Allgemeine Geschäftsbedingungen (Conditions générales)

Oliver Wagener · logiciel « Zirko »

Ceci est une traduction de courtoisie. Seule la version allemande des présentes conditions est juridiquement contraignante ; en cas de divergence entre la version allemande et la version française, la version allemande prévaut (§ 15 (6)).

§ 1 · Champ d’application, parties au contrat, destinataires

1. Les présentes conditions s’appliquent à la mise à disposition du logiciel Zirko en vue de son utilisation par internet (logiciel en tant que service, software as a service) par Oliver Wagener, Ahnekamp 41, 31137 Hildesheim (ci-après « le Prestataire »).
2. L’offre s’adresse exclusivement aux Unternehmer (entrepreneurs au sens du § 14 BGB — toute personne physique ou morale agissant dans l’exercice de son activité commerciale, artisanale, industrielle ou libérale), aux personnes morales de droit public et aux fonds spéciaux de droit public (öffentlich-rechtliche Sondervermögen). Aucun contrat n’est conclu avec des Verbraucher (consommateurs au sens du § 13 BGB). En passant commande, le Client garantit qu’il agit dans l’exercice de son activité commerciale, artisanale ou professionnelle indépendante.
3. Des conditions divergentes ou complémentaires du Client ne deviennent pas partie intégrante du contrat, même si elles ne font pas l’objet d’une opposition expresse.
4. Le contrat de sous-traitance (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) conclu au titre de l’art. 28 du RGPD (règlement général sur la protection des données ; DSGVO en droit allemand) fait partie intégrante du présent contrat (annexe 1, consultable sur zirko.io/avv). Il prime les présentes conditions pour les questions de protection des données.
5. Comment les annexes sont intégrées. Les annexes énumérées au § 16 deviennent partie intégrante du contrat lors de l’inscription. Le Client y confirme, par une déclaration qui renvoie aux présentes conditions, au contrat de sous-traitance et à la politique de confidentialité (Datenschutzerklärung) et qui comporte un lien direct vers chacun de ces trois documents, qu’il en a pris connaissance et qu’il les accepte. Aucune déclaration distincte n’est exigée pour le contrat de sous-traitance ; il est une annexe aux présentes conditions et est accepté avec elles (art. 28, paragraphe 9, du RGPD). Le Prestataire enregistre quelle version a été acceptée, quand et par qui, et met cette information, avec l’ensemble des documents, durablement à la disposition du Client dans l’application. Chaque version porte à cette fin une date (« Stand »).
6. Langue du contrat. La langue du contrat est l’allemand. Pour les clients établis hors d’Allemagne, d’Autriche et de Suisse, le Prestataire met en outre les présentes conditions et leurs annexes à disposition en langue anglaise ; la version anglaise sert à la compréhension. En cas de divergence entre les versions, la version allemande fait foi (§ 15 (6)). Le Prestataire signale que l’interface du logiciel est disponible dans d’autres langues ; il n’en résulte aucun droit à une version du contrat dans une telle langue.
7. Le Client est l’entreprise, non la personne qui la fait fonctionner.

Le Client, partie au contrat avec le Prestataire, est l’entreprise (Betrieb) : l’exploitation pour laquelle le logiciel est utilisé, avec la dénomination et l’adresse indiquées lors de la configuration. C’est à elle que reviennent les droits nés du présent contrat, c’est elle qui doit la rémunération, et elle seule peut résilier. Chez l’entrepreneur individuel (Einzelunternehmer), l’entreprise et la personne sont une seule et même personne juridique ; sous toute autre forme juridique, elles ne le sont pas.

Celui qui procède à l’inscription ne devient pas pour autant lui-même partie au contrat. Il agit pour l’entreprise et garantit, par l’inscription, qu’il a le pouvoir de le faire. À défaut d’un tel pouvoir, le contrat avec l’entreprise n’est conclu que lorsque celle-ci le ratifie (Genehmigung — ratification ultérieure de l’acte accompli sans pouvoir, §§ 177 et suivants du BGB) ; à défaut, le § 179 du BGB (responsabilité de celui qui a agi sans pouvoir, falsus procurator) s’applique.

Inscription par un salarié (Beschäftigter). Si un salarié de l’entreprise s’inscrit le premier, il n’en résulte aucune obligation de paiement de l’entreprise tant que rien n’a été souscrit : la période d’essai (Testphase) est gratuite (§ 2 (3)), et un abonnement payant ne naît qu’avec la souscription via Paddle (§ 3). Seul un accès doté de droits d’administration peut déclencher cette souscription (§ 5 (9)) ; celui qui la déclenche garantit à nouveau, ce faisant, qu’il a le pouvoir de le faire. L’entreprise peut ratifier une souscription déclarée sans pouvoir — elle doit alors la rémunération dès l’origine — ou refuser de la ratifier ; dans ce cas, le Prestataire s’en tient à celui qui a agi sans pouvoir, et non à l’entreprise.

L’entreprise est en même temps le responsable du traitement (Verantwortlicher) au sens du droit de la protection des données et donc la partie au contrat de sous-traitance (annexe 1) — et non le compte utilisateur (Nutzerkonto) qui l’a accepté.

§ 2 · Conclusion du contrat et période d’essai

1. La présentation des prestations sur le site internet ne constitue pas une offre ferme.
2. En envoyant son inscription, le Client émet une offre ; le contrat est conclu par l’activation de l’accès ou par une confirmation sous forme textuelle (Textform au sens du § 126b du BGB — une déclaration lisible sur un support durable désignant son auteur ; un courriel suffit, aucune signature n’est requise).
3. Le Prestataire peut accorder une période d’essai gratuite de 14 jours. Il n’exige pour cela aucune donnée de paiement. Elle prend fin automatiquement ; elle ne se transforme pas d’elle-même en un abonnement payant. À son expiration, l’accès subsiste, jusqu’à la souscription, en lecture seule : la lecture, l’impression et l’export, l’annulation et la correction en diminution des pièces justificatives déjà émises ainsi que l’enregistrement des encaissements restent possibles ; la création, la modification et la suppression de données ainsi que l’émission de nouvelles pièces justificatives ne le sont pas. Le logiciel continue d’accepter les courriels adressés à l’adresse de réception (§ 8 (1) lit. d).

La période d’essai est accordée une fois par personne. Si la même personne crée une autre entreprise, celle-ci naît sans période d’essai ; elle est limitée de la même manière jusqu’à la souscription. Cela ne restreint pas le nombre d’entreprises qu’une personne peut créer.

Une entreprise pour laquelle aucune souscription payante n’intervient jamais est supprimée. Si, après la fin de la période d’essai — ou, pour une entreprise sans période d’essai, après sa création —, aucune souscription n’intervient, le § 12 (4) s’applique par analogie : l’accès subsiste pendant 30 jours en lecture seule, le Client peut exporter intégralement ses données pendant ce délai, il est averti au début de cette période ainsi que 14 jours et 3 jours avant son expiration, et après l’expiration, les données sont supprimées. Le Prestataire ne les conserve pas au-delà — pas même pour satisfaire aux obligations de conservation du Client (§ 7 (4)). Si le Client souscrit pendant ce délai, la suppression n’a pas lieu. Les données à caractère personnel dont la finalité a disparu doivent être effacées (art. 5, paragraphe 1, point e), et art. 17, paragraphe 1, du RGPD).

1. Le Client est tenu de fournir ses indications — en particulier la dénomination, l’adresse et les données fiscales — de manière complète et exacte et de les tenir à jour.

§ 3 · Traitement des paiements — Paddle comme Merchant of Record

1. Le traitement des paiements s’effectue via Paddle (Paddle.com Market Ltd.). Paddle n’est pas à cet égard un simple prestataire de services de paiement, mais la partie contractante de l’opération d’achat (Merchant of Record) : Paddle vend en son propre nom, est redevable de la taxe sur la valeur ajoutée (Umsatzsteuer) dans le pays concerné et établit lui-même la facture de l’abonnement au Client.
2. Les conditions de Paddle s’appliquent donc en outre à l’opération d’achat. Pour la prestation elle-même — c’est-à-dire le logiciel et sa disponibilité —, le Prestataire demeure la partie au contrat ; les présentes conditions s’y appliquent.
3. Les données de paiement (données de carte, coordonnées bancaires) ne parviennent pas au Prestataire. Elles sont détenues exclusivement par Paddle. Le Client gère les moyens de paiement et consulte les factures de l’abonnement dans l’espace client de Paddle ; le logiciel l’y renvoie.
4. À ne pas confondre : les factures de l’abonnement Zirko sont établies par Paddle. Les factures que le Client établit avec Zirko à ses propres clients en sont entièrement indépendantes ; ce sont ses pièces justificatives, et elles relèvent de son obligation de conservation (§ 7).

