastusega jääb meie enda serverilogisse. Ettevõtte andmete sisu ei jõua seda teed pidi kolmandate isikuteni.

Millises rollis me seejuures tegutseme, oleneb sellest, kust aruanne tuleb. See, mille teatab meie server, ei kanna mingit seost ettevõttega: teade tekib väljaspool seanssi, ettevõtte tunnust ega rolli selles ei ole. Sama kehtib kõige kohta, mida avatakse ilma sisse logimata. Need aruanded puudutavad üksnes meie enda rakendust — selle osas oleme vastutav töötleja. Kui aga veast teatab sisselogitud kasutaja brauser, on sellega seotud tema ettevõtte tunnus ja tema roll; need pärinevad kontrollitud seansist, mitte aruandest. Selles ulatuses töötleme me ettevõtte andmekogust pärinevaid andmeid ja tegutseme tema volitatud töötlejana (2. peatükk); Sentry on seejuures meie alamtöötleja, kes on andmetöötluslepingus nimetatud.

• Õiguslik alus, kuivõrd me oleme vastutav töötleja (aruanded, millel puudub seos ettevõttega): IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f. Ettevõtte tunnuse ja rolliga aruannete puhul tegutseme me volitatud töötlejana vastutava töötleja nimel (IKÜM artikkel 28); millisel õiguslikul alusel see seal toimub, määrab ettevõte.
• Säilitamise tähtaeg: teenuse säilitusaeg.

4.7 Huviliste nimekiri (Interessentenliste)

Kuni Zirko ei ole üldiselt kättesaadav, saate end meie veebisaidil kanda huviliste nimekirja. Eesmärk on kitsalt piiritletud: üks teade kohe, kui Zirko on saadaval — mitte uudiskiri, mitte jooksev reklaam.

Salvestatakse: teie e-posti aadress, turg, mille lehel te end kirja panite (see määrab teie kirjade keele), kirjapaneku, viimase kinnituskirja, kinnituse ja teavitamise ajahetked ning kinnitus- ja loobumislinkide tehnilised kontrollsummad. Kirja ajahetk piirab, kui sageli meie vorm võib samale aadressile kirjutada, ja kaitseb nii teie postkasti korduvate saadetiste eest. Teie IP-aadressi ei salvestata — ärasaatmisel kehtib sama mahupiirang nagu kontaktivormil (4.5): lühendatud, päevaga seotud kontrollsumma, üksnes töömälus, kõige kauem ühe tunni.

Õiguslik alus on teie nõusolek (IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt a; reklaamiks pöördumisel § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Nõusolek võetakse topeltkinnituse (double opt-in) korras: pärast kirjapanekut saate e-kirja kinnituslingiga ja alles teie klõps kinnituslehel kannab teid nimekirja. See klõps on ühtlasi meie tõend nõusoleku kohta (IKÜM artikli 7 lõige 1). Kanne, mida ei kinnitata, kustutatakse 30 päeva pärast.

Tagasivõtmine: iga nimekirja saadetav e-kiri sisaldab loobumislinki. Väljaarvamine kustutab teie kande täielikult — järele ei jää ka mingit „keelunimekirja“. Kõrvuti piisab igal ajal vabas vormis e-kirjast aadressil datenschutz@zirko.io (IKÜM artikli 7 lõige 3; kuni tagasivõtmiseni toimunud töötlemise seaduslikkust see ei mõjuta).

Kustutamine ka ilma teiepoolse sammuta, igapäevase automaatse kustutusringiga — alati järgmise ringiga pärast tähtaja möödumist: kinnitamata kanded 30 päeva pärast kirjapanekut; kõik kanded 30 päeva pärast teavitamist; ja aasta pärast teie kinnitust, kui selle ajani ei olnud millestki teavitada.

Kaasatud teenusepakkujad (mõlemad 6. peatükis): nimekiri asub Supabase’i juures Frankfurtis; e-kirjad saadab Resend.

