Automatiskt betyder hos oss: går att följa

• Följ upp offert

  Zirko skickar kunden ett uppföljningsmejl 7 dagar efter utskicket, om offerten till dess varken har antagits eller avböjts.

  7 dagar som standard, går att ställa från 1 till 90.

  Egen formulering möjlig.

  Gränsen: Zirko ser bara det som står i Zirko: har kunden tackat ja per telefon utan att du fört in det, följer automationen ändå upp.

• Ogranskad leverantörsfaktura

  Zirko påminner företaget när en leverantörsfaktura har legat 3 dagar utan att granskas.

  3 dagar som standard, går att ställa från 1 till 60.

  Gränsen: Räknat från att den kom in i Zirko. Fakturor som ligger på papper i pärmen känner automationen inte till.

• Underskriftslänk går ut

  Zirko meddelar företaget 3 dagar före utgången att en underskriftslänk förfaller — då hinner du skicka en ny i tid.

  3 dagar som standard, går att ställa från 1 till 30.

  Gränsen: Zirko skickar ingen ny länk av sig självt. Det säger till; förlänga gör du.

• Tider saknas

  Zirko påminner medarbetaren när en arbetsdag har varit oregistrerad i 3 dagar.

  3 dagar som standard, går att ställa från 1 till 30.

  Gränsen: Grunden är den registrerade arbetstidsmodellen. Utan modell vet Zirko inte vilka dagar någon borde arbeta, och påminner inte.

• Informera kunden vid statusbyte

  Byter ett projekt status skickar Zirko kunden ditt meddelande för just den statusen.

  Går att ställa per projektstatus.

  Gränsen: Per projekt och status går meddelandet ut exakt en gång — även om projektet når samma status igen senare. Bara den sist satta statusen räknas: den som klickar fel och rättar direkt utlöser ingenting.

• Projektpåminnelse till företaget

  Byter ett projekt status får ditt företag ett kort meddelande till sin egen adress.

  Går att ställa per projektstatus.

  Gränsen: Meddelandet går till företagets e-postadress, inte till enskilda medarbetare. Den som ska läsa det ordnar en vidarebefordran.

• Tilldela deltagare

  Byter ett projekt status sätter Zirko de personer som är sparade för den statusen på projektet.

  Går att ställa per projektstatus.

  Gränsen: Zirko tilldelar och skickar ingenting i samband med det — den som ska få besked slår dessutom på projektpåminnelsen. Ingen tas bort: den som redan står på projektet blir kvar. Medarbetare som slutat hoppas över.

• Be kunden om filer

  Byter ett projekt status får kunden ett mejl med en personlig länk. Det kunden laddar upp hamnar i projektmappen. Länken gäller 14 dagar.

  14 dagar som standard, går att ställa från 1 till 90.

  Går att ställa per projektstatus.

  Gränsen: Länken tar emot bilder och PDF upp till 20 MB, högst 20 filer. Per projekt gäller alltid bara den senast skickade länken — en äldre ur ett vidarebefordrat mejl bär inte längre. Zirko meddelar dig varje fil som kommer in.

• Påminnelse till medarbetaren

  Zirko påminner den inplanerade personen 1 dagar före uppdraget via e-post — personen själv, inte ledningen.

  1 dagar före tiden som standard — flera steg är möjliga.

  Gränsen: Påminnelsen visar planen som den såg ut på morgonen då den skickades. Planeras det om efteråt gäller den inte längre; den nya går ut nästa morgon, eftersom tid eller person har ändrats. En avbokad tid hämtar inte tillbaka ett redan skickat mejl. Och: den går till den berörda personen själv — ledningen får ingen kopia. Loggen visar bara när, för vilken tid och till vilken adress den gick.

• Påminnelse till kunden

  Zirko påminner projektets kund 7 + 1 dagar före tiden via mejl — på kundens språk.

  7 + 1 dagar före tiden som standard — flera steg är möjliga.

  Egen formulering möjlig.

  Gränsen: Det här utskicket lämnar företaget. Det nämner datum, klockslag och uppdragets namn — uttryckligen INTE vem som kommer: namnet på en medarbetare angår inte kunden och skulle dagen innan ofta ändå vara någon annan. Zirko ser dessutom inte om ett uppdrag avbokas efter utskicket; ett skickat mejl hämtar ingen tillbaka. En kort framförhållning är därför den säkrare. Projekt utan registrerad kund förblir tysta.

• Projektstatus vid det första uppdraget

  Så snart det första uppdraget läggs upp för ett projekt sätter Zirko dess status till ”Utförande”.

  Gränsen: Bytet sker EN gång per projekt, vid det första jobbet. Senare jobb låter statusen vara som den är — ett projekt som någon har flyttat fram för hand hämtas aldrig tillbaka. Arkiverade projekt lämnas orörda. Och: bytet räknas som vilket annat som helst; har du slagit på reaktioner på projektstatusen utlöser de även här.

• Ingen modell, inget undantag

  Varken beslutet eller texten kommer ur en språkmodell. Det finns ingen modelleverantör i produkten och ingen i bakgrunden. Det Zirko skriver står som mall i dina inställningar — du kan läsa det innan det går ut.

• Först torrt, sedan på riktigt

  Torrkörningen går genom samma funktioner som den skarpa men skickar ingenting och skriver i samma logg. På en riktig dag ser du alltså vad som skulle ha hänt, innan det första brevet når en kund.

• Ingenting går ut två gånger

  För varje fall antecknas vad som gick ut: slag, utlösare med frist och referensdag, dokument, tidpunkt, mottagare. Samma sak kan inte utlösas en andra gång — inte heller om körningen startar två gånger. Efter ett statusbyte väntar Zirko en kvart, så att en felklickning inte utlöser något kundbrev.

• Trettio dagar framåt och bakåt

  Loggen går trettio dagar tillbaka, och det som är äldre än trettio dagar tas inte igen. Dagen börjar i ditt företags tidszon, inte i vår. Se och ändra automatiseringen får bara ägaren och kontorsledningen.

Automatiseringen är ett tillägg för 110 kr per företag och månad — inte per person och oberoende av hur många av de elva reglerna du slår på.

• Tidrapportering

  Tolv tidsslag, ledighetsansökningar, konton med rättelser och en CSV-export med valbara kolumner.Mer om detta

• Offerter och fakturor

  Offert och faktura i samma redigerare: fjorton dokumenttyper med trädstruktur, mätningar och a conto-avräkning.Mer om detta

• Planering

  Tavlan med åtta zoomsteg, lag, frånvaro och rapporterade dubbelbokningar.Mer om detta

• Hosting

  Databas och filer ligger i Frankfurt am Main — även för företag utanför Europa.

• Så kommer du i gång

  Inget dataflyttsprojekt, inget säljsamtal däremellan. Du lägger upp det själv och sätter i gång.