§ 4 · Objet des prestations

1. Le Prestataire met à la disposition du Client la version alors en vigueur de Zirko, pour une utilisation par internet. Il n’existe aucun droit à la remise du code du programme.
2. L’étendue des fonctions comprend notamment : la gestion des clients et des données de base, la gestion des projets, la planification des interventions et le suivi des heures, la gestion des devis, des commandes et des factures, y compris les factures d’acompte et les factures finales, les relances, le calcul a posteriori, la gestion des pièces justificatives entrantes ainsi qu’une application mobile pour le chantier. Le § 8 (1) lit. d) régit de manière exhaustive celles de ces fonctions que comprend la formule choisie par le Client. S’y ajoutent les messages automatisés visés au paragraphe 5 ; ils ne font pas partie de la rémunération des licences, mais constituent une option à souscrire séparément au titre du § 8 (1). Pour la facturation s’applique en outre la restriction par pays du § 9.
3. Le Prestataire développe le logiciel en continu. Les modifications et extensions sont admissibles pour autant qu’elles ne restreignent pas l’utilité contractuelle et qu’elles soient raisonnablement acceptables pour le Client. La disparition d’une fonction essentielle promise par contrat ouvre au Client le droit à une résiliation extraordinaire pour motif grave (außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund, cf. § 314 du BGB).
4. Prestations qui ne sont pas dues : la préparation des données, la tenue de la comptabilité, le conseil fiscal ou juridique, les adaptations individuelles et le raccordement à des systèmes de tiers, sauf convention expresse.
5. Messages automatisés — ce qu’ils font et ce qu’ils ne font expressément pas.

a) Sur l’initiative du Client, le logiciel envoie des messages selon des règles fixes (« automatisations ») : des rappels au Client lui-même et à ses salariés, des messages de relance et des rappels de rendez-vous aux clients du Client, ainsi que des invitations adressées à ces derniers à fournir des documents au moyen d’un lien à durée limitée. Le Client active chaque automatisation individuellement, en fixe les délais et gère, là où le message atteint un tiers, le modèle de texte correspondant. L’application indique, pour chaque automatisation, à quel cercle de destinataires elle écrit. Les automatisations constituent une option à souscrire séparément (§ 8 (1)) ; pendant la période d’essai visée au § 2 (3), elles sont comprises sans rémunération distincte. b) Des règles fixes, aucun modèle. Ni la décision qu’un message parte, ni sa formulation ne résultent d’une intelligence artificielle. À cette fin — comme dans le reste du produit —, le Prestataire n’utilise aucun modèle de langue ou de reconnaissance vocale d’un tiers et ne transmet à cette fin aucune donnée à un tel fournisseur. c) Aucune décision sur des personnes. Une automatisation n’émet aucune pièce justificative, n’en modifie aucune, ne valide rien et ne déclenche aucun paiement. Elle envoie un message et consigne cet envoi. Une seule automatisation n’envoie rien, mais affecte : le Client peut déterminer nominativement, pour chaque statut de projet, lesquels de ses salariés sont affectés au projet lorsque ce statut survient ; l’automatisation inscrit exactement ces personnes. Elle n’en choisit aucune et n’en retire aucune. d) Le Client répond de ce qui part. Il décide de l’occasion, du cercle des destinataires et de la formulation ; le Prestataire ne contrôle pas le contenu des modèles de texte. Le Client s’assure en particulier que les messages adressés à ses propres clients sont licites au regard du droit applicable au siège du destinataire — la frontière entre un message lié au contrat et la publicité n’est pas tracée de la même manière dans tous les pays. Le § 10 (3) (garantie — Freistellung contre les prétentions de tiers) s’applique par analogie. e) Essai à blanc et journal. Pour les automatisations, l’application affiche un essai à blanc (« que ferait la prochaine exécution ? ») et un journal des exécutions effectuées, avec l’heure et le destinataire ; le journal remonte 30 jours en arrière. f) Activation et désactivation. Les automatisations sont désactivées par défaut. Tant qu’une automatisation est désactivée, le Prestataire n’en envoie aucun message. L’activation et la désactivation prennent effet immédiatement. g) Aucun droit à un ensemble déterminé. Le Prestataire peut compléter, modifier ou remplacer des automatisations isolées tant que la finalité de la fonction est préservée ; le paragraphe 3 s’applique par analogie. h) Les relances ne sont pas une automatisation au sens du présent paragraphe. Le cycle de relance obéit aux réglages de la fonction de relance ; les lettres b) à e) lui sont applicables par analogie.

§ 5 · Licences, droit d’utilisation, accès

1. Zirko fait l’objet d’une licence par personne, non par entreprise (Betrieb) ni par appareil. Il existe deux types de licence :

1. Chaque personne occupe exactement une licence. Une licence bureau inclut l’application mobile ; aucun supplément n’est perçu à ce titre. Un entrepreneur individuel (Einzelunternehmer) a besoin d’exactement une licence bureau.
2. Les collaborateurs désactivés n’occupent aucune licence ; la rémunération de la licence n’en prend pas fin pour autant.

Le nombre de personnes pouvant utiliser activement le logiciel ne peut excéder celui des licences souscrites, et ce pour chaque type de licence au sens du paragraphe 1 ; les postes de bureau compris dans la formule choisie comptent comme des licences bureau souscrites (§ 8 (1)). Le Client peut inviter des personnes indépendamment de cela ; une personne invitée ne peut utiliser le logiciel que lorsqu’une licence du type requis pour son rôle est libre. Le Client souscrit des licences supplémentaires au moyen de la fonction prévue à cet effet.

Si le Client désactive une personne, la licence de celle-ci devient libre et peut être occupée par une autre personne. La rémunération de la licence n’en prend pas fin ; elle ne prend fin que lorsque le Client restitue la licence (§ 8 (3) lit. b).

Pendant la période d’essai visée au § 2 (3), la limitation prévue au présent paragraphe ne s’applique pas, tant que le Client n’a pas entamé de souscription payante. S’il a entamé une souscription, le nombre le plus faible de licences de chaque type choisi à cette occasion vaut comme limite au sens du présent paragraphe, pendant 24 heures au plus à compter du premier choix.

Plus de personnes actives que de licences souscrites. Si, au moment où la souscription payante est finalisée ou à un moment ultérieur, il y a plus de personnes actives que de licences souscrites du type concerné, personne n’est bloqué pour autant. Dans ce cas, d’autres personnes ne peuvent utiliser le logiciel que lorsqu’une licence du type requis est de nouveau libre ; à cette fin, le Client souscrit des licences supplémentaires ou désactive des personnes.

1. Le Client reçoit, pour la durée du contrat, un droit simple et non transmissible d’utiliser le logiciel dans l’étendue convenue (einfaches Nutzungsrecht au sens du § 31 (2) de l’UrhG — la loi allemande sur le droit d’auteur). La cession à des tiers, l’utilisation pour le compte de tiers (en particulier à titre de prestation de services au profit d’autres entreprises) ainsi que la reproduction, l’adaptation et l’ingénierie inverse ne sont pas autorisées ; le § 69e de l’UrhG (décompilation à des fins d’interopérabilité) demeure réservé.
2. Les accès sont attachés à une personne. L’utilisation partagée d’un même accès par plusieurs personnes n’est pas autorisée.
3. Le Client conserve soigneusement ses données d’accès et signale au Prestataire tout soupçon d’usage abusif sans retard fautif (unverzüglich — sans hésitation fautive, § 121 (1) du BGB).
4. Les messages automatisés visés au § 4 (5) ne constituent pas un type de licence. Ils sont souscrits par entreprise et rémunérés séparément au titre du § 8 (1) ; leur rémunération est indépendante du nombre de licences. Les personnes autorisées à les activer et les désactiver et à modifier leurs délais et leurs modèles de texte sont déterminées par le modèle de rôles de l’entreprise — il s’agit de la même autorisation que pour les autres réglages de l’entreprise.
5. Le compte utilisateur et l’entreprise sont deux choses distinctes. Le logiciel distingue :

• Le compte utilisateur (Nutzerkonto) appartient à un être humain. Il est rattaché à l’adresse électronique avec laquelle celui-ci s’est inscrit et porte son nom, son mot de passe et ses réglages personnels. Il lui appartient encore lorsqu’il quitte l’entreprise.
• L’entreprise (Betrieb) est l’ensemble des données du Client — clients, projets, heures, pièces justificatives, données de base. Elle appartient au Client (§ 1 (7)), non au compte utilisateur qui l’a configurée.