5 · Mida me ettevõtete jaoks volitatud töötlejana töötleme

Vastutav töötleja on igal juhul ettevõte. Töödeldakse — olenevalt sellest, mida ta kasutab:

Puudumise liigi „haigus“ kohta: see võib ka ilma diagnoosita olla terviseandmed IKÜM artikli 9 tähenduses. Me käsitleme seda sellisena; õigusliku aluse peab selleks looma ettevõte kui vastutav töötleja (IKÜM artikli 9 lõike 2 punkt b koostoimes § 26 Abs. 3 BDSG — Saksamaa föderaalse andmekaitseseaduse § 26 lõikega 3). Andmetöötlusleping nimetab selle kategooria selgesõnaliselt.

Tööajaarvestuse kohta — mitte mingit asukoha tuvastamist, mitte mingit käitumis- ega tulemuskontrolli. Mobiilirakendus ei kogu asukohaandmeid; see ei küsi seadme asukohta ja iga vastuse turvapäised blokeerivad brauseri asukohafunktsiooni (10. peatükk). Ajakandes olev „objekt“ on planeeringus märgitud ehitusobjekti aadress, mitte isiku mõõdetud asukoht. Peale selle ei toimu meie poolt üksikute töötajate käitumise ega tulemuste analüüsi: mitte mingit täpsusnäitajat, mitte mingit pingerida, mitte mingit teadet ülemustele üksikisikute käitumise kohta (vt ka 5.1). See, mida ettevõte ise salvestatud aegadega teeb, oleneb tema suhtes kehtivast tööõigusest ja töötajate kaasamise reeglitest — selle eest on vastutav töötleja tema.

Kolm töötlemistoimingut, mida selgesõnaliselt ei toimu:

1. Tehisintellekti ei kasutata. Zirko ei edasta midagi kolmanda isiku keele-, teksti- ega kõnetuvastusmudelile — ei dokumentide, ei aruannete, ei pakkumuste ega teadete jaoks.
2. Sissetulevate arvete märgituvastus toimub täielikult teie seadmes. Arve kujutis ei lahku brauserist ega jõua ühegi kolmanda isikuni. Ka selleks vajalikud programmiosad laadime oma serverist, mitte võõrast võrgust; kolmas isik ei saa nii teada arve üleslaadimise aega ega IP-aadressi.

Märgituvastus on mustrituvastaja teie seadmes, mis tunneb kujutisel ära tähti. See ei ole keelemudel punkti 1 tähenduses ja see ei edasta midagi kolmandatele isikutele.

1. Aadressisoovitused käivad läbi meie serveri, mitte teie brauserist. Pakkuja ei saa teada teie IP-aadressi ega seda, kes otsib. Meie juures salvestatakse üksnes valmis aadress, mitte pakkuja tunnus ega toorvastus.

5.1 Automaatsed teated

Ettevõte võib lubada Zirkol teatud olukordades omal algatusel teate saata: meeldetuletuse, kui pakkumus jääb vastuseta, märkuse enne kohtumist, palve esitada dokumente. Me nimetame neid automaatreegliteks. See peatükk on suunatud sellise teate saajatele.

Vaikimisi ei ole ükski automaatreegel sisse lülitatud. Iga üksiku lülitab sisse ettevõte ise, määrab selle tähtajad ja kirjutab teksti, mis teieni jõuab. Ta võib igaühe igal ajal kohese mõjuga jälle välja lülitada.

Kes otsustab, mida te saate. Otsustab ettevõte: kas automaatika üldse töötab, mitme päeva järel, millise tekstiga ja kellele. Meie täidame seda, mille ta on seadistanud. Tema on vastutav töötleja (2. peatükk), meie oleme tema volitatud töötleja.

Mitte mingit teie isiku hindamist. Automaatika kontrollib lihtsat küsimust — „kas pakkumus on seitse päeva vastuseta?“ — ja saadab siis teksti, mille ettevõte on salvestanud. See ei hinda teie juures midagi, ei koosta profiili, ei kontrolli maksevõimet ega tee ühtegi otsust: see ei esita arvet, ei muuda ühtegi, ei kinnita midagi ega käivita ühtegi makset. Keelemudel selles ei osale — ei küsimuses ega tekstis.

Kolm saajate ringi:

• Ettevõte ise — meeldetuletused omaenda aadressile. Neist ei saa teada ükski kolmas isik.
• Ettevõtte töötaja asjas, mis puudutab teda ennast (näiteks: tööajakanne puudub). See teade läheb temale, mitte tema ülemustele. Teadet üksikute töötajate käitumise või tulemuste kohta ülemustele Zirko ei saada.
• Ettevõtte kliendid — järelpärimised, kohtumiste meeldetuletused, märkused aeguva lingi kohta, palve esitada dokumente. Üksnes sel juhul lahkub teade ettevõttest.

Üleslaadimislink. Kui ettevõte palub teil sellise teatega dokumente esitada, sisaldab teade tähtajalist linki, mis kuulub üksnes selle ühe asja juurde. See, mida te selle kaudu üles laadite, on seejärel ettevõtte käes nagu iga teine fail, mis tal teie asja kohta on — selle eest on vastutav tema. Meie seda läbi ei vaata ega analüüsi.

Mis nende andmetega juhtub. Saatmiseks lähevad teie e-posti aadress ja teate tekst meie saatmisteenuse pakkujale (6. peatükk, Resendi rida) — või, kui ettevõte on ühendanud oma postkasti ja teade ei ole mõeldud töötajale, selle postkasti teenusepakkujale (5.2) — ja mitte kellelegi teisele; automatiseerimisega täiendavat teenusepakkujat ei teki. Meie juurde jääb logikanne: millal, milline teade ja kellele läks. Ettevõte saab seda vaadata 30 päeva; see on talle tõendiks selle kohta, mis tema nimel välja saadeti.

Me ei analüüsi sellest midagi — mitte mingit ettevõtteülest analüüsi, mitte mingit statistikat sisu kohta, mitte mingit tootearendust teie teadetest.

Kui te seda ei soovi: pöörduge ettevõtte poole, kellelt teade tuleb. Tema on vastutav töötleja ja saab automaatika välja lülitada või teid sellest välja jätta. Kui teie vastuväide jõuab meieni, edastame selle viivitamata temale (9. peatükk).

5.2 Saatmine ettevõtte enda postkasti kaudu

Ettevõte saab Zirkoga ühendada oma e-posti postkasti. Siis lähevad teated, mida Zirko tema eest saadab — dokumendid, maksemeeldetuletused ja automaatsed teated tema klientidele ja talle endale (5.1) —, välja tema aadressilt ning reeglina jääb koopia tema kausta „Saadetud“ (vt allpool). Teated ettevõtte töötajatele lähevad seevastu alati meie saatmisteenuse pakkuja kaudu (6. peatükk, Resendi rida) — need ei kuulu postkasti, mida loeb juhtkond. Vaikimisi ei ole ühtegi postkasti ühendatud; postkasti saab ühendada ja lahti ühendada ainult ettevõtte administraator. Vastutav töötleja on ka siin ettevõte (2. peatükk); meie oleme tema volitatud töötleja ja saadame selle, mille ta on algatanud.

Ainult saatmine, mitte lugemine. Zirko ei loe postkastist ühtegi kirja — ei sissetulevaid kirju, mustandeid, kontakte ega kalendrit. Juurdepääs sõltub teenusepakkujast:

• Google (Gmail, Google Workspace): ettevõte logib Google’isse sisse ja annab seal loa, mis lubab üksnes saatmist; lisaks saame teada konto aadressi. Saadetud kirja paneb Google ise kausta „Saadetud“.
• Microsoft (Outlook.com, Microsoft 365): samuti luba üksnes saatmiseks koos konto aadressiga. Saadetud kirja paneb Microsoft ise kausta „Saadetud üksused“.
• Kõik ülejäänud teenusepakkujad: ettevõte sisestab serveri, kasutajanime ja parooli — või rakenduse parooli, mille ta on selleks teenusepakkuja juures loonud. Zirko saadab nendega teenusepakkuja väljuva posti serveri kaudu. Kui ettevõte on sisestanud ka oma teenusepakkuja IMAP-serveri, paneb Zirko saadetud kirja seejärel kausta „Saadetud“; selle kausta leidmiseks loeb Zirko kaustade nimede loetelu — mitte ühtegi seal olevat kirja. Kui kausta panemine ebaõnnestub, on kiri siiski saadetud, kuid ilma koopiata kaustas „Saadetud“.