Les deux sont reliés par une appartenance, qui attribue à un compte utilisateur exactement un rôle dans l’entreprise. L’accès aux données de l’entreprise n’existe qu’aussi longtemps que cette appartenance est active ; si elle est désactivée ou supprimée, l’accès prend fin immédiatement et intégralement — y compris pour une session déjà ouverte.

Un compte utilisateur peut avoir des appartenances dans plusieurs entreprises — par exemple lorsque la même personne est invitée par deux entreprises. Il n’existe aucun droit à passer d’une entreprise à l’autre au sein d’une même session ni à accéder à plusieurs entreprises simultanément.

La suppression d’une appartenance n’affecte pas le compte utilisateur ; elle met uniquement fin au rattachement à l’entreprise. À l’inverse, le paragraphe 11 s’applique.

1. L’accès d’administration — qui décide de l’entreprise.

Dans chaque entreprise, il existe au moins un accès doté de droits d’administration (dans l’application « Bureau – Admin »). Lui seul peut inviter, désactiver et supprimer des collaborateurs, modifier des rôles et gérer l’abonnement (§ 3 (3)). Le premier accès d’administration revient à la personne qui a configuré l’entreprise.

Transmission en cours d’exploitation. Un accès d’administration peut accorder des droits d’administration à tout autre accès actif de l’entreprise et les lui retirer. Il ne peut ni se retirer ces droits à lui-même, ni se désactiver ni se supprimer lui-même. Ainsi subsiste toujours au moins un accès d’administration.

Obligation du Client. Le Client veille à ce que l’accès d’administration soit toujours détenu par une personne habilitée à agir pour lui, et le lui retire avant son départ. Le Prestataire ne retire pas l’accès d’administration de sa propre initiative ; le transfert sur preuve prévu aux alinéas suivants demeure réservé.

Transfert de l’accès d’administration sur preuve. Lorsque l’unique accès d’administration est détenu par une personne qui n’est plus habilitée à agir pour le Client ou qui est injoignable, le Prestataire transfère les droits d’administration à un compte utilisateur désigné par le Client. Cela suppose une demande sous forme textuelle (Textform) et la preuve que le demandeur est le Client et qu’il est habilité à agir pour lui. Vaut preuve suffisante l’un des éléments suivants, dès lors que la dénomination et l’adresse qui y figurent correspondent aux données de base enregistrées dans l’entreprise :

a) un extrait du Handelsregister (registre du commerce allemand), du Firmenbuch (registre du commerce autrichien) ou du Handelsregister (registre du commerce suisse) désignant le demandeur comme ayant le pouvoir de représentation (Vertretungsbefugnis) ; b) pour les entreprises non immatriculées à un registre, la Handwerkskarte (attestation d’inscription au registre des métiers) ou un extrait de la Handwerksrolle (le registre des métiers tenu par la chambre des métiers), à défaut la Gewerbeanmeldung (déclaration d’activité auprès du service municipal compétent), chaque fois établie au nom du demandeur ; c) en complément ou — si un acte visé aux lettres a) ou b) ne peut être obtenu — à sa place, la preuve de la maîtrise du domaine de messagerie enregistré dans l’entreprise ou du moyen de paiement enregistré pour l’abonnement.

Le demandeur atteste à cette occasion, sous forme textuelle, qu’il est habilité à agir pour le Client, et garantit le Prestataire et le relève indemne des prétentions qui naîtraient de l’inexactitude de cette attestation.

Le Prestataire informe préalablement, sous forme textuelle, le détenteur actuel de l’accès d’administration et procède au transfert au plus tôt 14 jours après cette information.

Opposition du détenteur actuel. Le détenteur actuel n’est pas partie au contrat avec le Prestataire (§ 1 (7)) ; les accès et les données de l’entreprise reviennent au Client, non à lui. Son opposition n’arrête donc le transfert que si elle conteste le pouvoir de représentation du demandeur et qu’elle est étayée par un élément de preuve de rang au moins équivalent : un acte visé aux lettres a) ou b) le désignant lui-même, une décision constatée par acte notarié ou une décision de justice. Dans ce cas, le Prestataire ne procède pas au transfert, mais informe les deux parties que l’affaire doit être réglée entre elles ; il ne tranche pas ce litige. Une opposition dépourvue d’un tel élément de preuve n’empêche pas le transfert. Le Prestataire signale au détenteur actuel la possibilité d’une protection juridictionnelle provisoire devant les tribunaux (gerichtlicher Eilrechtsschutz) et attend dans tous les cas l’écoulement des 14 jours.

Étendue du transfert. Le Prestataire accorde les droits d’administration au compte utilisateur désigné et met fin à l’appartenance du détenteur actuel, le tout en une seule opération. Rien n’est supprimé : ni les données de l’entreprise, ni le compte utilisateur du détenteur actuel (paragraphe 8). Le Prestataire ne communique aucune donnée et n’ouvre aucun accès en dehors de l’entreprise. S’il s’avère après coup que le transfert était injustifié, il le défait par la même voie et selon le même standard de preuve. Il consigne la demande, la preuve, l’information, l’opposition et la modification effectuée, chaque fois avec leur date, et met cet enregistrement à la disposition des deux parties sur demande.

1. Lorsqu’un compte utilisateur est supprimé. Chaque personne peut supprimer elle-même son compte utilisateur dans l’application ; pour confirmer, elle saisit sa propre adresse électronique. L’application indique au préalable ce qui va se produire. Il s’applique ce qui suit :

a) Sont supprimés le compte, le profil y compris la photo de profil, toutes les appartenances et toutes les invitations adressées à cette adresse. b) N’est pas supprimé ce que le Client doit conserver ou ce dont il a besoin comme preuve : les heures saisies, les absences, les interventions, les rapports, les pièces justificatives avec leurs annexes, les paiements et l’historique des projets (art. 17, paragraphe 3, point b), du RGPD, § 147 de l’AO (Abgabenordnung — le code fiscal allemand), § 16 (2) de l’ArbZG (la loi allemande sur le temps de travail)). Dans ces enregistrements, l’identifiant de l’auteur subsiste ; après la suppression, il ne peut plus être rattaché à aucun nom. c) Bloquée. La suppression est impossible tant que la personne est l’unique accès d’administration actif d’une entreprise dans laquelle d’autres personnes travaillent encore. Elle devient possible dès que les droits d’administration ont été transmis conformément au paragraphe 9. d) S’il ne reste personne, c’est-à-dire si plus personne d’autre ne travaille dans cette entreprise, le compte est supprimé et l’entreprise est signalée comme orpheline. Ses données ne sont pas supprimées de ce fait ; les § 12 (4) et (5) s’appliquent. Le Prestataire consigne à cette occasion le jour à partir duquel il peut supprimer l’entreprise : pour les pièces soumises à une obligation de conservation, seulement après l’expiration du délai de conservation applicable au siège de l’entreprise (§ 7 (3)), compté à partir de la fin de l’année civile — le Prestataire retient à cette fin le délai le plus long de ce pays, parce qu’il n’apprécie pas la nature de chaque pièce —, sinon 30 jours après la suppression. Ce délai est une limite supérieure de conservation chez le Prestataire et non une indication de la durée pendant laquelle le Client doit conserver ; c’est le § 7 (3) qui la régit.

Jusque-là, ces données ne sont pas accessibles ; le Prestataire ne les met pas non plus de nouveau à disposition sur demande. L’export doit être effectué au préalable ; l’application le signale lors de la suppression.

1. La suppression d’un compte utilisateur n’est pas une résiliation. Elle ne met pas fin au présent contrat et, en particulier, ne met fin à aucun abonnement en cours ; seul le § 12 régit cette question. Celui qui veut mettre fin au contrat le résilie ; si le compte utilisateur doit en outre être supprimé, il convient de résilier d’abord et de supprimer ensuite.