Google’i ja Microsofti juures antud load kehtivad, kuni ettevõte postkasti lahti ühendab; nii lähevad välja ka ajastatud teated, ilma et keegi peaks uuesti sisse logima.

Mida me salvestame. Postkasti aadressi ja teenusepakkuja; ülejäänud teenusepakkujate puhul serveri, pordid, kasutajanime ja kausta „Saadetud“ nime; ühendamise ja viimase saatmise ajahetke; ebaõnnestumise korral sisuta veakoodi. Juurdepääsuandmed ise — Google’i ja Microsofti puhul teenusepakkuja väljastatud juurdepääsutõend, muidu parool — salvestame krüpteeritult. Võti ei ole andmebaasis, vaid üksnes meie serveri keskkonnas, ja juurdepääsuandmed ei jõua kunagi ühtegi brauserisse, ka mitte ettevõtte enda omasse (10. peatükk). Kasutame neid üksnes ettevõtte teadete saatmiseks ja kausta panemiseks.

Kes teate saab. Kui postkast on ühendatud, annab meie server teate — saaja aadressi, teksti ja manused — otse selle postkasti teenusepakkujale, mitte meie saatmisteenuse pakkujale 6. peatükist. Postkasti teenusepakkuja ei ole meie alamtöötleja ja seetõttu ei ole teda

1. peatüki loetelus: ettevõte on ta ise valinud, tal on temaga oma leping ning teenusepakkuja töötleb teadet nagu iga teist sellest postkastist saadetud kirja. Kus ja millisel alusel ta andmeid töötleb — ka kolmandates riikides —, tuleneb ettevõtte ja tema vahelisest lepingust.

Koopiat kaustas „Saadetud“ näeb igaüks, kes postkasti loeb. Kellel on sellele juurdepääs, otsustab ettevõte. Teateid tema töötajatele seal ei ole (vt eespool).

Millal läheb teade siiski meie saatmisteenuse pakkuja kaudu. Peale töötajatele mõeldud teadete kahel juhul (6. peatükk, Resendi rida): kui teade koos manustega on suurem, kui Zirko selle teenusepakkuja postkasti puhul lubab — dokumentide saatmisel näitab Zirko seda enne saatmist —, ning kui on kindel, et teenusepakkujani ei jõudnud midagi, näiteks seetõttu, et seal sisselogimine ebaõnnestub. Kui on ebaselge, kas teade on juba välja läinud, ei saada me seda teist korda.

Kättetoimetamise teadet ei ole. Ettevõtte enda postkasti kaudu ei saa me kättetoimetamise kohta tagasisidet; märgitakse üksnes, et ja millal teade saadeti.

Lahtiühendamine. Kui ettevõte postkasti lahti ühendab, kustutame juurdepääsuandmed kohe. Google’i puhul tühistame loa lisaks teenusepakkuja juures. Microsofti puhul saaks luba väljastpoolt tühistada üksnes nii, et lõpetatakse isiku kõik sisselogimised — seda me ei tee. Ilma kustutatud juurdepääsuandmeteta ei saa Zirko sealt enam midagi saata; konto omanik saab lisaks ise eemaldada Zirko oma Microsofti konto ühendatud rakenduste loetelust. Ülejäänud teenusepakkujate puhul ei ole midagi tühistada; kes soovib kindel olla, muudab seal parooli või kustutab rakenduse parooli. Ettevõtte kustutamisel kustutatakse ka juurdepääsuandmed; varukoopiate kohta kehtib 8. peatükk.