§ 6 · Disponibilité, maintenance, assistance

1. Le Prestataire fournit sa prestation avec la diligence d’un commerçant avisé (Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns, § 347 du HGB — le code de commerce allemand) et la met à disposition sur l’infrastructure de fournisseurs reconnus situés dans l’Union européenne.
2. Le Prestataire ne s’engage sur aucun taux de disponibilité déterminé. Une disponibilité vingt-quatre heures sur vingt-quatre est recherchée ; en sont exclues les périodes de maintenance, les perturbations échappant à la sphère d’influence du Prestataire (en particulier les défaillances de fournisseurs en amont, les perturbations du réseau, la force majeure (höhere Gewalt)) ainsi que les attaques de tiers.
3. Les travaux de maintenance sont, dans la mesure du possible, réalisés en dehors des heures ouvrables habituelles et annoncés pour autant qu’ils soient prévisibles.
4. Saisie sans connexion au réseau. L’application mobile accepte le suivi des heures et les messages de projet même sans connexion au réseau et les transmet ultérieurement dès qu’une connexion existe de nouveau. Toutes les autres fonctions — en particulier l’ensemble de la gestion des devis et des factures — supposent une connexion au réseau. Il n’existe aucun droit à un fonctionnement hors ligne complet.
5. Le Prestataire fournit une assistance par courriel à support@zirko.io, en langues allemande et anglaise, pendant les heures ouvrables habituelles. Aucun délai de réaction n’est promis, pas davantage qu’une assistance dans la langue de l’interface.
6. Où la prestation est fournie — le point de remise. Le Prestataire fournit sa prestation au point de raccordement à internet du centre de données utilisé. La liaison entre ce point et le poste de travail ou le chantier du Client relève de la responsabilité du Client ; en font partie son accès à internet, la couverture mobile sur le lieu d’intervention, ses terminaux et leurs navigateurs. Les défaillances qui y surviennent ne constituent pas une perturbation de la prestation du Prestataire. Le paragraphe 4 (saisie sans réseau) demeure réservé.

§ 7 · Obligations d’enregistrement, immuabilité, GoBD — le partage des responsabilités

1. Ce que fournit le Prestataire. Le logiciel garantit que les pièces justificatives émises sont immuables : après leur émission, elles ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Les numéros de pièces sont attribués sans lacune et de manière continue par série de numéros (Nummernkreis). Le Client peut à tout moment exporter ses pièces au format PDF et — pour autant que cela soit prévu pour le pays de destination — sous forme de fichier structuré. La manière dont cela est mis en œuvre dans le détail est décrite dans la Verfahrensdokumentation (la documentation de procédure exigée par les GoBD — les principes allemands relatifs à la tenue et à la conservation régulières des livres, enregistrements et pièces sous forme électronique ainsi qu’à l’accès aux données, une instruction administrative du ministère fédéral des Finances), que le Prestataire met à la disposition du Client pour présentation à son conseiller fiscal (Steuerberater — une profession réglementée en Allemagne).
2. Correction au lieu de modification. Une facture émise erronée est rectifiée par une annulation (Storno — une pièce d’annulation qui annule intégralement la première) ou par une facture rectificative (Rechnungskorrektur) — c’est-à-dire par une seconde pièce à côté de la première, jamais par la modification de celle-ci.
3. Ce qui reste à la charge du Client. L’obligation légale de conservation incombe au Client, non au Prestataire. Sa durée est déterminée par le droit du siège du Client, et les délais diffèrent considérablement : pour la comptabilité, ils vont, dans les pays énumérés au § 9 (1), de cinq ans (notamment la Tchéquie, § 31 odst. 2 písm. b) zákona č. 563/1991 Sb., et la Pologne, art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości) à dix ans (notamment l’Allemagne, la Suisse et l’Italie). À l’intérieur d’un même pays, le délai peut en outre dépendre de la nature de la pièce : en Allemagne, les factures et les pièces comptables doivent être conservées huit ans depuis le 1er janvier 2025 (§ 147 (3), première phrase, de l’AO, dans sa rédaction issue de la quatrième loi d’allègement des formalités administratives — Viertes Bürokratieentlastungsgesetz ; pour les factures, en outre, § 14b (1), première phrase, de l’UStG — la loi allemande sur la TVA), tandis que les livres, inventaires et comptes annuels doivent l’être dix ans (§ 147 (1) n° 1 de l’AO) ; l’Autriche (§ 132 (1) de la BAO — le code fiscal fédéral autrichien, sept ans) et la Suisse (art. 958f (1) du CO — le Code des obligations suisse, dix ans) appliquent le même délai aux deux. Le délai que Zirko retient pour le pays du Client est indiqué par l’application dans les Réglages, sous Conservation, avec sa source ; c’est la loi qui fait foi, et non cet affichage. Restent également à la charge du Client l’exactitude et l’exhaustivité de ses saisies, les mentions obligatoires sur ses factures (§ 14 (4) de l’UStG) et l’établissement de sa propre Verfahrensdokumentation. Le Prestataire n’est pas un prestataire d’archivage.
4. Le Prestataire ne doit aucune conservation au-delà de la fin du contrat. Au-delà des délais régis par les § 5 (10) et § 12 (4), il ne conserve pas les données du Client (art. 28, paragraphe 3, point g), et art. 5, paragraphe 1, point e), du RGPD). Le Client doit exporter les pièces soumises à conservation avant l’expiration du délai prévu au § 12 et les conserver lui-même.
5. Aucune certification. Il n’existe en Allemagne aucune attestation officielle ni aucune certification de l’administration fiscale pour les logiciels de comptabilité. Le Prestataire n’en fait pas la publicité et n’en promet aucune. L’appréciation au cas par cas relève de l’administration fiscale.

§ 8 · Rémunération, exigibilité, adaptation des prix

1. La rémunération est déterminée par la formule choisie par le Client, par le nombre de licences souscrites au-delà de celle-ci, par les options souscrites et par la période de facturation choisie (mensuelle ou annuelle). Les prix affichés lors de la conclusion du contrat s’appliquent. (Les noms des formules figurent en allemand dans les présentes conditions ; l’application les affiche en français — « Einzel » = « Individuel », « Team » = « Équipe », « Betrieb » = « Entreprise ».)

La colonne mensuel indique le montant par mois de facturation en cas de facturation mensuelle, la colonne annuel le montant par année de facturation en cas de facturation annuelle. En cas de facturation annuelle, le montant par mois est inférieur à celui de la facturation mensuelle ; l’ampleur de cet avantage diffère selon les postes et est indiquée lors de la souscription.

Au-delà de la formule souscrite :

Pour les formules, il s’applique ce qui suit :

a) Seuls des postes de bureau sont compris. Les licences monteur ne sont comprises dans aucune formule et sont rémunérées séparément par personne. b) Une licence bureau inclut l’utilisation de l’application mobile par la même personne (§ 4). Aucune licence monteur supplémentaire n’est due pour elle. c) Le Client choisit la formule. La formule choisie détermine l’étendue des fonctions au sens de la lettre d) ; le nombre de personnes employées ou invitées ne la détermine pas. Si le Client a besoin de plus de postes de bureau que n’en comprend sa formule, il souscrit des postes de bureau supplémentaires ou passe à une formule supérieure. Le Prestataire ne change pas la formule de sa propre initiative. Le passage à une formule supérieure est régi par le paragraphe 3, lettre a), le passage à une formule inférieure par le paragraphe 3, lettres b) à d). d) Les formules se distinguent par le nombre de postes de bureau compris et par cinq fonctions. Le tableau ci-après les énumère de manière exhaustive. L’une d’elles — l’import d’appels d’offres et de catalogues fournisseurs, deux lignes du tableau — est liée au pays de l’entreprise ; l’alinéa figurant sous le tableau lui est applicable :

Appels d’offres et catalogues fournisseurs uniquement dans la mesure où cela est proposé dans le pays de l’entreprise. Ces formats sont liés à des pays ; le pays déterminant est celui du siège de l’entreprise. Sont proposés, dans les formules « Team » et « Betrieb » :

• l’import d’appels d’offres au format GAEB pour les entreprises ayant leur siège en Allemagne, en Autriche, en Suisse et au Luxembourg, et au format ÖNORM A 2063 pour les entreprises ayant leur siège en Autriche ;
• l’import de catalogues fournisseurs au format DATANORM pour les entreprises ayant leur siège en Allemagne, en Autriche et en Suisse.

Si un format n’est pas mentionné ci-dessus pour le pays de l’entreprise, aucune formule ne le comprend. Si aucun format n’est mentionné pour un pays, les formules ne s’y distinguent que par les autres fonctions du présent tableau. Le Prestataire peut proposer un format pour d’autres pays (§ 4 (3)). Les fonctions qui, dans le pays du Client, font partie de la formule sont indiquées sur la page des tarifs du marché concerné avant la souscription.

Le contingent de factures entrantes de la formule « Team » se rapporte au mois civil. Une fois épuisé, aucune autre facture entrante ne peut être nouvellement saisie au cours de ce mois civil ; les quantités non utilisées ne sont pas reportées au mois suivant. Le mois civil déterminant est celui du fuseau horaire enregistré pour l’entreprise ou, à défaut, de celui de son pays. Une facture entrante est nouvellement saisie lors de son téléversement ou de sa reprise depuis la boîte de réception ; une saisie supprimée par la suite reste comptée, tandis que la modification d’une saisie existante ne compte pas. Le logiciel accepte les courriels adressés à l’adresse de réception même lorsqu’ils ne peuvent pas être repris — parce que le contingent est épuisé, que la formule ne comprend pas la fonction ou que l’accès n’existe plus qu’en lecture seule (§ 2 (3), paragraphe 5, § 12 (4)) — et les tient à disposition dans la boîte de réception au moins jusqu’à la fin du mois civil qui suit celui au cours duquel ils n’ont pas pu être repris ; le fuseau horaire déterminant est le même que pour le contingent. Si le contingent est épuisé, la reprise est possible à partir du mois suivant et s’impute sur le contingent de celui-ci.

Pour le reste, l’étendue des fonctions visée au § 4 est la même dans toutes les formules ; il n’existe aucune autre fonction qui serait réservée à une seule formule. En particulier, l’émission de factures dans tous les formats prévus au § 9, le suivi des heures, la gestion des projets, l’application mobile et l’export complet des données sont disponibles dans chaque formule. Pour la planification des interventions, le paragraphe 1, lettre e), s’applique.

Les données existantes sont conservées dans tous les cas. Si le Client passe à une formule qui ne comprend pas l’une de ces fonctions ou qui la comprend dans une moindre mesure, il s’applique ce qui suit : les factures entrantes déjà saisies, les appels d’offres et catalogues fournisseurs déjà importés, les interventions déjà planifiées ainsi que les coûts et les heures affectés à un projet restent lisibles, consultables et exportables ; les opérations en cours les concernant — notamment la modification, l’affectation et l’enregistrement de paiements relatifs à des factures entrantes existantes — restent possibles. Seule la création d’éléments nouveaux est limitée.

Une chaîne d’acomptes déjà entamée n’est pas convertie. Si une facture d’acompte cumulative a déjà été émise pour un chantier, elle peut être poursuivie de manière cumulative jusqu’à la facture finale, même si la formule ne comprend plus cette fonction.

Pendant la période d’essai visée au § 2 (3), toutes les fonctions du présent tableau sont disponibles sans rémunération distincte — les deux lignes liées au pays, dans la mesure où elles sont proposées dans le pays de l’entreprise. Elles ne se transforment pas d’elles-mêmes, à l’expiration de la période d’essai, en une souscription payante ; à compter de cet instant, la formule souscrite s’applique. e) Planification des interventions. Dans la formule « Betrieb », elle est comprise sans rémunération distincte. Avec les formules « Einzel » et « Team », elle peut être souscrite en option. Si le Client passe à la formule « Betrieb », l’option disparaît avec ce passage ; elle n’est plus facturée à compter de cet instant. Une même prestation n’est pas rémunérée deux fois. f) Ce qui est rémunéré, ce sont les licences souscrites. Le Client ajoute des licences bureau et monteur au moyen de la fonction prévue à cet effet et les y restitue. Seul le nombre de licences souscrites est déterminant pour la rémunération — et non le nombre de personnes invitées, actives ou désactivées. Le § 5 (3) régit le nombre de personnes pouvant utiliser le logiciel simultanément.

Deux options peuvent être souscrites en complément :

Pour les options, il s’applique ce qui suit :

a) Elle est facturée par entreprise et non par personne. Sa rémunération est indépendante du nombre de licences. Le paragraphe 3 s’applique par analogie à la souscription et à la résiliation de l’option : si l’option est souscrite en cours de période de facturation, elle est facturée au prorata pour le reste de cette période. Si elle est résiliée, elle prend fin à l’expiration de la période de facturation en cours. Jusque-là, elle reste utilisable ; aucun remboursement ni avoir n’est accordé pour la période en cours. La résiliation peut être retirée, jusqu’à son exécution, au moyen de la fonction prévue à cet effet. b) L’option Automatisation couvre tous les messages automatisés visés au § 4 (5). Il n’est pas possible de souscrire des automatisations isolées ; le Client reste libre de choisir celles qu’il active (§ 4 (5) f). c) Pendant la période d’essai visée au § 2 (3), elle est comprise sans rémunération distincte. Elle ne se transforme pas d’elle-même, à l’expiration de celle-ci, en une souscription payante. d) Sans souscription, le Prestataire n’envoie aucun message automatisé après l’expiration de la période d’essai. Les autres fonctions visées au § 4 n’en sont pas affectées.

Aucun autre frais n’est dû. Le reste de l’étendue des fonctions visée au § 4 est couvert par la rémunération des licences.

Tous les prix s’entendent hors taxe sur la valeur ajoutée (Umsatzsteuer) applicable. La facturation s’effectue dans la monnaie du pays du contrat (§ 9 (1)) — c’est-à-dire dans la monnaie même dans laquelle le Client établit ses propres factures. Aucun frais de conversion ni frais d’opération à l’étranger de l’établissement émetteur de la carte n’en résulte. La Roumanie fait exception : le service de paiement (§ 3) ne prend pas en charge le leu roumain, raison pour laquelle la facturation s’y effectue en euros ; dans ce cas, les éventuels frais de conversion ou d’opération à l’étranger de l’établissement émetteur de la carte sont à la charge du Client. Chaque pays du contrat a sa propre grille tarifaire ; les montants de ces grilles ne sont pas convertis les uns dans les autres, mais fixés pays par pays. Le montant affiché lors de la souscription et la monnaie qui y est affichée font foi.

1. La rémunération est exigible d’avance pour la période choisie ; le prélèvement est effectué par Paddle (§ 3).
2. La période de facturation est l’unité dans laquelle il est facturé. Ce que le Client a payé pour une période lui revient intégralement pour cette période ; ce qu’il souscrit en complément ne lui coûte que la part restante de celle-ci.

a) Si le Client souscrit des licences ou une option en complément, ou s’il passe à une formule supérieure, en cours de période, la licence supplémentaire, l’option ou la différence de prix par rapport à la formule supérieure est facturée au prorata pour le reste de la période et est immédiatement utilisable. Le calcul au prorata se fonde sur le temps restant dans la période de facturation ; il est effectué par Paddle (§ 3). b) Si le Client restitue des licences, passe à une formule inférieure ou résilie une option visée au paragraphe 1, cela prend effet à l’expiration de la période de facturation en cours — en cas de facturation mensuelle, donc à la fin du mois de facturation en cours, en cas de facturation annuelle, à la fin de la durée en cours. Jusque-là, la formule antérieure, l’option et les licences occupées par des personnes actives restent utilisables ; une licence restituée ne peut être occupée de nouveau qu’après retrait de la restitution (lettre d). Il en va de même des licences qui disparaissent lors du passage à une formule inférieure. L’exécution prévue au sous-alinéa « Exécution avant la date d’effet » demeure réservée.

Restitution de licences. Le Client ne peut restituer que des licences qui ne sont pas occupées par une personne active ; celui qui veut restituer une licence occupée désactive la personne au préalable (§ 5 (3)). Si, à la date d’effet, il y a néanmoins plus de personnes actives que de licences restantes, personne n’est bloqué ; la restitution ne prend alors effet que pour les licences libres, les autres continuant à être rémunérées conformément au paragraphe 1. Le Prestataire en informe le Client sans retard fautif, sous forme textuelle ; le Client peut déclarer de nouveau la restitution après désactivation.

Exécution avant la date d’effet. Le Prestataire met en œuvre la résiliation auprès du prestataire de services de paiement (§ 3) avant la date d’effet. La licence ou l’option résiliée prend de ce fait fin jusqu’à deux jours avant la date d’effet ; aucune anticipation plus large n’a lieu. Le Prestataire indique la date d’effet dans l’application, et ce avant que la résiliation ne soit déclenchée.