Google’ilt saadud teave. Zirko poolt Google’i API-de kaudu saadud teabe kasutamine ja edastamine järgib dokumenti Google API Services User Data Policy, sealhulgas piiratud kasutuse nõudeid (Limited Use requirements). Kasutame seda teavet üksnes Zirkost saatmiseks, mitte reklaamiks ega mudelite treenimiseks, ning me ei edasta seda kolmandatele isikutele.

5.3 Tagasiside rakendusest

Kes on Zirkosse sisse logitud, saab meile rakendusest tagasisidet saata — „siin jääb midagi kinni“, „see arvutab valesti“, „nupp ei tee midagi“. See peatükk on suunatud ettevõtte töötajatele, kes seda teevad, ja tema klientidele, kelle andmed võivad seejuures pildile sattuda.

Mis läheb alati kaasa. Vabatekst, mille te kirjutate, ja lisaks viis andmet, milleta teade „ei tööta“ oleks väärtusetu: ettevõte, teie roll, avatud leht mustrikujul (/kunden/:id kindla kliendi aadressi asemel), rakenduse versioon ja ajahetk. Lehe sisu iseenesest kaasa ei lähe.

Ekraanipilt ja ekraanivideo on vabatahtlikud ja vaikimisi välja lülitatud. Teie otsustate, kas te salvestise lisate. Eelvalitud on praegune kaart, mitte kogu ekraan; te näete salvestist enne ärasaatmist ja võite selle kõrvale heita.

Mis sellisel salvestisel on näha. Selle rakenduse ekraanipildil on näha teie ettevõtte klientide andmed: nimed, aadressid, summad, teatavatel juhtudel pangakonto andmed. Video näitab neid liikumises. Kes salvestise ära saadab, edastab kolmandate isikute isikuandmeid — seepärast tulebki sellele enne väljaminekut pilk peale heita.

Kes on vastutav töötleja. Ettevõte (2. peatükk). Te käivitate edastamise üksikjuhul ise, ja see on juhis meile andmetöötluslepingu tähenduses (selle § 8); ka siin tegutseme me tema volitatud töötlejana. Ettevõte saab lasta tagasiside funktsiooni enda jaoks välja lülitada.

Kes seda lugeda saab. Zirko klienditugi — ja teie ise: oma tagasisidet ja meie vastust sellele näete rakenduses. Teised ettevõtted ei näe sellest midagi, ja ka teie enda ettevõttes ei loe seda keegi teine. Salvestatakse Supabase’i juures Frankfurtis (6. peatükk). Sellest, et tagasiside on saabunud, teatab meile Resendi (6. peatükk) kaudu e-kiri meie enda domeeni all olevasse postkasti; see kannab vabateksti koos ettevõtte ja rolliga, mitte teie nime, mitte teie aadressi ega ühtegi manust. Salvestisi vaadatakse üksnes rakenduses. Kolmandatele isikutele edastamist ei toimu, reklaamiks kasutamist samuti mitte, ja keelemudel selles ei osale (6. peatükk).

Milleks me seda kasutame — ja milleks mitte. Üksnes selleks, et teatatud viga uurida ja kõrvaldada. Mitte tarkvara üldiseks parandamiseks, mitte tootealase teadmisena, mitte reklaamiks ega ettevõtteüleseks analüüsiks.

Mis sellega pärast juhtub. Kui uurimine on lõpetatud, kustutame salvestise. Sellest sõltumata kehtib välimine piir: manused ja tagasiside kustutatakse hiljemalt 90 päeva pärast saabumist. Kui te oma konto kustutate, lahutatakse tagasiside teie isikust.

6 · Saajad, teenusepakkujad ja kolmandad riigid

Kasutatavad teenused

Ette nähtud, praegu kasutusel ei ole

Nendele teenustele andmeid ei liigu. Enne kasutuselevõttu sõlmitakse igal juhul esmalt andmetöötlusleping ja seda loetelu täiendatakse.