L’anticipation ne concerne que la prestation résiliée ; le contrat pour le surplus, toutes les autres licences et le reste de l’étendue des fonctions demeurent intacts jusqu’à l’expiration de la période de facturation. Si le Client a encore besoin de la prestation concernée jusqu’à la date d’effet, le Prestataire la remet à disposition, sur demande sous forme textuelle, sans retard fautif et sans rémunération supplémentaire, jusqu’à cette date. c) Aucun remboursement ni avoir n’est accordé pour la période en cours dans les cas visés à la lettre b). La période est payée et est mise intégralement à disposition. d) Une restitution de licences, un passage à une formule inférieure ou une résiliation au sens de la lettre b) peuvent être retirés jusqu’à leur exécution. Le Prestataire met une fonction à disposition à cet effet ; elle indique également quand la modification prend effet. e) Changement de période de facturation (mensuelle ↔ annuelle). Le Client peut à tout moment passer d’une facturation mensuelle à une facturation annuelle et inversement. Le Prestataire met une fonction à disposition à cet effet. Il n’existe ni durée minimale ni délai pour ce changement.

Le changement prend effet immédiatement. La rémunération déjà versée pour la période de facturation en cours est imputée sur la nouvelle période de facturation ; le Client ne paie que la différence. La lettre c) ne s’applique pas ici : le changement ne met pas fin à la période en cours, il la remplace — il n’en résulte donc pas un remboursement, mais une imputation.

Tous les postes d’un abonnement partagent la même période de facturation. Un abonnement ne peut pas être facturé pour partie mensuellement et pour partie annuellement. Avec le changement, les options souscrites au titre du paragraphe 1 passent donc elles aussi à la nouvelle période de facturation. Le Prestataire l’indique dans l’application avant que le changement ne soit déclenché, en précisant pour chaque poste le prix mensuel antérieur et le prix mensuel futur ainsi que le montant qui sera dû à l’avenir par période de facturation.

Le Client peut désélectionner certaines options lors du changement. Une option ainsi désélectionnée prend fin immédiatement avec le changement ; la rémunération versée à ce titre pour la période en cours est imputée conformément à la troisième phrase. Cela se distingue de la résiliation visée à la lettre b) : celle-ci prend effet à la fin de la période de facturation et sans imputation, l’option restant utilisable jusque-là. Le Prestataire distingue expressément les deux voies dans l’application et indique, pour chacune, quand elle prend effet et comment il est facturé.

Une résiliation déjà déclarée au titre de la lettre b) subsiste, pour autant que l’option ne soit pas désélectionnée lors du changement ; sa date d’effet est reportée à la fin de la nouvelle période de facturation. Si l’option est désélectionnée lors du changement, la résiliation devient sans objet et disparaît.

Aucun changement n’est possible tant qu’une résiliation du contrat à la fin de la période de facturation est enregistrée, tant qu’un paiement est en souffrance, ou immédiatement avant un renouvellement de la période de facturation. Le Prestataire en indique le motif dans l’application.

Le changement n’est pas une adaptation des prix au sens du paragraphe 4. Il émane du Client ; il n’en naît aucun droit de résiliation extraordinaire.

1. Les prix restent ceux qu’ils étaient à la conclusion du contrat. Les prix affichés au Client lors de la conclusion du contrat s’appliquent, et ce aussi longtemps que l’abonnement se poursuit sans interruption — y compris au-delà des reconductions de la période de facturation. Le Prestataire ne les adapte pas. De nouveaux prix ne valent que pour de nouveaux contrats.

Si le Client souscrit ultérieurement des licences supplémentaires du même type, les prix de son contrat s’y appliquent. S’il souscrit une option que son contrat ne comprenait pas jusqu’alors, ou s’il change de période de facturation, le prix affiché lors de la souscription s’applique. Si l’abonnement prend fin et que le Client en conclut un nouveau ultérieurement, les prix alors affichés s’appliquent.

1. En cas de retard de paiement (Zahlungsverzug au sens du § 286 du BGB), le Prestataire peut suspendre l’accès après annonce préalable et octroi d’un délai supplémentaire raisonnable (Nachfrist). Même pendant une suspension, l’accès en lecture aux pièces justificatives existantes et leur export demeurent possibles pendant 30 jours — une suspension ne doit pas couper le Client de ses propres enregistrements fiscaux. Pour l’étendue de l’accès pendant la suspension, la description de l’accès en lecture seule figurant au § 2 (3) s’applique par analogie.

§ 9 · Dans quels pays le contrat est conclu — et où le module de facturation fonctionne

1. Où le contrat est conclu. Le Prestataire conclut le contrat avec des clients ayant leur siège dans les pays suivants :

> Allemagne · Autriche · Suisse · Pays-Bas · Luxembourg · Irlande · > Royaume-Uni · Tchéquie · Suède · Finlande · Estonie · > Lettonie · Lituanie · Malte · Chypre · > Australie · Nouvelle-Zélande · Canada · États-Unis d’Amérique · > Japon · Italie · Pologne · Roumanie

Pour tous les autres pays — notamment aussi la France, la Belgique, la Norvège et la Bulgarie —, aucun contrat n’est conclu. Le critère déterminant est le siège du Client ; il est indiqué lors de l’inscription (§ 2 (4)).

1. Exigences nationales en matière de facturation électronique. Les exigences juridiques diffèrent considérablement d’un pays à l’autre. Certains États imposent la certification ou l’enregistrement du logiciel, une déclaration à une autorité depuis le programme lui-même ou une transmission par l’intermédiaire d’un prestataire agréé. Le Prestataire ne propose pas de tels raccordements. Lorsqu’un État impose un format de facture national qui ne suit pas la norme européenne EN 16931, le Prestataire génère le fichier — le dépôt est effectué par le Client lui-même (paragraphe 3, ligne « avec dépôt par le Client »).

1. État du module de facturation par pays. Il s’applique ce qui suit :

Une exception s’applique au Royaume-Uni : les factures adressées au NHS exigent un accès Peppol que le Prestataire ne met pas à disposition.

Une remarque s’applique à la Lituanie : les entreprises immatriculées à la TVA transmettent à l’administration fiscale (VMI) chaque mois, au plus tard le 20 du mois suivant, les registres des factures émises et reçues (i.SAF), y compris sous forme de déclaration néant. Cette obligation incombe au Client ; le Prestataire ne dépose rien (paragraphe 7).

C’est l’affichage dans l’application qui fait foi. Le Prestataire affiche l’état du pays du Client avant l’inscription. Il peut y être plus réservé que dans le présent tableau, dans la mesure où un fichier de facture requis pour ce pays n’est pas généré ; il n’y est jamais plus favorable que le tableau.

1. Ce qu’une restriction signifie pour le prix. Une entreprise dont le pays n’est mentionné au paragraphe 3 que comme restreint ou avec dépôt par le Client, ou à laquelle l’application affiche un état plus réservé, paie les mêmes redevances de licence que toute autre, y compris dans la mesure où le module de facturation ne lui est de ce fait pas ou pas entièrement accessible. Le Prestataire le signale avant l’inscription. Celui qui souscrit néanmoins et constate que le logiciel ne lui est ainsi d’aucune utilité peut résilier au titre du § 12 (2) ; il n’existe aucun droit de rétractation allant au-delà.

1. Le Prestataire peut modifier le classement d’un pays si la situation juridique change. Si un pays dans lequel le Client a son siège passe de « disponible », « restreint » ou « avec dépôt par le Client » à « non disponible », le Prestataire en informe au moins trois mois à l’avance ; le Client peut résilier le contrat de manière extraordinaire pour la date de prise d’effet.
2. Et inversement : si le Prestataire ouvre un pays, il n’en naît aucun droit à une modification de prix.
3. Il appartient au Client et à son conseiller fiscal d’apprécier quelles obligations lui incombent concrètement dans son pays. Cela vaut particulièrement pour l’obligation de recevoir des factures électroniques, qui existe dans plusieurs pays indépendamment du fait que l’entreprise facture elle-même par voie électronique.
4. Sanctions et embargos. Le Prestataire est une entreprise établie en Allemagne et est de ce fait soumis au droit des sanctions de l’Union européenne, directement applicable (art. 288, deuxième alinéa, du TFUE). Ses interdictions de mise à disposition (Bereitstellungsverbote) — par exemple l’art. 2, paragraphe 2, du règlement (UE) n° 269/2014 — interdisent de mettre, directement ou indirectement, des fonds ou des ressources économiques à la disposition de personnes et d’entités désignées, ou de les leur faire bénéficier. L’accès à ce logiciel est une telle ressource économique. L’interdiction s’applique indépendamment du siège du Client et indépendamment de qui exécute le paiement (§ 3). C’est pourquoi il s’applique ce qui suit : a) Aucune conclusion de contrat. Le Prestataire ne conclut aucun contrat avec une personne ou une entreprise qui (i) figure sur une liste de sanctions de l’Union européenne ou de la République fédérale d’Allemagne, (ii) est détenue, directement ou indirectement, à 50 pour cent ou plus par une ou plusieurs de ces personnes, ou (iii) a son siège ou son domicile sur un territoire frappé d’un embargo par l’Union européenne ou la République fédérale d’Allemagne. Dans la mesure où une interdiction légale fait obstacle à la conclusion du contrat, celui-ci est nul (nichtig, § 134 du BGB). b) Fin du contrat et suspension. Si l’une de ces circonstances survient ultérieurement ou parvient ultérieurement à la connaissance du Prestataire, celui-ci peut résilier le contrat sans préavis et suspendre immédiatement l’accès. Le Prestataire en informe le Client dans la mesure où le droit le lui permet. c) Garantie du Client. Le Client garantit qu’aucune des circonstances visées à la lettre a) ne lui est applicable, ni à ses associés, ni à ses bénéficiaires effectifs, et signale tout changement sans retard fautif, sous forme textuelle. d) Aucune transmission vers des territoires sous embargo. Le Client ne rend pas sciemment le logiciel, ni les accès créés à partir de celui-ci, accessibles à des personnes auxquelles la lettre a) est applicable. e) Responsabilité. Le Prestataire n’est pas responsable des inconvénients subis par le Client du fait d’une mesure prise au titre des lettres a) ou b). Le § 11 (1) demeure réservé. f) Sort de la rémunération déjà versée. La rémunération afférente à des périodes pour lesquelles les prestations ne sont plus fournies en raison d’une mesure prise au titre de la lettre b) est remboursée — dans la mesure où le remboursement est lui-même autorisé. S’il ne l’est pas, parce qu’un paiement au Client lui-même enfreindrait une interdiction de mise à disposition, le Prestataire retient le montant et le verse dès et dans la mesure où cela devient licite. g) Aucune primauté d’un droit étranger. Le Prestataire ne prend des mesures au titre du présent paragraphe que dans la mesure où le droit de l’Union européenne ou celui de la République fédérale d’Allemagne les exige ou les permet. Le Prestataire n’assume pas, par le présent paragraphe, l’obligation de se conformer au droit des sanctions d’un État tiers ; le règlement (CE) n° 2271/96 demeure réservé. h) Le Prestataire ne doit aucune vérification. Le présent paragraphe fonde un droit du Prestataire et non une obligation envers le Client de vérifier les rapports de propriété ou de participation de celui-ci. Le Client ne peut tirer aucune prétention d’une vérification qui n’a pas été effectuée.

§ 10 · Obligations et responsabilité du Client

1. Le Client est responsable de la licéité des données qu’il introduit dans le logiciel — en particulier de la base juridique du traitement des données de ses clients et de ses salariés (Beschäftigte). Le Prestataire est à cet égard sous-traitant (Auftragsverarbeiter, annexe 1). Cela vaut également pour les données que le Client fait traiter au moyen d’une automatisation visée au § 4 (5) ; l’activation d’une automatisation est une instruction du Client au Prestataire, et non un consentement (Einwilligung) des personnes concernées.
2. Données des salariés. Lorsque le Client enregistre des temps de travail et des absences, il traite des données de salariés ; l’indication d’une absence pour cause de maladie peut constituer une donnée concernant la santé au sens de l’art. 9 du RGPD. Le Client s’assure de l’existence de la base nécessaire, le cas échéant en associant la représentation du personnel (en Allemagne, généralement le comité d’entreprise, Betriebsrat).
3. Le Client s’assure que les contenus qu’il introduit ne portent pas atteinte aux droits de tiers, et il garantit le Prestataire et le relève indemne (Freistellung) des prétentions de tiers fondées sur un manquement à cette obligation.
4. Le Client s’abstient de toute mesure mettant en péril l’exploitation du logiciel — en particulier les consultations automatisées en masse en dehors des interfaces prévues à cet effet et les tentatives de contourner les restrictions d’accès.
5. Le Client vérifie ses pièces justificatives avant leur émission. Après l’émission, toute modification est exclue (§ 7).
6. Les messages automatisés atteignent des tiers. Si le Client active une automatisation qui écrit à ses propres clients (§ 4 (5)), il s’assure que la sollicitation de ces destinataires est licite et que ceux-ci ont été informés du traitement de leurs données. Le Prestataire n’envoie que sur instruction du Client (annexe 1) ; il ne connaît ni la relation du Client avec ses destinataires ni les attentes de ces derniers et ne peut donc pas en apprécier la licéité à sa place.

§ 11 · Droits en cas de défauts et responsabilité

1. Le Prestataire répond sans limitation en cas de dol (Vorsatz) et de négligence grave (grobe Fahrlässigkeit), en cas d’atteinte à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé, au titre du Produkthaftungsgesetz (la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits), dans l’étendue d’une garantie expressément assumée (Garantie) ainsi qu’en cas de vices dissimulés dolosivement (arglistig verschwiegene Mängel).
2. En cas de manquement par négligence légère (leichte Fahrlässigkeit) à une obligation dont l’exécution rend seule possible la bonne exécution du contrat et au respect de laquelle le Client peut régulièrement se fier (obligation essentielle, Kardinalpflicht), la responsabilité du Prestataire est limitée en son montant au dommage typique de ce type de contrat et prévisible (vertragstypischer, vorhersehbarer Schaden). Le montant est en outre limité par le paragraphe 8.
3. Pour le surplus, la responsabilité est exclue.
4. La responsabilité sans faute pour les défauts existant dès la conclusion du contrat (§ 536a (1), première hypothèse, du BGB) est exclue.
5. Perte de données. Le Prestataire ne répond de la restauration des données que si le Client s’est conformé à son incombance (Obliegenheit — une obligation envers soi-même dont la méconnaissance ne donne aucune prétention à l’autre partie, mais réduit ou exclut ses propres droits) prévue au paragraphe 6, et ce dans la limite du coût qui aurait été nécessaire à la restauration si le Client avait régulièrement sauvegardé ses données.
6. Incombance du Client : le Client exporte ses données à intervalles raisonnables, mais au moins à la clôture de chaque exercice. Le logiciel met des fonctions d’export à disposition à cet effet.
7. Les limitations qui précèdent valent également au profit des salariés, des représentants et des auxiliaires d’exécution du Prestataire (Erfüllungsgehilfen au sens du § 278 du BGB).
8. Montant maximal. La responsabilité au titre du paragraphe 2 est plafonnée à das Entgelt der letzten zwölf Monate par sinistre, et également plafonnée à ce montant pour l’ensemble des sinistres d’une année contractuelle. La période déterminante est celle des douze mois précédant l’événement ayant causé le dommage ; si, à cette date, le contrat n’est pas encore en vigueur depuis douze mois, la rémunération qui aurait été due sur douze mois en cas de poursuite du contrat sans résiliation remplace la rémunération versée. Les parties conviennent que ce montant correspond au dommage typique de ce type de contrat et prévisible ; le Client reste libre d’établir un dommage supérieur, et le Prestataire un dommage inférieur. La limitation ne s’applique pas dans les cas visés au paragraphe 1. Le paragraphe 7 s’applique également au présent paragraphe.

§ 12 · Durée, résiliation, export des données après la fin du contrat

1. Le contrat est conclu pour une durée indéterminée ; il est facturé dans la période choisie (mois ou année). Le Client peut changer de période à tout moment ; le § 8 (3) lit. e) s’applique.
2. Résiliation ordinaire : pour l’expiration de la période de facturation en cours, sous forme textuelle (Textform) ou au moyen de la fonction prévue à cet effet. En cas de facturation mensuelle, le contrat prend ainsi fin à la fin du mois de facturation en cours, en cas de facturation annuelle à la fin de la durée en cours. Aucun autre délai de préavis ne s’applique ; il suffit que la résiliation parvienne avant l’expiration de la période. Jusqu’à cette expiration, le contrat subsiste avec l’étendue complète de ses fonctions ; aucun remboursement n’est accordé pour la période en cours (§ 8 (3) lit. c). Pour la restitution de licences isolées, le passage à une formule inférieure et la résiliation d’une option — c’est-à-dire pour la résiliation partielle (Teilkündigung) —, le § 8 (3) lit. b) à d) s’applique par analogie.
3. Le droit à une résiliation extraordinaire pour motif grave (außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund, cf. § 314 du BGB) demeure réservé. Pour le Client, un motif grave existe notamment dans les cas visés aux § 4 (3), § 9 (5) et § 15 (3).
4. Après la fin du contrat : a) L’accès subsiste pendant 30 jours en lecture seule. Pendant ce délai, le Client peut exporter ses données.