Selgesõnaliselt mitte

Volitatud töötlemise kohta. Eespool nimetatud teenusepakkujad töötlevad isikuandmeid üksnes meie juhiste alusel ja ainult nimetatud eesmärkidel. Välja arvatud on need asutused, mis on eespool selgesõnaliselt märgitud mitte volitatud töötlejatena.

Selles loetelus ei ole e-posti postkasti teenusepakkujat, mille ettevõte on ise Zirkoga ühendanud (5.2). Ta ei ole meie teenusepakkuja, vaid ettevõtte oma.

Kolmandate riikide kohta. Kus eespool on nimetatud tüüptingimustel põhinevad lepingu kaitseklauslid või EU-U.S. Data Privacy Framework, põhineb edastamine vastavalt IKÜM artikli 46 lõike 2 punktil c või artiklil 45. Vastava aluse koopia esitame taotluse korral (datenschutz@zirko.io).

Andmebaas ja failihoidla asuvad Frankfurtis ning neid päringutega pöörduvad serverifunktsioonid töötavad samuti seal.

7 · Küpsised, jälgimine ja külastatavuse mõõtmine

Me mõõdame külastatavust ilma küpsisteta — Umamiga (6. peatükk). Loendatakse, milliseid lehti avatakse, milliselt lehelt külastajad tulevad, brauseri ja seadme liik ning riik. Seejuures ei salvestata teie seadmesse midagi ega loeta sealt midagi välja — ei küpsist ega tunnust mälus. Seepärast ei ole ka nõusolekuriba: § 25 Abs. 1 TDDDG (Saksamaa telekommunikatsiooni- ja digiteenuste andmekaitse seaduse § 25 lõige 1) sätestatud nõusolekukohustus on seotud lõppseadmesse salvestamise või sealt väljalugemisega, ja just seda ei toimu.

Isikuga seotud on mõõtmine sellegipoolest üheks hetkeks: teie brauser edastab tehnilistel põhjustel oma IP-aadressi. Seda ei salvestata, vaid arvutatakse üksnes põgusalt külastuste eristamiseks; aruannetes on anonüümsed loendurid ilma seoseta teie isikuga. Profiili veebisaitide üleselt ei teki ja reklaamivõrkudesse ei lähe midagi. Õiguslik alus on IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f — meie huvi teada, millist sisu loetakse ja millist mitte; mõõtmise suhtes võite igal ajal esitada vastuväite (IKÜM artikkel 21, 9. peatükk).

Peale selle: ei mingit Google Analyticsit, ei mingit pikslit, ei mingit reklaamivõrku.

Sama kehtib 4.6 nimetatud veateadete kohta: need ei sisalda tunnust, mille abil saaks teie kasutuskäitumist lehtede üleselt jälgida.

Kasutatakse üksnes küpsiseid, mis on töö jaoks tingimata vajalikud (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): teie sisselogimise seansiküpsis, kui mitteavalikele osadele on sisse lülitatud juurdepääsukaitse, selle küpsis, ning ajal, mil administraator ühendab postkasti Google’i või Microsofti juures (5.2), krüpteeritud küpsis, mis seob selle sisselogimise tema ettevõttega; see kustutatakse sisselogimise lõppedes ja kehtib kõige rohkem kümme minutit. Lisaks salvestab rakendus andmeid kohapeal teie brauseris, et see saaks ilma võrguta edasi töötada; need eemaldatakse välja logimisel või brauseri andmete kustutamisel. Sealt läheb meie serverisse üksnes see, mille olete ise ära saatnud ja mis levialata kohas võrku ootab — näiteks salvestatud ajakanne või projektisõnum. Seda vahemälu ei analüüsita.