Ce que doit le Prestataire, c’est la remise intégrale — les pièces justificatives au format PDF et, lorsqu’il en existe, sous forme de fichier structuré ; les données de base, les données clients, les données de projet et les données de temps dans un format tabulaire courant ; les fichiers de projet sous forme d’archive.

Comment cette remise est livrée : l’export global s’exécute en tâche de fond et restitue le contenu en plusieurs archives partielles ; l’application indique le nombre et la taille des parties et énumère le contenu de chacune d’elles. Il existe par ailleurs le téléchargement groupé de documents isolés depuis la liste des documents ; il est limité à 500 documents et 40 mégaoctets par opération et constitue une sélection destinée à l’exploitation courante, non la remise visée au présent alinéa. Le Prestataire indique dans l’application les limites applicables à chaque fois.

Si cela ne suffit pas dans un cas particulier, le Prestataire met les données à disposition par une autre voie dans un délai de 14 jours, sur demande sous forme textuelle, et ce gratuitement. Il n’existe aucun droit à un format de fichier déterminé ni à un téléchargement global unique.

Prolongation. Sur demande du Client sous forme textuelle, qui doit parvenir avant l’expiration du délai, le Prestataire prolonge celui-ci une seule fois de 30 jours. La prolongation sert uniquement à l’export par le Client ; il n’en naît aucun droit d’utilisation plus étendu. b) Le Prestataire signale au Client la suppression imminente au début de ce délai ainsi que 14 jours et 3 jours avant son expiration. c) Après l’expiration du délai, les données sont supprimées. Le Client peut à tout moment anticiper la suppression.

Copies de sauvegarde. Dans la mesure où une suppression depuis les copies de sauvegarde n’est possible qu’au prix d’efforts disproportionnés, le Prestataire verrouille les données contre tout traitement ultérieur ; elles sont définitivement supprimées à l’expiration de la durée de conservation de la copie de sauvegarde concernée, au plus tard après 30 jours. d) Le Prestataire ne conserve pas les données au-delà — pas même pour satisfaire aux obligations de conservation du Client (§ 7 (4)).

1. La suppression du dernier accès d’une entreprise (Betrieb) n’entraîne pas automatiquement la suppression immédiate des données de celle-ci ; le paragraphe 4 s’applique. Elle n’est pas non plus une résiliation — les § 5 (10) lit. d et (11) décrivent ce qu’il advient de l’entreprise dans ce cas et à partir de quand elle peut être supprimée.

§ 13 · Confidentialité

Chacune des parties traite de manière confidentielle les informations confidentielles de l’autre partie dont elle a connaissance dans le cadre du contrat et ne les utilise qu’aux fins du contrat. Cette obligation subsiste pendant trois ans au-delà de la fin du contrat. Les obligations légales de divulgation demeurent réservées.

§ 14 · Mention à titre de référence

Le Prestataire ne peut citer le Client comme référence qu’avec l’accord préalable de celui-ci sous forme textuelle (Zustimmung ; Textform au sens du § 126b du BGB). Cet accord peut être révoqué à tout moment pour l’avenir.

§ 15 · Dispositions finales

1. Le droit de la République fédérale d’Allemagne est applicable, à l’exclusion de la Convention des Nations unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (UN-Kaufrecht, CVIM). Les dispositions impératives du droit du siège du Client auxquelles ce droit ne permet pas de déroger demeurent réservées.
2. La juridiction exclusivement compétente (Gerichtsstand) pour tous les litiges nés du présent contrat est celle de Hildesheim, dans la mesure où une telle convention est licite. Elle l’est notamment lorsque le Client est un Kaufmann (commerçant au sens du code de commerce allemand, HGB), une personne morale de droit public ou un fonds spécial de droit public (öffentlich-rechtliches Sondervermögen), lorsqu’il n’a pas de for général en Allemagne, ou lorsque la licéité résulte de l’article 25 du règlement (UE) n° 1215/2012 (Bruxelles I bis) ou de l’article 23 de la Convention de Lugano. Dans la mesure où une convention attributive de juridiction n’est pas licite, les fors légaux s’appliquent. Les fors légaux impératifs demeurent réservés.
3. Modifications des présentes conditions.

a) Ce à quoi vaut l’acceptation par le silence. Le Prestataire peut modifier les présentes conditions avec effet pour les contrats en cours, selon les lettres c) à e), dans la mesure où la modification

1. tient compte d’une évolution de la législation, d’une décision d’une juridiction suprême ou d’une injonction administrative,
2. reprend une évolution technique ou opérationnelle du logiciel sans réduire l’étendue des prestations dues,
3. désigne un sous-traitant ultérieur, une procédure ou une dénomination qui ont changé,
4. comble une lacune de réglementation qui n’était pas prévisible lors de la conclusion du contrat, ou remplace une disposition nulle, ou
5. avantage exclusivement le Client ou est, pour lui, juridiquement et économiquement négligeable.

La modification ne doit pas déplacer au détriment du Client le rapport entre la prestation et la contre-prestation.

b) Ce à quoi elle ne vaut pas. Ne peuvent pas être modifiés au titre du présent paragraphe la rémunération et son calcul, l’étendue de la prestation due au sens du § 4, la durée et les délais de résiliation au sens du § 12, la responsabilité au sens du § 11 ainsi que le droit applicable et la juridiction compétente au sens des paragraphes 1 et 2. De telles modifications requièrent l’accord exprès du Client ; à défaut, la version antérieure continue de s’appliquer. Pour la liste des pays, le § 9 (5) s’applique. La rémunération elle-même est entièrement soustraite à toute modification : le § 8 (4) la fige pour la durée de l’abonnement.

c) Comment le Prestataire communique la modification. Le Prestataire communique la modification sous forme textuelle au moins six semaines avant son entrée en vigueur. La communication indique la version antérieure et la nouvelle version, le motif au sens de la lettre a) et le jour de l’entrée en vigueur ; elle signale de manière distincte et mise en évidence que le silence du Client vaut acceptation et qu’il peut s’y opposer. Le Prestataire s’engage à donner cette information avec chaque communication. La communication est adressée par courriel aux adresses des accès dotés de droits d’administration (§ 5 (9)) ; l’application l’affiche en outre.

d) Ce que signifie le silence. Si le Client ne s’oppose pas dans un délai de six semaines à compter de la réception de la communication, la modification est réputée acceptée. L’opposition n’est soumise à aucune forme ; elle peut être faite dans l’application ou sous forme textuelle à l’adresse indiquée dans l’Impressum (mentions légales).

e) Ce que produit l’opposition. Si le Client s’y oppose, la version antérieure continue de s’appliquer à lui. Chaque partie peut dans ce cas résilier le contrat pour la date d’entrée en vigueur de la modification ; si aucune ne résilie, la version antérieure demeure. Si le contrat prend fin du fait d’une telle résiliation, le Prestataire rembourse au prorata, par l’intermédiaire du prestataire de services de paiement, la rémunération déjà versée pour la période postérieure à la fin du contrat.

f) Primauté de l’annexe 1. Pour les modifications de l’annexe 1 (Auftragsverarbeitungsvertrag), les règles qui y figurent prévalent.

1. Si certaines dispositions devaient être nulles, la validité des autres n’en serait pas affectée.
2. Transfert du contrat à une société nouvellement créée. Le Prestataire est en droit de transférer ses droits et obligations nés du présent contrat, y compris de ses annexes, à une entreprise qu’il a créée et qui poursuit son exploitation. Il en informe au moins 30 jours à l’avance sous forme textuelle ; le transfert ne doit pas abaisser le niveau de protection de l’annexe 1. Si le Client s’y oppose dans un délai de 14 jours pour un motif grave, chaque partie peut résilier le contrat de manière extraordinaire pour la date de prise d’effet du transfert. Le contrat de sous-traitance (annexe 1) comporte une disposition correspondante ; les deux s’appliquent parallèlement.
3. Version linguistique faisant foi. Les présentes conditions et leurs annexes sont rédigées en langue allemande (§ 1 (6)). Si le Prestataire met une traduction à disposition, celle-ci sert uniquement à la compréhension ; en cas de divergence, la version allemande fait foi. Cela ne vaut pas dans la mesure où le droit impératif de l’État du siège du Client prescrit une autre langue.

§ 16 · Annexes

Version en vigueur. Chaque annexe porte une date (« Stand »). Le Prestataire enregistre quelle version le Client a acceptée et à quelle date, et tient la version acceptée à sa disposition (§ 1 (5), art. 5, paragraphe 2, du RGPD).