8 · Kui kaua me andmeid säilitame

Määrav on isikuandmete töötlemise toimingute registri 5. peatükk; teie jaoks kõige olulisemad punktid:

Varukoopiad. Andmebaasist ja failidest tehakse varukoopiaid, et tehniline rike ei läheks maksma andmeid. Sellisest koopiast ei ole võimalik üksikuid andmekogumeid välja võtta. Kui kustutamine oleks seal võimalik üksnes ebaproportsionaalse kuluga, blokeerime andmed igasuguseks edasiseks töötlemiseks; lõplikult on need kustutatud vastava varukoopia säilitusaja möödumisega, hiljemalt 30 päeva pärast. Sama on kirjas lepingus (AGB — üldtingimuste — § 12 Abs. 4 c, andmetöötluslepingu § 13 Abs. 3).

Väljastatud arved. Maksuõigus ja GoBD (Saksamaa rahandusministeeriumi nõuded raamatupidamise elektrooniliste raamatute, kirjete ja dokumentide nõuetekohase pidamise ja säilitamise ning andmetele juurdepääsu kohta) nõuavad, et väljastatud arve jääks muutmatuks. Seetõttu ei vii IKÜM artikli 17 kohane kustutamisnõue siin kustutamiseni (IKÜM artikli 17 lõike 3 punkt b), vaid töötlemise piiramiseni (IKÜM artikli 18 lõike 1 punkt b): dokument jääb seadusjärgse eesmärgi jaoks alles ja seda ei kasutata enam millekski muuks. Vale arve parandatakse storneerimisega — kreeditarvega, see tähendab teise dokumendiga esimese kõrval, mitte kunagi esimest muutes.

9 · Teie õigused

Teil on õigus andmetega tutvuda (IKÜM artikkel 15), nõuda nende parandamist (artikkel 16), nõuda nende kustutamist (artikkel 17), nõuda töötlemise piiramist (artikkel 18), õigus andmete ülekandmisele (artikkel 20) ja õigus esitada vastuväiteid õigustatud huvil põhineva töötlemise suhtes (artikkel 21). Antud nõusoleku võite igal ajal tagasi võtta ja see mõjub tulevikku (IKÜM artikli 7 lõige 3).

Kelle poole pöörduda:

• Kui teie küsimus puudutab meie veebisaiti, teie kasutajakontot, lepingut või arveldust: meie poole, datenschutz@zirko.io.
• Kui teie andmed on Zirkos seetõttu, et käsitööettevõte on need sinna sisestanud: selle ettevõtte poole. Tema on vastutav töötleja ja üksnes temal on õigus teavet anda. Päringud edastame viivitamata ja toetame teda.

Sellest sõltumatult on teil õigus esitada kaebus andmekaitse järelevalveasutusele (IKÜM artikkel 77), eelkõige oma elukoha, töökoha või väidetava rikkumise toimumise koha liikmesriigis. Meie suhtes on pädev asutus:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Telefon 0511 120-4500, poststelle@lfd.niedersachsen.de, www.lfd.niedersachsen.de

Me ei koosta profiile ega hinda isikuomadusi. Zirkos ei ole mingit maksevõime-, käitumis- ega usaldusväärsuse hindamist, mingit skoorimist ega mingit ettevõtteülest analüüsi.

Automaatsete teadete kohta (5.1): need järgivad reegleid, mille on seadnud vastav ettevõte ja mille ta saab igal ajal välja lülitada. Need üksnes saadavad teate: nad ei esita ühtegi dokumenti, ei muuda ühtegi, ei kinnita midagi ega käivita ühtegi makset. Otsust teie kohta, mis oleks meile omistatav, ei tee seejuures keegi; otsuse, kas ja kuidas teile kirjutatakse, on ettevõte teinud eelnevalt.

Üks automaatika ei saada teadet, vaid seob, ja see puudutab üksnes ettevõtte töötajaid: ettevõte saab iga projektioleku kohta nimeliselt määrata, millised tema töötajatest projektiga seotakse, niipea kui see olek saabub. Automaatika kannab sisse täpselt selle nimekirja. See ei vali kedagi välja, ei hinda kedagi ega eemalda kedagi — ja see on, nagu kõik ülejäänud, tehases välja lülitatud.

10 · Turvalisus

Me rakendame tehnilisi ja korralduslikke meetmeid IKÜM artikli 32 kohaselt. Kõige olulisemad:

• Ettevõtete eraldatus andmebaasi tasandil. Iga tabel on kaitstud reapõhiste turvareeglitega, mis on seotud vastava ettevõttega. Seda kontrollitakse iga muudatuse juures automaatselt; reeglita tabelit kasutusele ei võeta.
• Õigused otsustatakse serveris, mitte kasutajaliideses.
• Krüpteeritud edastus (TLS) ja krüpteeritud salvestus meie teenusepakkujate juures.
• Failihoidlad ei ole avalikud, nende teekonnas on ettevõte ja neil on omaenda juurdepääsureeglid ning suuruse ja tüübi piirid. Kujutisevorminguid, mis võivad programmikoodi käivitada (SVG), me vastu ei võta.
• Väljastatud dokumendid on tehniliselt muutmatud ja neid ei saa kustutada — see on tagatud andmebaasis, mitte ainult rakenduses.
• Postkastide juurdepääsuandmed (5.2) on krüpteeritud AES-256-GCM-iga ja seotud oma kirjega; võti on üksnes meie serveri keskkonnas. Tabelile ei pääse ligi brauserist ega sisselogitud kasutajad. Väljuva posti ja IMAP-serveritega ühendume üksnes krüpteeritult (vähemalt TLS 1.2) ja üksnes avalikult kättesaadavatel aadressidel.
• Turvapäised iga vastuse jaoks — eelkõige Content-Security-Policy, mis määrab, millistest allikatest brauser üldse midagi laadida tohib, samuti HSTS, Referrer- ja Permissions-Policy.
• Eraldatud keskkonnad arenduse ja tootmise jaoks.

11 · Riigipõhised sätted

See poliitika on üles ehitatud IKÜMi järgi. Kui mõne meie tegevusriigi õigus nõuab lisaks riigipõhist teavet, on see siin — ja see kehtib üksnes vastavas riigis asuvatele andmesubjektidele. Kõigi ülejäänute jaoks ei muuda see peatükk midagi.

Jaapan

Jaapani andmekaitseseadus kehtib meie suhtes. Kus see poliitika räägib kohaldatavast õigusest, kuulub Jaapanis asuvate andmesubjektide jaoks sinna hulka ka 個人情報の保護に関する法律 (isikuandmete kaitse seadus, „APPI“). Aluseks on APPI artikkel 171: seadus kehtib ka välismaal toimuva töötlemise suhtes, kui see on seotud sellega, et Jaapanis asuvatele isikutele pakutakse kaupu või teenuseid. See, et meie lepingupartner on käsitööettevõte, mitte tarbija, ei muuda siin midagi: kaitstud on isikud, kelle andmeid töödeldakse — ettevõtte töötajad, tema kontaktisikud ja tema kliendid —, mitte lepingupool.

APPI artikli 32 lõike 1 kohaselt avalikustatavad andmed on selles poliitikas juba olemas: töötleja nimi ja aadress 1. peatükis, töötlemise eesmärgid 4. ja 5. peatükis, andmetega tutvumise, nende parandamise ja kustutamise kord 9. peatükis ning turvameetmed 10. peatükis.

Kaebuste lahendamise asutus Jaapanis. Lisaks IKÜM artikli 77 kohasele kaebeõigusele (9. peatükk) võivad Jaapanis asuvad andmesubjektid pöörduda Jaapani andmekaitsekomisjoni poole:

個人情報保護委員会 (Personal Information Protection Commission) 〒105-0001 東京都港区虎ノ門二丁目２－３　虎ノ門アルセアタワー12階代表電話 03-6457-9680 · 個人情報保護法相談ダイヤル 03-6457-9849

12 · Selle poliitika muudatused

Me kohandame seda poliitikat, kui töötlemine muutub — eelkõige uue teenusepakkuja, uue andmekategooria või uue riigi puhul. Määrav on see redaktsioon, mis on siin igal ajal avaldatud, koos eespool nimetatud kuupäevaga.